- •Erp системы. Задачи и функции.
- •МойСклад Доступны все возможности управления торговлей
- •Управляйте бизнесом там, где вам удобно
- •1. Производство
- •2. Финансы
- •1. Общие критерии:
- •2. Потребности организации:
- •3. Применяемые технологии:
- •4. Функциональность:
- •5. Поддержка:
- •6. Стоимость владения:
- •11 Ошибок внедрения erp-системы
2. Потребности организации:
-
масштабируемость – работа ERP-системы должна распространяться на все отделы и различные направления деятельности компании, при этом учитывая размер бизнеса;
-
направленность на бизнес-процессы предприятия – все блоки ERP-системы должны работать в соответствии с осуществляемым видом деятельности и иметь возможность корректировки в случае смены направления бизнеса компании;
-
возможность отраслевых решений – работа ERP-системы должна быть направлена на определенную производственную отрасль;
-
направленность на общую политику деятельности предприятия – т. к. работа с ERP-системой продолжается в течение всего срока деятельности компании, то эта программа должна содействовать исполнению перспективных задач.
3. Применяемые технологии:
-
техническая архитектура – в зависимости от этого критерия может понадобиться обновить техническое обеспечение, каналы связи и т. д.;
-
программная архитектура – это может быть работа ERP-системы на основе «клиент-серверной» архитектуры, «облачных сервисов» или «объектно-ориентированной» архитектуры, исходя из потребностей компании;
-
технология установки ERP-системы – чаще всего известные разработчики (к примеру, SAP, Oracle, Microsoft и пр.) используют соответствующую технологию установки данного программного комплекса.
4. Функциональность:
-
интеграция – возможность взаимодействия и переноса данных с ранее установленного программного обеспечения на предприятии;
-
состав модулей – подбор блоков ERP-системы должен осуществляться в соответствии с настоящими и будущими нуждами предприятия, при этом желательно иметь возможность в дальнейшем добавлять и другие блоки;
-
соответствие законодательным нормам – модули ERP должны иметь возможность подстраиваться под законодательные нормы в конкретном регионе;
-
наглядность – интерфейс ERP-системы должен быть простым и понятным на интуитивном уровне для любого пользователя, а также иметь возможность индивидуальной настройки.
5. Поддержка:
-
наличие соответствующей службы – в течение работы с ERP-системой, как правило, возникают различные проблемы, поэтому наличие службы поддержки для пользователей помогает оперативно решать данные вопросы;
-
цикл поддержки – срок, в течение которого разработчик будет сопровождать работу программного комплекса, а также возможность установки обновлений и разработки новых модулей по запросам компании-заказчика;
-
опыт внедрения – критерий, относящийся к объемам уже установленных и успешно работающих ERP-систем у каждого из разработчиков.
6. Стоимость владения:
-
цена программного комплекса – для использования ERP-системы предприятию нужно будет приобретать соответствующую лицензию. При этом необходимо принимать в расчет способ определения стоимости лицензии: на определенный персональный компьютер или для пользования несколькими сотрудниками;
-
стоимость сопровождения – цена, которую придется платить за дальнейшее обслуживание ERP-системы;
-
стоимость аппаратного обеспечения – платформа, на которой будет работать ERP-система, может потребовать обновления серверов, покупки новых компьютеров и т. д.;
-
стоимость внедрения обновлений – иногда встречаются разработчики, у которых модернизация ERP-системы обходится дороже, чем покупка нового программного комплекса.
ERP-система на предприятии: 4 этапа внедрения
Полноценное внедрение ERP-системы в организацию может занять срок от пары недель до нескольких лет (в зависимости от объемов и масштабов деятельности компании). При этом устанавливать ERP-систему могут как собственные IT-специалисты предприятия, так и сотрудники компании-разработчика.
Внедрение ERP-системы можно разделить на следующие этапы:
Этап 1. Первичная организация
Этап, в котором определяются задачи, ставятся цели, после чего формируется технический план проекта.
Этап 2. Разработка проекта
Далее изучается работа предприятия: планы развития, производственные процессы. Эта информация является основой для подбора структуры ERP-системы, а также для внесения корректировок в технический план (при необходимости).
Этап 3. Исполнение проекта
Порядок осуществления бизнес-процессов на предприятии будет основан на устанавливаемой ERP-системе, поэтому на данном этапе необходимо перенести данные из систем учета, которые использовались ранее, в ERP-систему, унифицировать их между собой. В ситуации, когда выясняется, что модулей ERP-системы недостаточно для данного предприятия, на этом этапе возможна ее доработка. По окончании установки до сотрудников организации доводятся основные принципы работы ERP-системы и проводятся пробные тесты.
Этап 4. Пуск в эксплуатацию
На заключительном этапе можно найти и устранить проблемы, возникающие при работе ERP-системы.
