1.2. Порядок выполнения работы

1. Внимательно прочитайте задание, соответствующее выбранному варианту. Определите предметную область и объекты, информацию о которых необходимо записать в БД.

2. Определите группы пользователей проектируемой БД и информацию, с которой будут работать эти пользователи в дальнейшем. Каждую группу пользователей охарактеризуйте с точки зрения, выполняемых функций при работе с базой данных.

3. Опишите ограничения на информацию в системе, если такие ограничения существуют.

4. Определите атрибуты, которые будут характеризовать объекты, среди атрибутов определите первичные ключи.

5. Сгруппируйте и распределите объекты по таблицам (отношениям). Всем полученным отношениям дайте имена.

6. Разработайте схему данных, как на рис. 5. с описанием типов связей.

1.3. Содержание отчета

• Титульный лист

• Описание объектов предметной области

• Структура таблиц с первичными ключами

• Схема данных

• Описание пользователей БД и их функции при работе с БД

• Существующие ограничения на информацию, хранимую в БД

• Ответы на контрольные вопросы.

• Выводы.

1.5 Контрольные вопросы

1. Дайте определение базы данных.

2. Из каких этапов состоит проектирование БД?

3. Зачем необходим системный анализ предметной области?

4. Что такое домен и зачем необходимо определять домены при проектировании баз данных?

5. Охарактеризуйте реляционную модель БД.

6. Приведите предназначение объекта «Отчет».

7. Приведите предназначение объекта «Запрос».

8. Приведите предназначение объекта «Форма».

9. Определите предназначение этапа «физическое проектирование» БД.

10. Определите предназначение этапа «логическое проектирование» БД.

11. Как связаны между собой объекты «Таблица» и «Форма»?

12. Как связаны между собой объекты «Запрос» и «Отчет»?

13. Как связаны между собой объекты «Отчет» и «Макрос»?

14. Какие объекты представлены в окне базы данных

Лабораторная работа 2 Создание таблиц базы данных

Цель работы: Научиться создавать таблицы для хранения данных в СУБД Microsoft Access и устанавливать межтабличные связи.

2.1 Теоретические сведения

Таблица представляет собой набор данных определенной части предметной области. Таблицы обладают следующими свойствами:

• каждая строка представляет собой все сведения об одном объекте,

• данные одного столбца (атрибута) имеют одинаковый тип,

• каждый атрибут имеет свое имя,

• порядок следования строк не имеет значения.

Атрибуту может быть назначен один из следующих типов, поддерживаемых Access:

Текстовые данные – это текст или числа, не требующие выполнения расчетов. Размер текстового поля ограничен – не более 255 символов.

Данные типа Числовой. Позволяет вводить числовые данные, используемые для выполнения расчетов.

Данные типа Дата/Время. Могут содержать значения даты, времени. либо и то, и другое.

Данные типа Счетчик – хранят целое значение, которое Access увеличивает автоматически при добавлении новых записей.

Данные типа Логический. Содержат данные, которые могут иметь одно из двух значений: «1» - да (True) и «0» - нет (False).

Данные типа Поле объекта OLE. Обеспечивает доступ к данным, которые можно связать с OLE-сервером. Этот тип данных включает битовые образы: например, рисунки-файлы из Paint Windows, файлы со звуком, деловой графикой и видеоизображением.

Данные типа Мастер подстановки. Образуют поле со списком, который позволяет выбрать значения из другой таблицы или из набора постоянных значений.

Рассмотрим создание таблиц на примере базы данных путевых листов. Запускаем программу MS Access и создаем в ней новую базу данных с использованием пункта меню «Файл»«Создать» (рис. 2.1)

Рис. 2.1. Создание новой БД (вызов панели задач)

и выбором на панели задач, которая появляется справа пункта «Новая база данных» (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Создание новой БД (создание БД)

Далее в появившемся окне (рис. 2.3) задаем путь и имя файла (в данном случае «…Мои документы\Путевые_листы.mdb»), в котором будет храниться БД Access.

Рис. 2.3. Задание имени файла для хранения БД

После выполненных действий будет создана «пустая» БД не содержащая никаких таблиц.

