2.1.2. Создание таблицы в режиме Конструктора
Для создания таблицы в режиме конструктора следует выбрать способ создания Конструктор (см. рис.2.1).
Конструктор таблиц используется для создания макета таблицы. В этом режиме можно создать необходимые поля, задать им имена, присвоить каждому полю определенный тип данных и задать свойства, а также указать какие поля будут ключевыми. Конструктор позволяет создать только макет таблицы, а ввод данных в этом режиме невозможен! Собственно ввод данных выполняется после открытия созданного макет таблицы.
Изначально все поля конструктора макета таблицы пусты (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Окно Конструктора таблиц
Рассмотрим приемы работы с конструктором таблиц на примере данных, аналогичных таблице Таблица 1. Основными элементами Конструктора таблиц являются:
Имя поля;
Тип данных;
Свойства поля.
В качеств имени поля может быть использовано любое сочетание символов (в имени поля нельзя использовать знаки « . » и « ! »). В столбец Имя поля ввести Фамилия , Имя, Телефон, Год рождения .
Тип данных для созданного поля выбирается из раскрывающегося списка (рис. 2.5). Список свойств поля зависит от типа данных.
Рис. 2.5. Выбор типа данных в режиме Конструктор
Типы данных, которые могут иметь поля в MS Access:
Текстовый. Используется для ввода текста или комбинация символов и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Размер данного поля не может превышать 255 символов;
Поле МЕМО. Используется для ввода длинного текста или набора цифр, например, примечания или описания. Размер данного поля не может превышать 64000 символов;
Числовой. Используется для ввода числовых данных, используемых для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»);
Дата/время. Используется для ввода даты или времени;
Денежный. Используется для предотвращения округлений во время финансовых вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и до 4 в дробной;
Счетчик. Используется для автоматической вставки последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.
Логический. Используется для ввода одного из двух возможных значений, таких как «Да» / «Нет», «Истина» / «Ложь», «Вкл» / «Выкл»;
Поле объекта OLE. Поля такого типа могут содержать различные объекты, такие как, документы MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки, звуки и т.п. объекты, использующих протокол OLE (объекты внешнего размещения);
Гиперссылка. Используется для хранения гиперссылок;
Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.
В зависимости от выбранного типа данных поле имеет определенный набор свойств. Некоторые из этих свойств одинаковы для всех полей, а некоторые отличаются. Рассмотрим наиболее важные из свойств полей (табл. 2.1).
Таблица 2.1
Свойства полей различных типов данных
Тип данных |
Описание свойства |
1 |
2 |
Формат поля |
|
Текстовый |
Позволяет установить регистр набираемого текста. Знак «>» переводит набираемый текст в верхний регистр (прописные буквы), а знак < переводит набираемый текст в нижний регистр (строчные буквы). |
Продолжение табл. 2.1 |
|
1 |
2 |
Формат поля |
|
Числовой |
Выбирается из списка: Основной – 3456,789; Денежный – 3 456,79р.; Евро – 3 456,79 €; Фиксированный – 3456,79; С разделителями разрядов – 3 456,79; Процентный – 123,00%; Экспоненциальный – 3,46Е+03; |
Дата/время |
Выбирается из списка: Полный формат даты – 17.11.2006 19:19:47; Длинный формат даты – 17 ноября 2006 г.; Средний формат даты – 17-ноя-06; Краткий формат даты – 17.11.2006; Длинный формат времени – 19:19:47; Средний формат времени – 7:19; Краткий формат времени – 19:19. |
Размер поля |
|
Текстовый |
Указывается количество символов текстового выражения, которое можно вводить в данное поле – максимальное значение 255 символов. |
Числовой |
