Этот шаг необходим!

«Неправильный» рабочий стиль часто имеет следу­ющие признаки:

— не известно, на что вообще расходуется время;

— не известно, сколько времени требует выполне­ние тех или иных дел;

— не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;

— не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспо­собность.

Только если вы конкретно определите, сколь­ко времени, на что и с кем вы тратите, Вы вскро­ете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или само менеджмента.

Первый шаг — составление инвентарной описи всех видов деятельности, в которых вы участвовали как руководитель. Хорошим подспорьем здесь могут слу­жить следующие рабочие таблицы:

О анализ видов деятельности и расхода времени; Q листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Заполните последовательно и без пропусков эти две анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности чест­ными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающи­ми. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

Указания по методу записи (инвентаризации времени)

— не менее важным, чем собственно инвентариза­ция времени, является выбор репрезентативных рабо­чих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюде­ния;

— старайтесь производить немедленную регистра­цию, избегайте более поздних записей по памяти (ина­че будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвен­таризации времени).

К формуляру «Анализ видов деятельности и рас­хода времени»:

— ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пят­надцатиминутные отрезки времени;

— поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.

К формуляру «Дневные помехи»:

— заносите сюда все «помехи» или перерывы в ра­боте, которые тормозят или нарушают запланирован­ный или планомерно осуществляемый трудовой про­цесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посети­тели, время, потраченное на ожидание, и т. п.;

фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:

Н —_: начальник

Кл — клиент

Ко — коллега по профессии

Пос — поставщик

П — подчиненный

Сем — семья

С — секретарша

Пр — прочие

При заполнении формуляра помните о том, что записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудово­го процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позво­нить господину «Н»!).

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.

В центр анализа вы можете поставить либо пози­тивные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.

Анализ сильных сторон

Каждый менеджер владеет множеством техничес­ких приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.

В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!

Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.

Последовательно применяйте в повседневной прак­тике уже известные Вам принципы самоменедж­мента!

Анализ слабых сторон

Как только Вы вскроете свои личные слабые сторо­ны, Вы сможете разработать исходные пункты и стра­тегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!

Обработка данных формуляра «Анализ видов дея­тельности и расхода времени».

После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:

Если окажется, что более чем на 10 % Ваша дея­тельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делеги­рованием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.— см. гл. 2 и 4);

Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить вни­мание планированию, организации, само рационализации (см. гл. 4 и 6)

Если более чем в 10 % случаев момент исполне­ния работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (состав­ление планов дня, подготовка к работе и т. п.— см. гл. 4 и 5).