1 Порядок выполнения работы

Задачи работы:

• Построить аналитические отчеты в программе «Монитор CRM».

• Проанализировать результаты деятельности организации.

Методические указания. Система Monitor CRM относится к классу «Аналитический CRM». Кроме функционала для оперативного взаимодействия с контрагентами Monitor CRM включает в себя аналитический блок, который использует все данные, собранные в системе: плановые и фактические данные о продажах, оплатах, закупках, состоянии склада; данные о клиентах и поставщиках, их сотрудниках, контактах; данные о рынках, конкурентах, событиях, внешней середе. Модуль «Отчеты» позволяет увидеть реальную многогранную картину коммерческой деятельности предприятия, установить зависимости между различными факторами, принять правильные управленческие решения.

Инструмент построения аналитических отчетов, который используется в Monitor CRM, можно назвать «предметно-ориентированный» OLAP. OLAP – это технология, позволяющая строить аналитические отчеты не в жестко заданном формате, а произвольно задавая параметры, разрезы и вид отчета. Термин «предметно ориентированный» означает, что пользователю, в отличие от классического OLAP не обязательно знать структуру баз данных и не надо самому готовить «хранилище данных». Он оперирует «предметными» понятиями, такими как организация, товар, город, цвет и пр. Технология рассчитана не на программистов, а на обычных сотрудников любого офиса.

Особенность аналитических отчетов Monitor CRM в том, что они позволяют не просто получать красивые сводные таблицы, а понимать, что стоит за полученными цифрами, в чем причины падений и подъемов, что следует предпринять для достижения лучшего результата.

Порядок действий при построении отчета. В Monitor CRM есть возможность построения «простых» отчетов (когда используются данные одного типа) и «сводных» отчетов (когда несколько разнородных «простых» отчетов сводятся вместе и данные анализируются совместно). Для открытия раздела «Отчеты» необходимо в главном меню «Модули» выбрать соответствующий раздел.

Чтобы начать работу с «Отчетами», нужно сначала добавить новое окно построения отчета – нажать кнопку («Добавить отчет») и из выпадающего списка видов отчетов выбрать нужный кликом мыши.

Одновременно можно работать с несколькими окнами отчетов (несколькими отчетами). Для переключения между окнами отчетов можно использовать кнопку и выбрать из выпадающего списка нужный отчет (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 – Вид выпадающего списка отчетов

Также переключиться между окнами отчетов можно, кликнув нужную закладку в нижней части окна.

Чтобы закрыть активное окно, нажмите кнопку («Закрыть отчет») или воспользуйтесь стандартным способом для закрытия окон в Windows ( в правом верхнем углу).

После добавления отчета открывается пустое окно отчета выбранного вида. Необходимо выбрать, на основании каких данных будет построен отчет. Для добавления данных на экране отображаются 3 окна выбора данных (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 – Добавление данных при формировании отчета

На самом деле окон выбора данных больше чем представлено на рисунке. Любому окну выбора можно назначить любой разрез. Для этого надо находясь в нем кликнуть по соответствующей закладке или на нужное название окна.

Для построения отчета необходимо выполнить следующие действия:

1. Добавить отчет нужного вида.

2. Добавить в окна выбора нужные данные.

3. Выделить нужные данные «красным» или «зеленым».

4. Выбрать разрезы отчета.

5. Установить временной период и интервал для построения отчета.

6. Установить единицы построения отчета.

7. Установить формат отображения данных.

8. Установить параметры вывода данных.

9. При необходимости настроить дополнительные возможности: Лидеры, Тренды, Настройка дополнительных полей.

10. Нажать кнопку («Расчет»).

11. Далее можно продолжить настройку существующего отчета, добавить новый отчет или, нажав кнопку , очистить окно построения отчета.

Этап 1. Формирование отчета «Структура продаж»

Задачи этапа:

• Сформировать отчет «Структура продаж»;

• На основании полученных данных сделать соответствующие выводы.

Методические указания. Для формирования данного отчета необходимо добавить из списка отчет «Отгрузки».

В окне «Товары и услуги» выбрать все имеющиеся товары компании (два щелчка на позиции , выделив ее красным цветом);

Для установления временного периода и интервала необходимо в соответствующем окне установить даты для построения отчета (начальная дата – начало деятельности компании, конечная дата – последняя дата деятельности компании).

Для получения результата необходимо нажать на кнопку («Расчет»). Установим вид отображения в качестве «Круговой диаграммы»;

Сохраним данный отчет, нажав на соответствующую кнопку , введя наименование отчета «Структура продаж».

Этап 2. Формирование отчета «ABC-анализ»

Задачи этапа:

• Сформировать отчет «ABC-анализ по клиентам», «ABC-анализ по товарам и услугам», «ABC-анализ по менеджерам»;

• На основании полученных данных сделать соответствующие выводы.

Методические указания. Для формирования отчета «ABC-анализ для клиентов» необходимо добавить из списка отчет «Отгрузки».

В окне «Контрагенты» выбрать всех, выделив ее красным цветом. Установив необходимый временной период и интервал для построения отчета, нажав на кнопку «Расчет», установим функцию «Лидеры» . Вид отображения установим «Таблица».

