2 Виды деловы документов/ переписки
Деловая переписка, осуществляемая в процессе деятельности организации, имеет различные виды. Рассмотрим некоторые, наиболее распространенные, формы документов, образующих деловую переписку.
Служебные записки. Это один из самых распространенных видов внутренней деловой корреспонденции организации.
Служебная записка – это внутренний документ организации, предназначенный для извещения должностных лиц (или подразделений) о фактах, выводах или предложениях составителя.
Чаще всего служебные записки касаются повседневной деятельности организации. Их основное назначение состоит в обеспечении оперативного обмена информацией между должностными лицами (или подразделениями) одной и той же компании. Кроме того, служебная записка является свидетельством принятых должностными лицами мер, свидетельством проведенной работы, поэтому служебные записки хранятся в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в организации. [10]
Служебная записка – это обобщенное название внутреннего делового послания. Поскольку служебные записки составляются по разным поводам, то в некоторых случаях могут иметь и другие названия. Различают несколько видов деловых посланий, каждый из которых также, по сути, является служебной запиской:
-докладная записка;
-объяснительная записка;
-информационная записка;
-аналитическая записка;
-информационно-статистическая записка;
-записка о состоянии дел за период времени;
- пояснительная записка.
В докладной записке кратко освещаются конкретные вопросы. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. Могут содержаться предложения по решению заявленной в записке проблемы.
Объяснительная записка составляется для описания сложившейся ситуации или интерпретации конкретных фактов с точки зрения автора. Как правило, имеет характер оправдания за допущенные нарушения или невыполнение своих служебных обязанностей.
Информационная записка служит для оперативного информирования по разным вопросам повседневной деятельности. Часто составляется в процессе подготовки и сбора информации для других документов. Например, для подготовки отчета, обобщенной справки.
Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты, комментируются, увязываются между собой и с ранее поступившей информацией. Может содержать прогноз развития ситуации. Одним из вариантов аналитической записки является обзорная записка. Она отличается от аналитической, тем, что в ней рассматривается несколько взаимосвязанных проблем. Часто к обзорным запискам прилагаются справки, содержащие детализированную информацию.
Информационно-статистическая записка содержит в основном цифровые данные в форме таблиц, графиков, диаграмм и т.д. Служебные записки такого вида не содержат анализа приведенных в них данных.
В отличие от других видов служебных записок пояснительная записка является не самостоятельным документом, а частью другого, обычно достаточно информационно-емкого документа. Фактически она играет роль сопроводительного письма, в котором обоснована необходимость создания этого документа и сжатые пояснения к его содержанию. Пояснительные записки часто сопровождают техническую документацию, статистические справки.
Служебные записки могут составляться в инициативном порядке, во исполнение требований руководства, а также в ответ на поступившие ранее документы.
Не менее распространенным видом деловой корреспонденции, чем служебные записки являются приказы руководителя. Их можно отнести к деловым посланиям, так как главная их цель - довести до подчиненных информацию о решении руководителя по определенному вопросу. В отличие от служебных записок, которые служат для передачи информации по горизонтали (другим сотрудникам или подразделениям) и по вертикали служебной иерархии (руководителю), приказы содержат информацию, подготовленную для перемещения вниз по иерархической лестнице, то есть от руководителя к подчиненным.
Приказ – это документированное управленческое решение руководителя организации нормативного характера, регламентирующее действия его подчиненных по какому-либо вопросу
Еще один вид документа, служащий для передачи информации сверху-вниз по иерархии управления – распоряжение.
Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя организации его заместителем (помощником) и регламентирующим действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности.
При подготовке приказов и распоряжений следует соблюдать требования, к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению этих документов предусмотренные Методическими рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России
Подготовленные приказы издаются, подписываются руководителем, регистрируются в установленном порядке и распространяются внутри организации. [4]
В случае необходимости быстрой передачи важной информации может быть использована телефонограмма. Кроме того, таким путем может быть отправлена не только информация в виде сообщения, но и относительно небольшой официальный документ.
Телефонограмма – это краткое речевое сообщение, переданное (принятое) по телефону под запись
Телефонограмма тщательно записывается принимающим информацию лицом, поэтому она может быть отнесена к письменной коммуникации. При этом, передающий информацию фиксирует в специальном журнале должностное лицо, получающее информацию и, таким образом, возлагает на него ответственность за дальнейшую ее передачу и использование. Принимающей стороне при получении телефонограммы кроме ее текста важно записать:
- сведения о лице, производившем передачу документа (наименование его должности, ФИО);
- дату и время фактической передачи документа.