С помощью каких методов внедряется ERP-система
Для внедрения ERP-системы могут быть использованы следующие методы:
-
Поэтапная реализация, когда поочередно проводится внедрение ERP-системы в некоторые взаимосвязанные процессы, что минимизирует риски возникновения проблем.
-
«Большой взрыв» – вся система устанавливается одномоментно. Такой подход может быть использован в небольшой организации с простыми производственными процессами. При этом нужно особое внимание уделить этапу тестирования, чтобы выявить все возможные ошибки в работе ERP-системы.
-
Развертывание – частичная установка программного обеспечения с последующим распространением на другие структуры предприятия. На отдельном участке метод развертывания может применяться как поэтапно, так и одномоментно, т. к. в целом риски неудачного внедрения невелики.
Выбор метода внедрения ERP-системы для каждого предприятия должен производиться очень тщательно, путем анализа возможных затрат, а также с учетом опыта других компаний.
Кто обучает персонал тому, что собой представляет ERP-система
Объяснение основ работы с ERP-системой является одним из самых трудных этапов ее внедрения. Ведение бизнеса с использованием ERP-системы может изменить бизнес-процессы на предприятии, что влечет за собой необходимость осуществлять наравне с должностными обязанностями также и функционал, связанный с использованием данного программного комплекса. Таким образом, главным моментом для руководства компании становится подготовить к работе с ERP-системой персонал морально.
При внедрении ERP-системы может возникнуть проблема отсутствия желания у обычных сотрудников обучаться работе с ней, ведь такая автоматизация больше облегчает работу руководящему составу. В этой ситуации выходом становится перевод таких работников на другие должности. Большая часть персонала, как правило, мыслит в перспективе и понимает необходимость обучения для использования полученных знаний в работе.
От качества проведенного обучения будет зависеть эффективность использования ERP-системы. Сотрудники должны хорошо понимать основы ее работы и иметь соответствующую мотивацию, ведь если персоналу не будет понятно, для каких целей используются такие нововведения, то и результаты внедрения ERP-системы не будут заметны. Таким образом, работники должны понимать, что использование этого программного комплекса может быть важным рычагом для улучшения эффективности деятельности всего предприятия.
Обучение сотрудников основам работы с ERP-системой следует начать заранее. Можно провести внутреннюю рекламную кампанию, подготовить доступную информацию о целях, которые будут достигнуты после начала использования данного программного комплекса. В специально разработанном документе – «Стратегии обучения персонала» – эта задача обозначена первой. В этом документе все сотрудники предприятия разбиваются на группы в зависимости от объема необходимых обучающих мероприятий, а также перечисляются все остальные шаги обучения.
Как правило, выделяется несколько групп, на которые разбивается весь персонал. К примеру, отдельной группой можно выделить руководство компании и менеджеров среднего звена, которые будут непосредственно управлять работой предприятия и принимать необходимые решения. Еще одна группа – это та часть пользователей, которая выполняет основной функционал в работе с ERP-системой, не вникая в подробности бизнес-процессов, однако обладая глубокими знаниями работы программного комплекса. И третья группа – это основная часть сотрудников, которые будут вводить первичные данные в программу.
Первые две группы должны проходить обучение у сотрудников организации-разработчика ERP-системы, тогда как основная часть персонала из третьей группы может изучить основы работы программы дистанционно или через уже получивших необходимые знания коллег.
Обучение может проводиться как в учебных центрах консалтинговых агентств, так и непосредственно на предприятии. В некоторых случаях разработчики ERP-системы определяют обязательным условием получение соответствующего сертификата у сотрудников второй группы.
Консалтинговые агентства заключают договоры с основными вендорами, такими как SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, что дает им право обучать работе с программой и выдавать подтверждающие документы по окончании обучения. Сведения об этом можно найти на официальных сайтах таких компаний. У отечественных разработчиков – «Парус» и «Галактика» – открыты свои учебные центры.
ERP-система: пример успешного внедрения
Одно из предприятий, занимающихся производством и продажами холодильного оборудования, – Howe Corporation (США) – в целях более эффективного ведения бизнеса решило внедрить ERP-систему на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA) 2-го поколения. Это дало возможность сразу же получить результаты и увидеть преимущества использования данной ERP-системы, т. к. значительно повысились качество и рентабельность всех бизнес-процессов.
Эта организация получила возможность более качественно анализировать объем материальных запасов и необходимость их восполнения. После внедрения ERP-системы Howe Corporation имеет все необходимые инструменты для планирования деятельности как в краткосрочной, так и в более длительной перспективе, что позволяет не использовать ненадежный календарный способ планирования.