С помощью функции «Лидеры» можно:

• Выделить наиболее и наименее продаваемые и прибыльные товары или группы товаров, наиболее и наименее рентабельные товары.

• Определить клиентов (группы клиентов), приносящих наибольшую и наименьшую прибыль.

• Выявить лучших менеджеров по различным критериям: количество контактов, количество встреч с клиентами, объем продаж, прибыль и пр.

• Выявить наиболее выгодных по ценам поставщиков.

• Разбить клиентов или товары на группы в соответствии с объемом продаж или прибыльностью (АВС анализ).

В меню «Лидеры» необходимо: Установить флажок «прочие».

Лучшие – выбрать от 1 до 3. В этом случае выводятся позиции, соответствующие максимальным значениям объема продаж в натуральных единицах, суммы отгрузки, прибыли и пр. Количество выводимых позиций указывается в окнах выбора. При установке флажка «Прочие» выводится суммовой показатель по остальным позициям (всем, кроме лидеров).

Худшие – выбрать от 1 до 3. Выводятся позиции, соответствующие минимальным значениям объема продаж в натуральных единицах, суммы отгрузки, прибыли и пр. Количество выводимых позиций указывается в окнах выбора.

При установке флажка «Прочие» выводится суммовой показатель по остальным позициям (всем, кроме худших).

Лучшие, дающие в сумме не менее – указать значения 80%.

Нужно указать значение в %. Выводятся те позиции, суммарный объем продаж (прибыль и пр.) которых составляет не менее указанного значения в % от общего объема продаж.

Необходимо сохранить данный отчет, введя наименование отчета ABC-анализ по клиентам.

На основании приведенных выше действий создать аналогичные отчеты, используя данные: Товары и услуги, Менеджеры (п.1-6).

Этап 3. Формирование отчета «Динамика товарных групп»

Задачи этапа:

• Сформировать отчет «Динамика продаж товарных групп»;

• На основании полученных данных сделать соответствующие выводы.

Методические указания. Выбрать отчет «Отгрузки», установив необходимый временной период и интервал. Во вкладке данных «Товары и услуги», нажав правой клавишей мыши выбрать функцию «Добавить» (рисунок 1.5).

Рисунок 1.5 – Добавление данных по товару или услуге

В открывшемся меню выбрать интересующую группу товаров (рисунок 1.6), для этого двойным щелчком мыши перенесем ее в левую часть меню – нажать кнопку «OK».

Рисунок 1.6 – Выбор группы товаров

Во вкладке данных «Товары и услуги» появятся данные группы. Необходимо выделить их зеленым цветом (рисунок 1.7) (данные по товарам группируются), нажав 4 раза левой кнопки мыши.

Рисунок 1.7 – детализация выбора группы товаров

Рассчитаем полученные данные, выбрав при этом вид отображения «Столбиковая гистограмма».

Далее сформируем тренды для каждой группы товаров. Для добавления тренда необходимо нажать кнопку на панели инструментов.

Для построения тренда выбранного графика, необходимо установить флажок на нужном графике в левой части окна, а затем выбрать тип тренда.

- Выделить все.

- Снять все выделение.

Тип тренда выбирается из набора основных математических функций. Вариант «Выбрать лучший» позволяет автоматически из всех типов выбрать тренд, наилучшим образом приближенный к заданному графику. Качество приближения тренда определяется на основании коэффициента корреляции – К_кор. При значении К_кор < 0,6 не рекомендуется использовать данный тренд, можно попробовать подобрать другую функцию, убрать «выбросы» или использовать для прогнозирования другие методы.

После выполнения всех настроек нужно нажать «ОК» и тренд будет построен. Для отмены наложения тренда необходимо снять флажок.

Сохраним данный отчет под именем «Динамика продаж товарных групп».

Этап 4. Формирование отчета «Анализ склада»

Задачи этапа:

• Сформировать сводный отчет «Анализ склада» на основании отчетов по продажам, закупкам и остаткам;

• На основании полученных данных сделать соответствующие выводы.

Методические указания. Сводные отчеты позволяют объединить в один несколько простых отчетов. Необходимое условие – у простых отчетов должен быть одинаковый разрез по горизонтали, например, даты.

Построение сводных отчетов позволяет проводить более сложные аналитические расчеты, выявлять зависимости различных факторов друг от друга.

Выбрать отчет «Отгрузки», установив необходимый временной период и интервал. Во вкладке данных «Товары и услуги», нажав правой клавишей мыши выбрать функцию «Добавить». В открывшемся меню выбрать интересующую группу товаров, для этого двойным щелчком мыши перенесем ее в левую часть меню – нажать кнопку «OK»;

Во вкладке данных «Товары и услуги» появится данная группа, выделить ее зеленым цветом, что будет означать группировка всех выделенных данных. Нажать кнопку («Расчет»).

Для сводного отчета так же необходимо сформировать отчет «Закупки», «Остатки» (действия аналогичны предыдущим).

Для добавления сводного отчета нужно при нажатии на кнопку в открывшемся списке выбрать «Сводный». (Данный пункт активен только, если уже построено не менее 2-х отчетов).

В левой части окна расположен список ранее построенных отчетов. Добавление нужного отчета в сводный отчет производится установкой флажка-галочки кликом мыши слева от нужного наименования.

Сохранить данный отчет под названием «Анализ склада».