книги / Управление проектами

В Пермском крае распоряжением руководителя администрации губернатора Пермского края от 28.09.2015 был создан Департамент общественных проектов администрации губернатора Пермского края. Департамент решает важные задачи: участвует в формировании проектов планов основных мероприятий губернатора Пермского края, руководителя администрации, руководителей исполнительных органов государственной власти Пермского края по направлениям деятельности Департамента; разрабатывает проекты правовых актов губернатора Пермского края, руководителя администрации по направлениям деятельности Департамента.

Очевидно, что интерес к отрасли знаний проектного менеджмента в сфере государственного и муниципального управления будет с каждым годом только расти, а методы активно внедряться.

1.5. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА

Проект, как мы уже отметили, имеет четко установленные сроки начала и завершения, поэтому логично выделить фазы в течение этого срока. Жизненный цикл проекта представляет собой последовательную реализацию, начиная с определения (инициации) проекта, заканчивая закрытием (завершением про-

екта). Применяя в управлении проектом понятие жизненного цикла, мы можем адекватно распределить усилия во времени, чувствовать причинно-следственную взаимосвязь, создать систему контрольных точек – вех проекта, а следовательно, эффективную систему своевременных отчетов и контроля.

Согласно ГОСТ Р 54869–2011 последовательность процессов управления проектом определяется условиями конкретного проекта, но при этом:

– проект должен начинаться с процесса инициации проекта;

21

–проект должен оканчиваться процессом завершения

проекта;

–выполнение процессов организации исполнения и контроля проекта начинается не раньше процессов планирования.

Внаиболее общем виде в жизненном цикле проекта выделяют четыре последовательные фазы – определение (инициация) проекта, планирование, реализация проекта и его завершение.

На первой стадии жизненного цикла проекта происходит осознание необходимости данного проекта, формулировка существующей проблемы, на решение которой может быть направлен данный проект. По сути, это обоснование актуальности проекта и его возможной практической значимости для конкретной целевой аудитории в конкретный момент времени. На данном этапе назначается руководитель (его полномочия утверждаются в Уставе проекта), подбирается команда. Также на данной стадии происходит постановка цели проекта и задач, направленных на его достижение. Вышеперечисленные моменты документально оформляются в виде Устава проекта и Содержания проекта (правила проекта, Statement of work (SOW)).

Утверждение данных документов говорит о том, что все участники достигли согласия относительно цели проекта и его содержания.

Вторая стадия жизненного цикла – планирование – связана с составлением конкретного плана проекта, который включает иерархическую структуру работ, расписание проекта, планирование ресурсов, бюджет проекта, анализ рисков.

Третья стадия – реализация – является стадией фактического выполнения работы, предусмотренной планом проекта. Стадия выполнения считается завершенной, когда достигнута цель соответствующего проекта.

Четвертая стадия – завершение – самая короткая стадия, но не менее важная. Помимо закрытия основных документов, включает оценку эффективности проекта, анализ успехов и неудач проекта, разработку рекомендаций для аналогичных проектов.

22

продление сроков также может быть связано с повышением затрат, поскольку возможно последующее улучшение сделанного или обеспечение результатов проекта. Таким образом, изменение какого-то одного из ограничений обычно приводит к изменению хотя бы еще одного. Управление проектами с этой точки зрения представляетсобойпоискибалансамеждутакимиограничениями.

В PMBOK 5-й версии вполне закономерно количество ограничений увеличено до 7:

♦содержание (Scope);

♦качество (Quality);

♦расписание (Time);

♦бюджет (Cost);

♦ресурсы (Resources);

♦удовлетворенность заказчика (Customer Sutisfaction);

♦риски (Risk).

Обычно руководство компании или заказчик проекта устанавливает приоритеты для каждого из ограничений. Руководитель проекта должен использовать эти приоритеты на протяжении проекта для правильного планирования, оценки влияния изменений и подтверждения успешности завершения проекта.

Глоссарий

Жизненный цикл проекта – последовательная реализация, начиная с определения (инициации) проекта, заканчивая закрытием (завершением проекта).

Магический треугольник – концепция, демонстрирующая зависимость показателей затрат, сроков и качества.