Также все возможности использования ERP-системы оценила и международная компания Alfa Laval, которая поставила перед собой цель добиться улучшения производственных показателей путем повышения эффективности бизнес-процессов. В одном из отделений Alfa Laval в Болгарии была использована система ERP Epicor iScala, которая помогла осуществлять подробный анализ использования материалов и производственного сырья, контролировать сроки их закупки для исполнения соответствующих заказов, что повлияло на снижение уровня производственных отходов. При этом, т. к. ERP-система полностью автоматизировала все бизнес-процессы, это позволило снизить объемы лишней продукции на складах, а также минимизировать простои на производстве.
Еще одна компания – IO Electronics – тоже может послужить примером удачного использования ERP-системы. Их целью было успешно достигнуть поставленных на ближайшие 4 года показателей.
Как рассказал директор IO Electronics, при стремительном развитии деятельности и освоении других производственных направлений рентабельность работы предприятия может значительно снизиться, если возникнут сбои в обмене информацией между внутренними подразделениями. Однако при использовании ERP-системы вся информация становится доступна в режиме онлайн. По факту выполнения поставленной задачи в ERP-системе проходят обновления, что позволяет проследить весь производственный процесс и увидеть фактическое наличие той или иной продукции, а также избежать переизбытка материальных запасов на складах.
Рассказывает практик
Как ERP-система позволила снизить потребность в оборотных средствах на 40 %
Сергей Сухинин,
начальник отдела автоматизированных систем управления ОАО «Научно-производственный комплекс «Элара», Чувашия
Т. к. ранее в нашей компании отсутствовала ERP-система, было невозможно оперативно отмечать внесения изменений в бизнес-процесс, что влекло за собой нехватку материалов для сборки готовой продукции, нескоординированную деятельность цехов, ухудшение качества конечного продукта и увеличенный расход сырья. Все эти излишние расходы можно было уменьшить только путем внедрения ERP-системы.
Основное направление деятельности нашей организации – производство, поэтому первоочередными были задачи автоматизации планирования и управления бизнес-процессами. Определив, что в решении поставленных задач нам поможет ERP-система, мы хотели добиться таких целей, как:
-
Увеличение эффективности расходования оборотных средств.
-
Уменьшение материальных запасов, хранящихся на складах.
-
Создание программы производства с учетом имеющихся мощностей.
-
Уменьшение уровня незавершенного производства.
-
Создание общего перечня материалов, используемых в производстве.
-
Улучшение процесса расчета нормы материалов.
-
Увеличение точности оформления закупочных планов, что будет способствовать снижению объемов неликвидных запасов на складах.
Только после внедрения ERP-системы у нас получилось корректно спланировать объем необходимых для производства материалов по факту анализа запасов на складах, что повлекло за собой снижение расходов на оборотные средства на 40 %. Далее такой анализ помогает осуществлять закупки только тех материалов, которые необходимы для определенного бизнес-процесса. Также была оптимизирована организационная структура компании, что способствовало сокращению сотрудников производственно-диспетчерского отдела на 50 % без снижения качества работы.
Можно подвести следующие итоги внедрения ERP-системы в нашей компании:
-
Производственные остатки на складах уменьшились на 60 млн руб.
-
Во всех направлениях деятельности контроль осуществляется по результатам анализа измеряемых показателей. Доходы сотрудников зависят от выполненной или невыполненной ими работы, и они самостоятельно несут за это ответственность.
-
Полностью контролируется закупка производственного сырья и его дальнейшее распределение в цеха.
-
Остатки неликвидных материалов снизились на 20 млн руб.
-
Закупочный план стал оптимальным, в него своевременно вносятся изменения при возникновении такой необходимости.
-
Появилась возможность планирования нагрузки на производственные мощности и, соответственно, количества необходимых для этого работников.
Какая наиболее востребована у российских компаний
Программные комплексы, существующие сейчас на рынке IT-технологий, могут быть разработаны отечественными и зарубежными компаниями. При этом отличаются они не только страной разработки, но также и встроенным функционалом.
Зарубежные ERP-системы, такие как программы компаний SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, могут использоваться на предприятиях любой категории и являются примерами для подражания. Однако при работе с такими системами в России могут возникнуть некоторые сложности:
-
отсутствие в необходимом количестве обученных на соответствующем уровне специалистов для внедрения и дальнейшего сопровождения работы ERP-системы;
-
нежелание отечественных организаций перестроить устоявшиеся бизнес-процессы, т. к. зарубежные системы управления имеют существенные отличия от используемых в России;
-
высокая цена внедрения.
Однако и российские разработчики стараются расширить возможности собственных программных комплексов в соответствии с потребностями заказчиков. Такие ERP-системы успешно справляются с поставленными задачами в случае, когда необходимо автоматизировать отдельные направления работы организации и не нужно внедрять программный комплекс в работу всего предприятия в целом. Как пример можно привести программное обеспечение компаний 1C и «Галактика».