Терминология документирования управленческой деятельности

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организа­ции работы с документами.

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.

Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документа­ми конкретного предприятия.

Запись информации на различных носителях по установлен­ным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения об­щественных обязанностей»³.

Официальный документ - это «документ, созданный юридиче­ским или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке»¹.

Реквизиты - это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

12

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы соста­вления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Виды бланков подразделяются на основные и дополнительные.

К основным бланкам относятся общий бланк и бланк письма.

К до­полнительным бланкам можно отнести бланк конкретного вида до­кумента, должностной бланк, бланк структурного подразделения, бланк для работы с зарубежными партнерами.

Юридическое значение (юридическая сила) - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законода­тельством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение документа, являются: наименование организации - авто­ра документа; наименование вида документа; дата документа; реги­страционный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Назначение организационно-правовой документации — это организация системы и процессов управления, которая включает в себя: создание организации; установление ее структуры; определе­ние штатной численности.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, так как они реализуют нор­мы административного права и являются правовой основой дея­тельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения

13

вышестоящим органом, руково­дителем организации или ее коллегиальным органом.

Нормативно-методическая база ДОУ - это совокупность зако­нов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в дея­тельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

Задание. Группа студентов разбивается на подгруппы, состоящие из 3-4 человек. Каждая подгруппа занимается «созданием» своего предприятия. Необходимо рассмотреть ниженазванные вопросы и заполнить соответствующие документы.

1. форма собственности предприятия;

2. вид деятельности;

3. место расположения производства;

4. выборы руководителя;

5. функциональные обязанности персонала.

Штаты и структура предприятия оформляются отдельными документами. При их разработке используют форму (рисунок 2).

14

«Утверждаю»

Руководитель предприятия

__________________

^{(подпись, инициалы, фамилия)}

____________________________

^(дата)

Структура и штатная численность

Номер и наименование структурных подразделений и должностей

Штатная численность (единиц)