Преимущество использования этого вида делового послания состоит в сочетании скорости установления связи с получателем и возможности убедиться, что информация получена. Документ, переданный в виде телефонограммы, имеет юридическую силу. В особо важных случаях отправитель может затребовать у получателя подтверждение информации в виде телеграммы или письма.
Все перечисленные выше виды деловых посланий используются внутри организации. Далее рассмотрим виды деловой корреспонденции, используемой во внешней деловой переписке.
Письмо - обобщенное название официально-деловой корреспонденции, создаваемой по широкому кругу вопросов и предназначенной для передачи документированной информации от автора (разработчика) документа к его получателю (адресату). [5]
Деловые письма необходимы для установления контактов с другими организациями и обмена информацией по рабочим вопросам.
В практике деятельности организаций используется большое количество разнообразных форм официальных писем (табл №1).
Таблица №1 - Основные виды деловых писем
Назначение делового письма |
Вид делового письма |
Передача информации общего характера |
Письмо-сообщение Информационное письмо Сопроводительное письмо |
Передача информации целевого делового назначения |
Письмо-просьба Письмо-запрос Письмо-заявка Письмо подтверждение Гарантийное письмо Письмо-предложение Письмо-претензия Письмо-рекламация Письмо-обращение |
Передача информации вспомогательного делового назначения |
Письмо-уведомление Письмо-напоминание Письмо-предупреждение Письмо-подтверждение Письмо- извещение Рекомендательное письмо Письмо-резюме |
Этикетные письма |
Письмо-поздравление Письмо-извинение Благодарственное письмо Письмо-соболезнование Письмо-приглашение Письмо–ответ (на поздравление, приглашение) |
Существует условное деление деловых писем на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписку, которая сопровождает экономическую, правовую, финансовую и другие виды деятельности в ходе работы организации принято называть деловой корреспонденцией. Письма, которые составляются при заключении коммерческих сделок, решении вопросов сбыта продукции, снабжения организации необходимым сырьем и материалами, относят к коммерческой корреспонденции.
Кроме обычных деловых писем, направленных одному или нескольким адресатам, существуют, так называемые, циркулярные письма. Циркулярные письма предназначены для множества адресатов. Например, вышестоящая организация, рассылает информацию или распоряжение своим подчиненным подразделениям.
Можно выделить инициативные письма и письма–ответы. Инициативные письма пишутся для того, чтобы установить контакты, получить или сообщить необходимую информацию партнерам по бизнесу или другим организациям (финансовым, налоговым органам, органам власти и др.). Инициатором написания письма является организация – отправитель письма.
Письма–ответы в некоторых случаях являются обязательными с точки зрения существа дела. В других случаях они должны быть написаны и отправлены из соображений вежливости, так, требуют ответа: письмо-запрос, письмо-предложение (за исключением рекламной рассылки, не являющейся официальным письмом в строгом смысле этого слова), письмо-претензия, письмо-рекламация, письмо-обращение, письмо-просьба, письмо-приглашение. Кроме того, проявлением вежливости является ответ на письмо-поздравление.
Не требуют ответа письма, которые констатируют уже свершившийся факт, содержат новую информацию, письма, которые выполняют роль сопровождения и не несут самостоятельной смысловой нагрузки. К письмам не требующим ответа, относятся: письмо-уведомление, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-заявка, письмо- извещение, рекомендательное письмо, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-благодарность.
По форме отправления можно выделить:
-традиционное почтовое сообщение;
-электронная деловая корреспонденция;
-отправления с использованием факсимильной связи.
В настоящее время все большую долю в деловой переписке занимают электронные письма. Это связано с высокой скоростью передачи, надежностью доставки корреспонденции, относительно низкой стоимостью услуг.
Электронное письмо – документ, переданный и принятый по каналам информационной сети, соединяющий между собой компьютеры участников электронной переписки
Электронная переписка имеет определенные особенности и предполагает соблюдение некоторых правил. Подробнее принципы электронной переписки будут рассмотрены в параграфе «Деловые коммуникации в цифровой среде». [7]