Раздел 3 Исполнение документа

Задание 3.1

Посмотрим, как организована деятельность ответственного исполнителя поручения № 1, а также исполнение поручений соисполнителями. Руководителю отдела маркетинга Потапову Николаю Васильевичу (логин - potapov) направляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем поручения № 1.

При входе в систему рабочий стол будет выглядеть следующим образом.

Как мы видим, появились новые уведомления и цифры в табличной части, соответствующие количеству поручений и документов, отправленных Потапову.

Мы можем просмотреть только что присланное сообщение в папке Поручения. Наше поручение называется Поручение по резолюции №1. Щелкнем по нему двойным щелчком мыши и просмотрим его.

Поручение № 1 у Николая Васильевича выделено синим цветом. Это означает, что он является ответственным исполнителем данного поручения. Ознакомившись с ним, Николай Васильевич принимает поручение к исполнению. Для этого нажмем пункт меню Исполнение → Принять к исполнению или нажмем на кнопку Принять поручение к исполнению на панели инструментов ( ). В появившемся диалоговом окне, если нужно, можно написать комментарий и далее следует нажать на кнопку Принять. В результате выполненных действий контролеру по данному документу, а им является Васильев Е.И. (логин — vassiliev), будет отправлено сообщение о том, что поручение принято к исполнению. Статус поручения поменяется на Выполняется.

Затем Николай Васильевич решает распределить обязанности по выполнению исходного поручения между сотрудниками своего отдела. Для этого он создает подпоручения (поручения по поручению).

Задание 3.2

Николай Васильевич забирает документ на редактирование, хотя делать это не обязательно, так как при создании подпоручений система сама возьмет документ на редактирование. Для создания подпоручения по поручению № 1 Николай Васильевич делает поручение № 1 текущим в списке, после чего щелкает мышью по кнопке Создать поручение ( ). Для тех же целей используется пункт меню Задачи - Новое подпоручение.

На вкладке Поручение в поле Название поручения Николай Васильевич вводит название подпоручения:

Маркетинговые исследования по Чумакову.

На вкладке Текст поручения вводит подробную информацию по сути подпоручения:

Провести специальные тематические маркетинговые исследования по

предложению Чумакова Андрея Васильевича.

Исполнителем поручения Николай Васильевич назначает Петрова Сергея, указывая его в поле Исполнители, а также указывает срок исполнения данного подпоручения (та же дата, что и для основного поручения). После этого Николай Васильевич нажимает на кнопку Сохранить на панели инструментов ( ).

Задание 3.3

Рассмотрим теперь исполнение поручения № 1, данного Мариной Лебедевой менеджеру отдела маркетинга Андреевой Ирине, являющейся соисполнителем по этому поручению.

Исполнение поручения включает в себя следующие этапы:

• редактирование документа, создание и редактирование присоединенных файлов, изменения в регистрационной карточке документа (если исполнителю дано право редактирования);

• обмен сообщениями между сотрудниками организации (создание записей во вкладке Ход исполнения );

• создание отчета о выполнении поручения. Андреева Ирина, получив уведомление о том, что она назначена соисполнителем по поручению № 1, знакомится с присланным документом. При этом в контрольной карточке документа поручение, по которому Ирина назначена исполнителем, отмечено полосой голубого цвета.

Для этого запустим еще один экземпляр программы, только зайдем под именем пользователя Андреевой – andreeva. Перейдем на вкладку Поручения и откроем Поручение по резолюции №1.

Ознакомившись с документом, Ирина выполняет данное ей поручение. Если она обладает правом забирать документ на редактирование и вносить в него изменения, то Ирина редактирует документ следующим образом. Ирина берет документ на редактирование, затем присоединяет к документу файл с результатами проведенных ею маркетинговых исследований. Для этого она щелкает мышью по кнопке и указывает путь к файлу. Присоединив файл к документу, Ирина завершает редактирование.

Если по каким-то причинам документ не позволяет прикрепить файл, в качестве контейнера для такого файла можно использовать любой другой вид документа, например Служебную записку. Для это нужно нажать кнопку Зарегистрировать документ ( ), а затем внести данные согласно рисунку.

Далее следует сохранить этот файл.

Для промежуточного отчета перед ответственным исполнителем о проделанной работе Ирина в окне Входящие документы на панеле инструментов выбирает кнопку Рассылка документа (или выбирает пункт меню Документ-Рассылка документа), пишет сообщение Потапову Николаю Васильевичу о выполнении своей части работы.

Если данный вариант не проходит, можно отослать сообщение вручную. Для этого нужно закрыть те два документа, которые мы редактировали и нажать на кнопку Новое сообщение ( ). Далее во введенном окне заполнить поля следующим образом.

Для того, чтобы прикрепить документы следует нажать кнопку Прикрепить документ ( ) и любым методом поиска отыскать нужные вам документы.

Далее нажимаем Сохранить и Отправить (находятся в пункте меню Письмо).

Если мы зайдем под пользователем Потаповым, то увидим, что в папке Входящие появилось новое сообщение от Ирины Андреевой.

Аналогично действиям Андреевой выполнить отсылку нового сообщения работником Петровым Потапову о том, что его поручение выполнено, а результаты исследований дали отрицательный результат – с Чумаковым не стоит работать. Логин Петрова – petrov.

Далее Ирина должна отчитаться об исполнении поручения контролеру. Для этого она открывает поручение и нажимает кнопку Отчитаться об исполнении ( ).

В окне она вводит следующие данные.

То же самое нужно проделать и для Петрова – от промежуточный отчет об исполнении контролеру. Контролером для Петрова будет Потапов, назначивший ему подпоручение.

Таким образом, остается только написать отчет о выполнении всего поручения по резолюции №1 со стороны Потапова, так как Петров и Андреева провели все необходимые исследования.