Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина
Контрольная работа
по дисциплине
«СВЯЗЬ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ»
Тема: «Виды деловых писем»
Специальность «ГМУ» 5 (5,5)
Выполнила БАБИЧЕВА Н.В.
Проверил____________________________
Санкт-Петербург
2012
СОДЕРЖАНИЕ:
1. Введение…………………………………………………………….......3 2. Виды деловых писем…………………………………………………...7 3. Заключение …………………………………………………………....13 4. Список литературы …………………………………………………...14
Введение.
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов. Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа. Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.
Составные части заявления: 1. Кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества); 2. От кого (фамилия, имя, отчество в родительном падеже, а также должность); 3. Заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная или служебная записка и т. д.); 4. Текст документа (просьба, объяснения, сообщения); 5. Дата (слева) и подпись (справа) 6. Адрес (даётся или сверху после фамилии перед заголовком, или после указания числа снизу) Иногда в документе подробно излагается просьба, её причина, указывается перечень прилагаемых документов ( их названия, когда и зачем выданы). Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и. т. д.
Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа). Резюме – это документ содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. Служебные письма – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или курьером. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – приглашения и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма составляются в двух экземплярах: первое после регистрации в журнале исходящей документации отправляется адресату, а второе остаётся в организации. Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения. Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись.Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель. Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.
Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события. Справка бывает двух видов: 1. Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события; 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания… Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать. В современной деловой жизни присутствуют деловые письма, письма-напоминания, письма-уведомления, приглашения и тому подобные виды письменного общения. В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др. Более того, в отдельных случаях это письменное сообщение может быть сделано обязательно от руки, например, выражение соболезнования, никогда не печатается. Благодарность за поздравление (с повышением по службе, по случаю бракосочетания) тоже рекомендуется написать от руки. Минимальный перечень ситуаций в деловой жизни, которые принято сопровождать письменными сообщениями: • поздравление (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.); отметим, что с днем рождения письменно поздравляют только при наступлении круглой даты; • соболезнования по соответствующему случаю (только от руки); • выражение благодарности за прием (на следующий день), за подарок, за поздравления (лучше от руки); • в других подобных случаях.
Подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса. Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма. Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата - от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги - только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака); в некоторых случаях там же напечатаны имя и фамилия сотрудника, может быть, и его должность. Вопрос о том, целесообразно ли дать право сотруднику пользоваться почтовой бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия, и должность сотрудника, решается руководством организации. Однако следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге отеля, где остановился сотрудник организации, не следует, так как на бумаге будет эмблема отеля, а не фирмы, которую он представляет. Рекомендации по содержанию: • Деловое письмо должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее - сказуемое - обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений. • Если в письме затрагивается несколько вопросов, они по смыслу должны быть отделены одно от другого. • Стиль делового письма - деловитость, отсутствие посторонних фраз. • Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается. • Грамматика - и орфография, и лексика - должна быть безупречной. • Короткое, грамотное, логичное деловое письмо - знак уважения к адресату.