Выбирается из списка: Байт – число от 0 до 255; Целое – число от -32768 до 32767; Длинное целое – число от -2147483648 до 2147483647; Одинарное с плавающей точкой – числа: отрицательные от –3,402823х1038 до –1,401298х10-45, положительные от 1,401298х10-45 до 3,402823х1038; Двойное с плавающей точкой – числа: отрицательные от –1,79769313486231х10308 до –4.94065645841247х10-324, положительные от 1,79769313486231х10308 до 4,94065645841247х10-324. |
Подпись |
|
Данные всех типов |
Указанной в данном свойстве сочетание символов будет отображаться в заголовке поля на месте имени поля, несмотря на это, имя поля останется неизменным. Если подпись отсутствует, то вместо ее используется имя поля. |
Продолжение табл. 2.1 |
|||||||||||||||||||||
1 |
2 |
||||||||||||||||||||
Значение по умолчанию |
|||||||||||||||||||||
Данные всех типов |
Значение, указанное в данном свойстве автоматически подставляется в таблицу при вводе данных. |
||||||||||||||||||||
Условие на значение |
|||||||||||||||||||||
Данные всех типов |
Позволяет наложить ограничения на вводимые значения. Ограничения могут выражаться в виде формул или функций и использованием логических операторов. |
||||||||||||||||||||
Сообщение об ошибке |
|||||||||||||||||||||
Данные всех типов |
В этом свойстве указывается сообщение, которое появится на экране, если условие на значение при вводе данных не выполняется. Т.е. если введены неверные данные. Например, если при вводе числовых данных установлено условие на значение: >=100, то целесообразно в качестве сообщения об ошибке задать фразу «Можно вводить числа не менее 100». И если введено, например, 99, то указанная фраза выводится на экран. |
||||||||||||||||||||
Обязательное поле |
|||||||||||||||||||||
Данные всех типов |
Может принимать значения «Да» или «Нет». В первом случае при вводе данных поле для которого установлено данное свойство пропустить будет не возможно. |
||||||||||||||||||||
Маска ввода Маска ввода – это шаблон для ввода данных. Удобный инструмент для ввода повторяющихся по внешнему виду данных (номера телефонов, дата и т.п.) и позволяющий исключить ошибки при вводе. Представляет из себя набор специальных символов. |
|||||||||||||||||||||
Дата/время |
Задается при помощи мастера. Вид маски выбирается из списка. Может принимать следующие значения: Длинный формат времени; средний формат времени; краткий формат времени; краткий формат даты; средний формат даты. |
||||||||||||||||||||
Текстовый; числовой; денежный |
|
||||||||||||||||||||
Окончание табл. 2.1 |
|||||||||||||||||||||
1 |
2 |
||||||||||||||||||||
Текстовый; числовой; денежный |
|
||||||||||||||||||||
Продолжим рассмотрение примера создания таблицы Таблица 2 при помощи Конструктора с использованием вышеописанных типов данных и свойств полей. Задать типы данных и свойства полей указанные в табл.2.2.
Таблица 2.2
Типы данных и свойства полей таблицы Таблица 2
Имя поля |
Тип данных |
Свойства |
|
|
|
Наименование |
Значение |
Фамилия |
Текстовый |
Формат поля |
> |
Имя |
Текстовый |
|
|
Телефон |
Текстовый |
Маска ввода |
000\-00\-00 |
Год рождения |
Числовой |
Размер поля Условие на значение Сообщение об ошибке |
Целое >1950 "велик возраст" |
После задания указанных свойств закрыть окно Конструктора таблицы с сохранением настроек и ввести 5 произвольных записей. При вводе обращать внимание на формат вводимых данных в поля. Независимо от регистра Фамилия после перехода в другое поле отображается прописными буквами. Телефон набирается с использованием маски, в которой автоматически подставляются символы разделителей номера. При попытке ввести Год рождения, например, 1940 на экран выводится сообщение "велик возраст", которое следует закрыть кнопкой Ок и ввести корректное значение.
При нахождении в режиме Таблица можно перейти в режим Конструктор для редактирования свойств таблицы используя кнопку основной панели инструментов Вид (как правило с левого края панели) и выбрав режим Конструктор. И наоборот, находясь в режиме Конструктор после редактирования свойств таблицы можно перейти в Режим таблицы Вид / Режим таблицы /.