Рис. 2.4. Начальное состояние БД (список объектов)

Создать таблицу можно с помощью мастера или конструктора. Мастер таблиц представляет собой программу, написанную на языке Access Visual Basic, позволяющую быстро сконструировать таблицу на основе копирования подходящих полей из нескольких десятков типов полей, предоставляемых разработчиками Access. При работе мастера все свойства полей заполняются автоматически. Создание таблицы в режиме конструктора сводится к заполнению строк конструктора, в том числе обязательных полей «Имя поля», «Тип данных» и необязательных «Описание». Каждая строка в таблице конструктора соответствует столбцу (атрибуту) создаваемой таблицы.

Для создания таблицы «Водители» воспользуемся конструктором, для чего в списке объектов БД (см. рис. 2.4) следует перейти на вкладку «Таблицы» а затем выбрать пункт «Создание таблицы в режиме конструктора».

При этом будет вызван конструктор таблиц, в котором следует задать имена требуемых полей таблицы и выбрать для них соответствующий тип данных

Рис. 2.5. Создание таблицы в режиме конструктора (создание полей)

Далее, для обеспечения в дальнейшем требуемых видов связей между таблицами БД «Путевые листы», следует сделать поле «ТАБЕЛЬНЫЙ_НОМЕР» ключевым. Для этого необходимо выбрать поле «ТАБЕЛЬНЫЙ_НОМЕР» в списке полей и нажать кнопку на панели инструментов (под строкой главного меню программы Aсcess) или выбрать соответствующий пункт из всплывающего меню, которое появляется при нажатии правой кнопки «мышки» (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Создание таблицы в режиме конструктора (создание ключей)

Об успешно заданном ключе будет свидетельствовать символ , отображаемый слева от имени поля «ТАБЕЛЬНЫЙ_НОМЕР» (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Проверка правильности создания ключей

Следует отметить, что не рекомендуется использовать пробелы в именах полей БД.

Затем следует сохранить созданную таблицу, выбрав пункт главного меню «Файл»-«Сохранить» (или нажав кнопку на панели инструментов) и задав в появившемся окне (рис. 2.8) вместо стандартного имени «Таблица1» имя «Водители»

Рис. 2.8. Создание таблицы в режиме конструктора (создание ключей)

После выполненных действий на вкладке «Таблицы» в списке объектов БД появиться таблица «Водители» (рис. 2.9)

Рис. 2.9. Содержимое вкладки «Таблицы», после создания таблицы «Водители»

В случае необходимости (если при создании пропущено какое-либо поле, неверно задано ключевое поле, неверно задан тип поля и т.п.) структуру созданной таблицы можно отредактировать, выбрав её (однократным нажатием левой кнопки «мышки») и нажав кнопку на панели инструментов списка объектов (либо выбрав соответствующий пункт из всплывающего меню, которое появляется при нажатии правой кнопки «мышки») (рис. 2.10). При этом будет вызван конструктор таблицы, в котором можно добавить или удалить поля в таблицу, изменить их названия и (или) тип.

Рис. 2.10. Редактирование структуры таблицы «Водители»

Порядок действий при создании таблицы «Автомобили» полностью аналогичен порядку создания таблицы «Водители» с учетом отличий в именах полей и их типах. В результате задания в конструкторе требуемых полей таблицы «Автомобили» должен получиться результат, показанный на рис. 2.11. Для исключения случайного ввода повторяющихся значений в поле «ГОС_НОМЕР» необходимо сделать это поле индексированным с запретом повторения значений (рис. 2.12). Кроме этого, добавление индекса по полю «ГОС_НОМЕР» ускорить поиск и сортировку записей по этому полю.

Рис. 2.11. Структура таблицы «Автомобили»

Рис. 2.12. Задание индексированного неповторяющегося поля в таблице «Автомобили»

Порядок действий при создании таблицы «Пункты назначения» полностью аналогичен порядку создания рассмотренных ранее таблиц «Водители» и «Автомобили» с учетом отличий в именах полей и их типах. В результате задания в конструкторе требуемых полей таблицы «Пункты назначения» должен получиться такой результат (рис. 2.13):

Рис. 2.13. Структура таблицы «Пункты назначения»

Для исключения в дальнейшем случайного ввода двух пунктов назначения с одинаковыми названиями следует поле «Название» сделать индексированным с запретом ввода совпадающих значений (см. рис. 2.12).

