ТПБДиЗ ЛР№1 (604)
.pdf
Нажмите кнопку Далее>. Появится последнее окно Мастера подстановок
(рисунок 2.17).
Рисунок 2.17 – Последнее окно Мастера подстановок
В верхнем поле написано название поля, которое будет занесено в таблицу Клиенты. Так как оно нас устраивает, нажмем кнопку Готово для завершения работы с Мастером подстановок. Перед окончательным созданием подстановки Access попросит подтверждения (рисунок 2.18).
Рисунок 2.18 – Запрос на подтверждение подстановки
Для создания подстановки выберите Да.
Теперь откройте таблицу Клиенты в режиме ввода двойным щелчком ЛКМ. Заполните новую запись. Когда Вы дойдет до поля Область, в ней появится кнопка. Нажмите на нее ЛКМ. Откроется список областей из таблицы
Области (рисунок 2.19).
Выберите из списка нужную область и нажмите ЛКМ. Выбранная область будет занесена в поле таблицы Клиенты.
21
Рисунок 2.19 – Использование подстановки при вводе данных
2.2 Внесение изменений в структуру таблиц
Изменение существующей структуры БД в Microsoft Access осуществляется достаточно просто. Допустим, нам нужно изменить формат поля Адрес в таблице Клиенты. Для этого:
1.Выделите таблицу Клиенты одиночным щелчком ЛКМ.
2.Нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна БД. Таблица будет открыта в режиме конструирования.
3.Замените формат поля с текстовый, 50 символов на текстовый, 100 символов.
4.Нажмите кнопку 
на панели инструментов для сохранения таблицы.
2.3 Типы данных в Access
Доступные типы данных Microsoft Access приведены в таблице 2.1.
Таблица 21 – Типы данных Microsoft Access
Тип |
Расшифровка |
Формат |
Текстовый |
Текст или комбинация текста и |
До 255 позиций. Microsoft |
|
цифр, записанная как текст |
Access не резервирует про- |
|
|
странство для неиспользо- |
|
|
ванных частей текста. |
Поле Memo |
Длинный текст или комбинация |
До 65535 позиций. |
|
текста и цифр. |
|
Числовой |
Числовые данные, которые могут |
1, 2, 4 или 8 байт |
|
использоваться в вычислениях. |
|
Дата/время |
Дата и время. Для годов диапазон |
8 байт |
|
от100 до 9999 г. |
|
Денежный |
Денежные значения, которые мо- |
8 байт |
|
гут использоваться в вычислениях. |
|
|
|
|
Продолжение табл. 21 |
|
|
22
Тип |
|
Расшифровка |
|
|
|
Формат |
|
|
Счетчик |
Уникальная |
последовательность |
4 байта |
|
||||
|
(инкрементируемая через 1) или |
|
|
|
||||
|
случайные |
числа, |
вводимая |
|
|
|
||
|
Microsoft Access при создании но- |
|
|
|
||||
|
вой записи в таблице. Значение по- |
|
|
|
||||
|
ля типа Счетчик не может быть из- |
|
|
|
||||
|
менено. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
Логический |
Да (-1) или Нет (0) – логическое |
1 бит |
|
|
||||
|
значение. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
Поле |
Объект (такие как лист Microsoft |
До 1 Гбайта. (теоретиче- |
||||||
объекта OLE |
Excel, |
документ Microsoft |
Word, |
ски |
ограничено |
доступ- |
||
|
графика, звук и др. бинарные дан- |
ным |
дисковым простран- |
|||||
|
ные) присоединенный и включен- |
ством) |
|
|||||
|
ный в таблицу Microsoft Access. |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
||
Гиперссылка |
Текст |
или |
комбинация |
символов |
Каждая из трех |
частей |
||
|
(букв и цифр), сохраненная как ад- |
может содержать до 2048 |
||||||
|
рес гиперссылки. Адрес гиперссыл- |
символов. |
|
|||||
|
ки должен содержать как минимум |
|
|
|
||||
|
три части: |
|
|
|
|
|
|
|
|
text to display – текст, который вво- |
|
|
|
||||
|
дится в поле для контроля; |
|
|
|
|
|
||
|
address – путь к файлу (UNC path) |
|
|
|
||||
|
или странице (URL); |
|
|
|
|
|
||
|
subaddress – |
расположение |
файла |
|
|
|
||
|
на странице. |
|
|
|
|
|
|
|
|
Простейший путь создания гипер- |
|
|
|
||||
|
ссылки – вызов пункта меню |
|
|
|
||||
|
ВставкаðГиперссылка. |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
||||||
Мастер |
Создает поле путем подстановки |
Имеет тот же размер, как и |
||||||
подстановок |
значения из другой таблицы с ис- |
первичное ключевое поле, |
||||||
|
пользованием выпадающего списка. |
обычно – 4 байта. |
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.4 Отношения (связи) в базе данных
Отношение – это способ формального определения связи двух таблиц между собой. Полями, создающими отношение, являются первичный ключ и
23
внешний ключ.