Портфель проектов – набор проектов, программ и другой деятельности, объединенных для удобства и повышения эффективности управления.

Программа – это группа взаимосвязанных проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

24

Проект– совокупность организованных действий, которые выполняются в четко обозначенный отрезок времени и имеют конечнойцельюполучениеконкретногоуникальногорезультата.

Текущие операции – повторяющаяся работа, не привязанная к определенному промежутку времени.

Управление проектом – планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленныенаэффективноедостижениецелипроекта.

Вопросы по материалу главы

1.Вчемотличиепроектаотпортфеляпроектовипрограммы?

2.Какие основные стандарты управления проектами существуют?

3.Какие основные ограничения влияют на проект?

4.Назовите основные стадии жизненного цикла проекта.

Вопросы для обсуждения на занятиях

1.Подумайте, к какой вашей обычной деятельности можно применить проектный подход.

2.Если рассматривать обучение в вузе как проект, какие ограничения в первую очередь будут на него влиять?

3.Какие основные проекты, реализующиеся на муниципальном, региональном и федеральном уровнях, вы знаете? Каким образом их можно классифицировать?

25

ГЛАВА 2. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА. УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТА. УСТАВ ПРОЕКТА. СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ

Жизненный цикл проекта начинается со стадии инициации. На этой стадии происходит несколько важных операций, которые будут оказывать влияние на протяжении всего жизненного цикла проекта. Прежде всего происходит осознание необходимости проекта, формулировка его названия и цели, обоснование практической значимости и актуальности. Данные моменты необходимо прояснять и согласовывать именно на этой стадии жизненного цикла всеми участниками проекта, поэтому они закрепляются в двух основополагающих документах: Уставе проекта и Содержании проекта.

2.1. УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

Участники проекта (project stakeholders) – физические и юридические лица, чьи интересы связаны с реализацией про-

екта. В зависимости от типа проекта может быть от одного до нескольких десятков или даже сотен участников.

Участники проекта могут быть внутренними (руководитель проекта, команда, спонсор) и внешними по отношению к организации (государственные регулирующие органы, консультанты, конечные пользователи, заказчики, банки и другие финансовые институты, инвесторы, поставщики, страховые компании).

Участники проекта имеют разные степени ответственности и полномочий. Эти уровни могут меняться на протяжении жизненного цикла проекта. Различные заинтересованные стороны могут иметь противоречащие друг другу ожидания, которые могут создать конфликт внутри проекта. Выявление заинтересо-

26

ванных сторон, понимание относительной степени их влияния на проект и уравновешивание их требований, потребностей и ожиданий является критически важной задачей для успеха проекта. Невыполнение этой задачи может привести к задержкам, увеличению стоимости, неожиданным проблемам и другим негативным последствиям, включая закрытие проекта.

Остановимся подробнее на основных участниках проекта. 1. Инвестор – субъект инвестиционной деятельности, осуществляющий вложения собственных, заемных или привлеченных средств в форме инвестиций и обеспечивающий их целевое

использование. В качестве инвестора могут выступать:

– органы, уполномоченные управлять государственным

имуниципальным имуществом и муниципальными правами;

–граждане, предприятия, объединения предпринимателей

идругие юридические лица;

–иностранные физические и юридические лица, государства и международные организации.

2.Заказчик – физическое или юридическое лицо, которое получает результат реализации проекта. В качестве заказчика мо-

гут выступать инвесторы, а также любые другие физические июридические лица, уполномоченные инвесторами реализовывать проект, не вмешиваясь при этом в деятельность других участников проекта, если иное не предусмотрено договором между ними. Втом случае, если заказчик не является инвестором, он наделяется правами владения, пользования и распоряжения результатами проекта на период и в пределах полномочий, установленных договоромивсоответствии сроссийскимзаконодательством.

Заказчик выполняет следующие функции:

♦формирование целей, ключевых показателей эффективности, критериев успешного выполнения проекта;

♦согласование запросов на изменения в проекте;

♦подготовка предложений о приостановке или прекраще-

нии проекта вследствие нецелесообразности или невозможности дальнейшего выполнения;

27

♦приемка результатов работ, включая промежуточные результаты.