Порядок действий при создании таблицы «Путевые листы» полностью аналогичен порядку создания рассмотренных ранее таблиц с учетом отличий в именах полей и их типах. В результате задания в конструкторе требуемых полей таблицы «Путевые листы» должен получиться такой результат (рис. 2.14):

Рис. 2.14. Структура таблицы «Путевые листы»

Следует отметить, что для хранения данных о показаниях спидометра необходимо использовать формат данных «Действительное» с одним десятичным разрядом после запятой (т.к. именно в таком формате представлены данные о пройденном пути на спидометре).

В результате создания требуемых таблиц список таблиц БД «Путевые листы» должен выглядеть следующим образом:

Рис. 2.15. Список таблиц БД «Путевые листы»

Чтобы данные в таблицах представляли собой логически целостную структуру БД, необходимо установить связи между таблицами. Для этого следует выбрать пункт главного меню «Сервис»  «Схема данных» либо нажать кнопку на панели инструментов. При этом будет вызвано окно схемы данных и так как ни одной связи еще не задано – диалоговое окно добавления таблиц для установления связей (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Создание схемы данных БД «Путевые листы»

Для добавления таблиц на схему следует в окне «Добавление таблицы» двойным нажатием левой кнопки «мышки» на имени таблицы (либо выбором имени таблицы или нескольких таблиц одновременно и нажатием кнопки «Добавить») добавить требуемые (в нашем случае - все) таблицы для установления связей и нажать кнопку «Закрыть». После выполненных действий схема данных будет выглядеть следующим образом (рис. 2.17). Если добавлены не все таблицы, окно их добавления можно вызвать командой главного меню «Связи»  «Добавить таблицу», или кнопкой на панели инструментов, или соответствующим пунктом во всплывающем по нажатию правой кнопки манипулятора «мышь» контекстном меню.

Рис. 2.17. Схема данных БД «Путевые листы» после добавления таблиц

Далее, для удобства, следует изменить размеры окон, отображающих таблицы, чтобы были видны названия полей и разместить их в порядке, отражающем логику взаимодействия данных различных таблиц (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Схема данных БД «Путевые листы» после редактирования

После этого следует установить требуемые связи (рис. 2.19).

Рис. 2.19. Схема данных БД «Путевые листы» после создания связей

Между таблицами возможны такие типы связей: один-к-одному, один-ко-многим, многие-к-одному и многие-ко-многим. Тип связи определяется Access автоматически на основе свойств полей, по которым устанавливается связь между таблицами. Например, если поле одной таблицы – имеет тип счетчик и является ключевым, а поле другой таблицы – числовое неиндексированное, то по этим полям будет установлена связь один-ко-многим.

Для создания связи между таблицами можно использовать пункт главного меню «Связи» «Изменить связь» и далее в появившемся окне (рис. 2.20) нажать кнопку «Новое…» и затем в окне задания полей для связи (рис. 2.21а) выбрать требуемые таблицы и поля (рис. 2.21б) и нажать кнопку «Ок».

Рис. 2.20. Окно изменения связей

а) б)

Рис. 2.21. Окно создания связей и пример его заполнения

При этом произойдет возврат к окну изменения связей (рис. 2.22), где можно задать параметры обеспечения целостности данных для созданной связи.

Для редактирования существующей связи её необходимо выделить, наведя на неё указатель «мышки» и выбрав пункт «Связи»«Изменить связь» из главного или контекстного меню или дважды нажать левую кнопку.

Рис. 2.22. Окно изменения связей (пример заполнения)

В Access реализован и более простой и наглядный способ создания связей с использованием технологии «перетаскивания»: необходимо выделить поле по которому устанавливается связь в одной таблице, «перетащить» его удерживая нажатой левую кнопку «мышки» на поле, с которым устанавливается связь, в другой таблице и отпустить левую кнопку «мышки». После этого появится окно изменения связи с автоматически заполненными таблицами и полями для связи (рис. 2.23).

Рис. 2.23. Окно изменения связей (пример заполнения)

Выполняя описанные действия необходимо задать все требуемые связи (см. рис. 2.19) и сохранить созданную схему данных (с использованием пункта главного меню «Файл»«Сохранить» или нажав кнопку «Да» при закрытии окна схемы данных).