- •Документирование управленческой деятельности Общие правила оформления управленческой документации
- •Основные требования, предъявляемые к документу
- •1.1. Основные требования к документу
- •1.2. Форматы бумаги
- •1.3. Межстрочные интервалы
- •1.4. Поля документа. Нумерация страниц
- •1.5. Понятие бланка
- •1.6. Угловой и продольный штампы
- •2. Перечень и оформление реквизитов документов
- •2.1. «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации».
- •2.2. Герб субъекта Российской Федерации
- •2.3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
- •2.4. Код организации
- •2.5. Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица
- •2.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)
- •2.7. Код формы документа
- •2.8. Наименование организации
- •2.9. Справочные данные об организации
- •2.10. Наименование вида документа
- •2.11. Дата документа
- •2000.01.06
- •2.12. Регистрационный номер документа
- •2.13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
- •2.14. Место составления или издания документа
- •2.15. Адресат
- •2.16. Гриф утверждения документа
- •2.17. Резолюция
- •2.18. Заголовок к тексту
- •2.19. Отметка о контроле
- •2.20. Текст документа
- •2.21. Отметка о наличии приложений
- •2.22. Подпись
- •2.23. Гриф согласования документа
- •2.24. Виза согласования документа
- •2.25. Оттиск печати
- •2.26. Отметка о заверении копии
- •2.27. Отметка об исполнителе
- •2.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
- •2.29. Отметка о поступлении документа в организацию
- •Пример оформления положения о структурном подразделении
- •3.2. Должностная инструкция Унифицированная форма должностной инструкции
- •Пример оформления должностной инструкции секретаря-референта
- •4. Распорядительные документы
- •4.1. Приказ Форма приказа
- •Пример приказа по основной деятельности
- •4.2. Указание Форма указания
- •Пример указания
- •4.3. Распоряжение Форма распоряжения
- •Пример распоряжения по основной деятельности
- •4.4. Протокол Форма протокола
- •Пример протокола
- •4.5. Выписка из протокола Форма выписки из протокола
- •Пример выписки из протокола
- •5. Информационно-справочные материалы
- •5.1. Справка Форма справки с места работы
- •Пример справки с места работы
- •5.2. Докладные и объяснительные записки Форма докладной записки
- •Пример докладной записки
- •Форма объяснительной записки
- •Пример объяснительной записки
- •5.3. Акты Форма акта
- •Пример акта
- •5.4. Телеграммы, телефонограммы Пример телеграммы
- •Пример шифрованной телеграммы
- •Пример международной телеграммы
- •Форма телефонограммы
- •Пример телефонограммы
- •6. Документы по личному составу
- •6.1. Штатное расписание Форма штатного расписания
- •6.2. Личное заявление Форма личного заявления
- •Пример личного заявления
- •6.3. Приказ по личному составу Пример приказа личному составу
- •6.4. Примерная структура контракта по найму,
- •7. Деловое письмо Форма служебного письма
- •Пример исходящего письма
- •Пример входящего письма
- •Примеры текстов писем-просьб
- •Примеры текстов писем-ответов (отказов)
- •Примеры текстов писем-напоминаний
- •Примеры текстов писем-подтверждений
- •Примеры текстов сопроводительных писем
- •Примеры текстов договорных писем
- •Примеры текстов писем-предложений
- •Пример текста письма-приглашения
- •Пример текста информационного письма
- •8. Задания для практических работ протокол
- •Объяснительная записка
- •Докладная записка
- •Справка
- •Телеграммы, телефонограммы
- •Удостоверения
- •Расписка
- •Служебное письмо
- •Указание
- •Документы по личному составу
- •9. Задания для контрольных работ
- •9.1 Указания по оформлению контрольных работ
- •9.2. Контрольная работа №1. Создание бланков документов организации (предприятия)
- •И.О.Фамилия
- •8.3. Контрольная работа №2. Оформление организационно-распорядительных документов
- •660041 Красноярск, пр. Свободный, 79
- •** См. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм собственности (окпф) ок 028-99, введен 01.01.2000
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Документирование управленческой деятельности Общие правила оформления управленческой документации
Методические указания для практических работ
Красноярск
СФУ
2011
ббк 65.050.9 (2) 286
Д 63
Рецензент: И.Л. Голянд, канд. экон. наук, проф. каф. экономика и организация предприятий энергетического и транспортного комплексов СФУ
Д 63 Документирование управленческой деятельности. Общие правила оформления управленческой документации: метод. указания к выполнению практических работ [Электронный ресурс] / сост. В.В. Девинова, А.В. Клочко. – Красноярск: Сибирский федеральный университет, 2011.
Предлагаемые методические указания предназначены для студентов экономических специальностей, изучающих курсы «Документирование управленческой деятельности». Задания, представленные в данной методической разработке, позволяют в процессе выполнения контрольных работ усвоить требования ГОСТов по оформлению организационно-распорядительной документации.
Предназначены для студентов направлений подготовки дипломированных специалистов 080000-«Экомномика и управление» (спец. 080502.65, 080502.65.01, 080502.65.04.080502.65.13, 080502.65.23, 080507.65, 080111.65, 080801.65.01, 080801.65.02, 080801.65.29) Всех форм обучения.
Публикуется по решению
Редакционно-издательского совета университета
ббк 65.050.9 (2) 286
© Сибирский
федеральный
университет, 2011
Организация труда работников сферы управления определяется специфической характеристикой самого процесса управления, колоссальным объемом работ, связанным с получением, переработкой и хранением документов.
Основные затраты рабочего времени служащих связаны с обработкой и анализом документальной информации. Поэтому одним из основных объектов рационализации в организациях является совершенствование труда служащих на базе оптимизации документооборота, рациональной организации и механизации обработки документов.
Рациональная организация управленческого труда и делопроизводства способствует повышению оперативности и культуры в деятельности управленческого персонала.
Коренная перестройка экономики, возрастание роли руководителя, рассмотрение вопросов передачи многих технических и административных функций, выполняемых руководителями, требует от системы делопроизводства определенного единообразия.
Состояние делопроизводства характеризует стиль работы аппарата управления, организацию личного труда руководителей всех рангов.
Несмотря на столь важное значение документации и делопроизводства в управлении, современное их состояние нельзя признать вполне удовлетворительным. Все недостатки носят, как правило, типовой характер и присущи многим организациям, независимо от форм их собственности:
отсутствие нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов;
отсутствие четкой классификационной схемы документации;
неупорядоченность состава документов и документационных потоков;
отсутствие прогрессивных форм учета корреспонденции;
формальный контроль над исполнением документов;
плохая организация информационно-справочного аппарата.
Чтобы избежать всех перечисленных выше недостатков, руководителю необходимо унифицировать и рационализировать систему делопроизводства в своей организации. Для этого вводится ряд государственных стандартов на работу с управленческими документами.
Организации обычно стремятся ограничиться минимумом документов. Но этот минимум должен быть достаточным для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации. Поэтому при работе с документами должны строго соблюдаться правила оформления и хранения документов в соответствии с требованиями ГОСТов
В связи с этим неизмеримо повышаются требования к подготовке специалистов в области делопроизводства. Курс “Документирование управленческой деятельности” призван сформировать у будущих специалистов представление о сущности управленческой документации.