Информация и коммуникации в управлении

Основы менеджмента

Схема информационного процесса

Коммуникации

•Коммуникации — это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения.

•Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

•Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Коммуникации

•Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.

•В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

•Управление в полной мере использует полную, объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях.

•Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса управленческой деятельности необходимо её классифицировать.

Классификация информации

Классификация может осуществляться по следующим признакам: 1. По содержанию:

-экономическая

-правовая

-техническая и т.д.

2. По отношению к объекту:

-внешняя

-внутренняя 3. По назначению:

-одноцелевая - связана с решением конкретной проблемы

-многоцелевая – нескольких проблем

Классификация информации

4. По степени готовности для использования:

- первичная – несистематизированные данные - промежуточная – предварительно очищенная и систематизированная

- конечная – обосновывающая управленческие решения 5. По степени важности:

-особо важная (ноу-хау, стратегические секреты)

-необходимая для выполнения работы (указания, предписания, инструкция)

-желательная, но без которой можно обойтись (итоги работы подразделений, перспективы, внутренняя жизнь)

Требования, предъявляемые к информации:

-достоверность

-объективность

-безусловная необходимость

-своевременность поступления (оперативность)

-системность сведений

-целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих)

-регулярность и ритмичность

-экономичность

Информационно-управленческие системы

Т.к. количество информации и скорость её изменения имеют тенденцию к постоянному возрастанию, то руководству предприятий необходимо применять формальные методы сбора и обработки информации. Таковыми являются информационно-управленческие системы (ИУС). Они обеспечивают информацией все уровни управления.

•Высший – внешняя информация, не детализированная, имеющая широкие границы (для стратегического управления).

•Средний – внутренняя и внешняя информация о производительности, затратах, обороте, изменении технологии, потребностей потребителя и т.п. Более детальная, точная, более узкие границы, временные рамки меньше.

•Низший – для оперативного контроля в повседневной деятельности, более узкая, точная, самая последняя, из внутренних источников (объём производства, количество материала и т.п.).

Понятие коммуникации

•Коммуникация (от лат. делаю общим, связываю, общаюсь) – общение, передача информации от человека к человеку; взаимная передача и восприятие, двусторонний обмен идеями, информацией, ведущий к взаимному пониманию.

•Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

•Бернард был одним из первых и, по крайней мере, одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой - формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Понятие коммуникации

•Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

•В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

•Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная.

•Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям