2. Организация первичного, синтетического и аналитического учёта расчётов с поставщиками и покупателями

Первичные документы по поступлению материальных ценностей, выполненным работам, оказанным услугам являются основой организации расчетов с поставщиками и подрядчиками. По этим документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль расчетов, кредиторской задолженности, а также за движением и сохранностью материальных ценностей и выполненных работ и услуг.

На поставку сырья, товаров, услуг ООО «Никольский ДОК» заключает договора с поставщиками или подрядчиками. В договоре указываются: наименование поставщика, наименование покупателя, предмет договора, цена и порядок расчетов, условия передачи товара, адреса и реквизиты сторон.

Договор заключают в двух экземплярах. Каждый их экземпляров имеет равную юридическую силу.

Все договора регистрируются в журнале регистрации договоров, который ведется в течении всего календарного года. В журнале указывается наименование организации, с которой заключен договор, дата и номер заключенного договора. Кроме этого указывается предмет договора.

Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает сопроводительные документы – счета-фактуры и товарные накладные. Эти документы поступают в бухгалтерию. Там проверяется правильность их оформления. После этого их передают ответственному исполнителю по снабжению для проверки соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества поступивших материальных ценностей договорным условиям. Затем данные заносятся в журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Счет-фактура содержит все необходимые данные о видах поступающих материальных ценностей, их количестве, цене, суммах и общей стоимости.

Счета-фактуры являются основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками и подрядчиками. Этот документ выписывает поставщик или подрядчик. Они являются основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов.

Для расчетных операций с поставщиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором обобщается информация:

• за товарно-материальные ценности, включая услуги по доставке и переработке материальных ценностей, по которым расчетные документы акцептованы и подлежат оплате через банк;

• за полученные товарно-материальные ценности, по которым расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки);

• за полученные товарно-материальные ценности расчеты, по которым производятся в порядке плановых платежей постоянно действующими платежными поручениями;

• по выданным авансам под поставку товарно-материальных ценностей.

Начисленные штрафы, пени, неустойки за невыполнение условий договора отражаются на субсчете 76/3 «Расчеты по претензиям» - при условии их признания поставщиками или другими партнерами

На основании товарных отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих получение товаров, начисляется долг поставщику по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с дебетованием счетов и субсчетов:

• 41 «Товары» - на отпускную стоимость фактически принятых товарно-материальных ценностей;

• 18/4 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам»;

• 44/2 «Издержки обращения»- на стоимость транспортных расходов за счет покупателя, покупную стоимость недостающих товаров в пределах установленных норм естественной убыли в пути;

• 76/3 «Расчеты по претензиям» - по предъявленным претензиям на покупную стоимость недостающих товаров, выявленных при их приемке по вине поставщика или транспортной организации.

На основании выписок банка и приложенных к ним документов, подтверждающих оплату долга поставщику, дебетуется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по кредиту счетов и субсчетов, с которых произведена оплата: 51 «Расчетный счет»,52 «Валютные счета»,55/1 «Аккредитивы» и др.

Аналитический учет расчетов с поставщиками ведут в книгах формы К-15, К-17. В книге формы К-15 для каждого поставщика отводиться отдельный лицевой счет. По этому счету на начало каждого месяца приводиться развернутое сальдо, то есть задолженность показана в разрезе первичных документов. Записи происходят линейно - позиционным способом: по кредиту на основании товарных накладных на оприходование ценностей, приложенных к отчету материально-ответственных лиц, по дебету - на основании выписок банка и приложенных к ним платежных требований и поручений. По окончанию месяца по каждому аналитическому счету определяется обороты, и выводят сальдо, которые показываются также развернуто. Книга формы К-17 используется в тех случаях, если расчеты с поставщиками ведутся, укрупнено в порядке плановых платежей. Для каждого поставщика в книге открываются отдельные аналитические счета, но линейно-позиционный способ не используется, и сальдо не разворачивают. По окончании месяца на основании книг К-15,К-17 составляются сводные оборотные ведомости по счетам аналитического учета, которые сверяют со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в Главной книге.

При отражении данных по расчетам с покупателями заказчиками следует учитывать сроки исковой давности. При пропуске сроков исковой давности по кредиторской задолженности следует произвести ее списание на внереализационные доходы организации. По дебиторской задолженности может иметь место сомнительный долг, то есть задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором, и нее обеспеченная соответствующими гарантиями. Суммы сомнительных долгов по расчетам относятся к внереализационным расходам либо списываются за счет резерва по сомнительным долгам. Кроме того, эта задолженность должна учитываться за балансом в течении пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью взыскать ее, если имущественное положение должников измениться. Для этого применяется забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных кредиторов».

Основная цель автоматизации бухгалтерского учета расчетов сводится к обеспечению достаточно глубокого аналитического учета дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе: наименования дебиторов и кредиторов, поставщиков и покупателей; сроков возникновения дебиторской и кредиторской задолженности по видам долгов, платежных документов, выставленных на оплату или принятых к оплате; повысить качество и оперативность расчетных операций; обеспечить дальнейшее развитие и совершенствование

На сегодняшний день разработано довольно много програмных средств, как специальных («1С», «БЭСТ» и другие) так и универсальных, подобно Microsoft Office. Современные программные продукты в области автоматизации, например, 1С: Бухгалтерия базируются на использовании онлайн и офлайн технологий, возможность использования сети Интернет. Работа с этой программой организована по следующей простой схеме: в журнал операций вносятся хозяйственные операции (проводки) и документы, на основании которых после обработки формируются ведомости и другие регистры синтетического и аналитического учета. На процесс автоматизации бухгалтер тратит незначительное время.