Благодаря отношению процессор баз данных «знает», какие две таблицы участвуют в этом отношении и какой внешний ключ связан с первичным ключом. Для процессора баз данных фирмы Microsoft (он называется Microsoft Jet) объявление отношений не обязательно, однако при таком объявлении упрощается задача выборки данных из записей двух или нескольких связанных таблиц.
Объявление отношения позволяет также обеспечить ссылочную целост- ность (обеспечение непротиворечивости информации, хранимой в многотабличной БД). При наличии ссылочной целостности невозможно удалить запись из таблицы, если в БД существуют другие записи, связанные с ней.
Рассмотрим две таблицы: Клиенты и Заказы. Эти две таблицы связаны так, как показано на рисунке 2.20.
Клиенты |
|
|
Заказы |
|
Номер |
|
|
|
Номер |
|
|
|
||
Фамилия |
|
|
НомерКлиента |
|
|
|
|
|
|
Имя |
|
|
ДатаЗаказа |
|
Отчество |
|
|
Количество |
|
Фирма |
|
|
|
|
Адрес |
|
|
|
|
Город |
|
|
|
|
Область |
|
|
|
|
Индекс |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Телефон |
|
|
|
|
Факс |
|
|
|
|
ЭлПочта |
|
|
|
|
Рисунок 2.20 – Отношение между таблицами Клиенты и Заказы
Предполагается, что сначала Вы регистрируете клиентов в таблице Клиенты, а уже затем создаете записи с информацией о заказах в таблице Заказы.
Атеперь попробуем ответить на следующие вопросы:
–что произойдет, если Вы захотите удалить запись с данными о клиенте, который оформил заказы, зарегистрированные в таблице Заказы?
–что будет, если создать заказ, для которого не существует действительного значения поля НомерКлиента?
Любой заказ без значения поля НомерКлиента не будет отгружен, по-
24
скольку адрес отгрузки зависит от записи в таблице Клиенты. При этом говорят, что данные в связанных таблицах противоречивы. Ссылочная целостность, позволяющая устранить противоречивость данных обеспечивается путем генерирования ошибок при выполнении действий над данными, которые могли бы оставить данные в противоречивом состоянии.
Для создания отношения между таблицами выполните следующие дейст-
вия:
1. Выберите команду меню СервисðСхема данных. При этом появится окно Схема данных и диалоговое окно Добавление таблицы (рисунок 2.21).
Рисунок 2.21 – Диалоговое окно Добавление таблицы
2.Удерживая клавишу j нажатой, отметьте одиночным щелчком ЛКМ по очереди все таблицы БД и нажмите кнопку Добавить.
3.Расположите окошки таблиц так, как показано на рисунке 2.22. Перемещение осуществляется с помощью мыши. Нажмите ЛКМ на заголовке таблицы и, не отпуская ее, переместите куда надо.
4.Нажмите ЛКМ на поле Номер таблицы Клиенты и, не отпуская ее, перетащите его на поле НомерКлиента таблицы Заказы. Когда указатель мыши будет над полем НомерКлиента, он примет вид прямоугольника. Отпустите ЛКМ. Появится диалоговое окно Изменение связей (рисунок 2.23).
25
Рисунок 2.22 – Схема данных без установленных связей
Рисунок 2.23 – Диалоговое окно Изменение связей
5.Установите флажок Обеспечение целостности данных. При этом станут доступными флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей. Установите их также.
6.Нажмите кнопку Создать. Access создаст отношение (рисунок 2.24). Аналогично создайте связи между полями Область таблиц Клиенты и
Области, Номер таблицы Заказы и Номер заказа таблицы ЗаказыКлиентов.
Вид схемы данных с установленными связями показан на рисунке 2.25.
26
Рисунок 2.24 – Схема данных с установленной связью между таблицами Клиенты и Заказы
Рисунок 2.25 – Вид схемы данных с установленными связями
Вернемся к таким понятиям, как каскадные обновления и каскадные удаления.
Каскадные обновления. При изменении значения первичного ключа таблицы связанные данные во внешних ключах, относящихся к этой таблице, также изменяются, отражая изменения в первичном ключе. Так, например, если
27
Вы измените значение Номер клиента Сергей Иванович Васильев в таблице Клиенты с 12 на 35, значение поля НомерКлиента, для всех заказов, сделанных С. И. Васильевым, автоматически изменятся с 12 на 35.