3. Руководитель (менеджер) проекта – отвечает за управление проектом и несет ответственность за его результаты. Руководитель проекта может являться и инициатором проекта и инвестором одновременно, может назначаться руководством организации для управления конкретным проектом.

Руководитель проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта должен достигать компромисса между затратами, сроками и качеством проекта, именно он принимает ключевые решения, связанные с достижением баланса между этими тремя показателями.

Согласно стандарту PMBOK руководитель проекта должен обладать лидерскими качествами и коммуникабельностью,

атакже такими навыками и умениями, как способность укрепить команду, мотивировать исполнителя, принимать решения, умение вести переговоры, строить доверительные отношения, урегулировать конфликты, быть политически и культурно осведомленным.

Руководитель проекта отвечает за следующие направления:

♦руководство процессами планирования, исполнения, управления изменениями, контроля и завершения проекта;

♦достижение целей и результатов проекта;

♦оперативное управление проектом;

♦организацияработпопланированиюиреализациипроекта;

♦контроль хода реализации проекта;

♦организация работы команды проекта;

♦распределение задач между исполнителями;

♦утверждение отчетов о статусе проекта, включая прогноз исполнения контрольных событий;

♦подготовка и согласование запросов на изменение про-

ектной документации.

4. Спонсор (куратор, директор) проекта – это человек, обладающий формальными властными полномочиями, который

28

несет ответственность за проект. Чаще всего эта проектная роль связана с посредничеством между вышестоящим руководством фирмы/руководством органа государственной власти и руководителем проекта. К основным обязанностям спонсора можно отнести следующие:

♦консультировать руководителя при составлении Устава проекта;

♦оказыватьпомощьв разработкематрицыответственности;

♦рассматривать и утверждать содержание работы (SOW);

♦рассматривать и утверждать план проекта;

♦давать рекомендации руководителю проекта;

♦решать бюрократические вопросы;

♦согласовывать отчеты;

♦утверждать изменения по проекту, не влияющие на сроки и содержание контрольных событий проекта;

♦верхнеуровневый контроль реализации проекта по срокам, финансовым показателям, результатам, целевым показателям;

♦разрешение рисков и проблем, выходящих за рамки компетенции руководителя проекта.

5.Команда проекта – группа специалистов, работающих над реализацией проекта, представляющих интересы различных участников проекта и подчиняющихся управляющему проектом. Согласно международному стандарту PMBOK команда может:

♦выполнять работу по реализации проекта;

♦давать экспертные оценки;

♦быть представителями заказчика или инвестора, участвовать в приемке работ;

♦быть поставщиками услуг или подрядчиками;

♦координировать работу.

Занятость команды в проекте может быть полной и неполной. Вид занятости команды обычно не зависит от организационной структуры организации, однако в проектной структуре чаще встречаются команды с полной занятостью, в функциональной – с неполной.

29

От того, насколько эффективно работает команда, зависит успех проекта. Одной из важнейших задач, стоящих перед руководителем проекта, является обеспечение слаженной работы команды.

Слаженная и эффективная работа команды складывается из ряда факторов:

–наличие высокой мотивации участников команды в достижении цели проекта;

–наличие грамотно выстроенной системы коммуникации между участниками проекта;

–осознание взаимной ответственности за судьбу проекта

уучастников команды;

–взаимное доверие и уважение участников команды;

–позитивная атмосфера в коллективе;

–способность к совместному решению задач;

–умение разрешать конфликтные ситуации.

Достижению цели будут способствовать:

–наличие норм и правил поведения, разделяемых и поддерживаемых всеми участниками проекта;

–непрерывное обучение участников команды;

–применение разных способов принятия решений (некоторые решения принимаются только руководителем, некоторые – всей проектной командой).

К другим участникам, имеющим интересы в данном проекте, могут относиться поставщики, подрядчики, консультанты, руководство материнской организации и другие лица. Внутри организации заинтересованными сторонами могут выступать ее работники, если проект предполагает проведение организационных изменений.

Согласно PMBOK – PMI PMBOK Government Extension

при управлении государственными проектами стейкхолдерами могут выступать оппозиция (opposition stakeholders),средства массовой информации, граждане государства в целом, посколь-

30