Каскадные удаления. При удалении записи в таблице все записи, связанные с ней в других таблицах, автоматически удаляются. Следовательно, если Вы удалите запись для С. И. Васильева в таблице Клиенты, все записи в таблице Заказы для этого клиента автоматически удаляются.
А теперь опять вернемся к рисунку 2.25. Обратите внимание, что все связи между таблицами помечены с двух сторон. С одной стороны написано число 1, а с другой – стоит знак ∞. Такое отношение называется отношением «один- ко-многим». Так отношение между таблицами Клиенты и Заказы говорит о том, что один клиент может сделать много заказов. Для таблиц Клиенты и Области такое отношение говорит о том, что в одной и той же области могут жить много клиентов.
Если же каждой записи в одной таблице соответствует только одна запись в другой таблице, такое отношение имеет тип «один-к-одному». Различают еще связь «многие-ко-многим». В этом случае одной записи из таблицы могут соответствовать несколько записей в другой таблице и наоборот.
3.ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ
3.1Ввод данных в таблицы
В Microsoft Access возможен ввод данных:
∙Путем ввода записей в режиме таблицы.
∙С использованием форм Access.
∙Копированием данных из других таблиц.
∙Импорт данных из внешних файлов.
∙Присоединение внешних таблиц.
Первый способ наиболее простой и быстрый. Рассмотрим его.
В качестве примера заполним таблицу Области. Для того чтобы открыть таблицу в режиме ввода, дважды щелкните ЛКМ на названии таблицы в окне БД. Откроется окно, вид которого показан на рисунке 3.1.
При этом курсор будет находиться в первой строке поля Область. В верхней части окна написано название таблицы. В нижней части выводится информация о количестве записей в таблице и о номере текущей записи.
28
Рисунок 3.1 – Таблица Области в режиме ввода
Введем с клавиатуры название области, например, Донецкая. Для перехода в поле Страна можно нажать клавишу | или x, или переместить указатель мыши в указанное поле и нажать ЛКМ. Теперь введем Украина. Затем с помощью клавиш |, x или мыши перейдем на вторую строку таблицы в поле Область и введем Киевская. В поле Страна введем Украина. После ввода всех данных таблица должна иметь вид, показанный на рисунке 3.2.
Рисунок 3.2 – Таблица Области после ввода данных
Новая запись (строка таблицы) создается при нажатии на кнопку 
или автоматически при переходе в пустую строку таблицы. При этом изменения будут занесены в БД только при переходе на следующую запись!
Теперь заполним таблицу Клиенты. Откроем таблицу для ввода, как было показано выше. Введем фамилию клиента, например, Иванов. А теперь попробуем нажать кнопку y. На экране появится сообщение (рисунок 3.3): «Поле ‘Клиенты.Имя’ не может содержать значение Null (пусто) потому что свойство Обязательное поле установлено в Да. Введите значение в это поле.»
Рисунок 3.3 – Сообщение при неполном вводе данных
Это отработала одна из проверок правильного ввода записи в таблицу, так как при переходе на следующую запись Access попытался сохранить текущую
29
запись, а значения в поле Имя не оказалось. Таким образом, наличие проверок не позволяет пользователю оставлять пустыми те поля в таблице, данные в которых должны обязательно присутствовать.
3.2 Редактирование данных в таблицах
Для редактирования существующей записи поместите курсор мыши на требуемое поле и нажмите ЛКМ. Введите новые данные. Когда все необходи-
мые поля записи будут отредактированы, нажмите кнопку 
или просто перейдите на следующую запись для сохранения изменений в таблице.
До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу ^.
Отмена изменений в текущем поле также производится клавишей
^.
3.3 Удаление записей
Для удаления записи нужно сначала выделить ее. Выделение производится нажатием ЛКМ на сером квадрате в начале поля. Для выделения нескольких записей нажмите и удерживайте клавишу j, щелкая ЛКМ на нужных записях. После того, как записи, которые нужно удалить, выделены, нажмите клавишу c. При этом Access выведет запрос на подтверждение удаления (рисунок 3.4). Для подтверждения удаления выберите «Да».
Рисунок 3.4 – Диалоговое окно подтверждения удаления записей
4. ВЫВОД ИНФОРМАЦИИ О БАЗЕ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ НАДСТРОЙКИ «АРХИВАРИУС»
Access может генерировать отчет, содержащий информацию о структуре БД. Для этого используется специальная надстройка, которая называется «Ар-
30