!Учебный год 2024 / модуль 2
.docxКак проверить полномочия получателя документов
Чтобы убедиться, что вы передаете документы именно тому, кому они предназначены, проверьте полномочия получателя.
Какие документы надо попросить для проверки
Если вы передаете документы непосредственно в руки тому человеку, которому они адресованы, достаточно проверить его паспорт.
Часто приходится передавать документы через представителя адресата. Например, если документы предназначены не конкретному человеку, а юридическому лицу. В этом случае получатель документов должен представить вам:
cвой паспорт;
доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия.
Полномочия представителя чаще всего подтверждают доверенностью. Проверьте в ней:
дату совершения доверенности;
срок действия доверенности;
паспортные данные представителя (соответствуют ли они его паспорту);
данные доверителя (реквизиты организации или ФИО физического лица);
формулировку полномочий;
подпись.
Дата и срок доверенности
Есть два важных правила, как проверить дату и срок действия доверенности.
Если в доверенности не указана дата или дата некорректная, то доверенность ничтожна.
Если в доверенности не указан срок, это значит, что она действует один год с даты выдачи.
Пример
Представьте, что 21 сентября 2021 года вы проверяете доверенность человека, через которого должны передать документы адресату.
В таблице указаны пять разных случаев. Посмотрите на дату выдачи и срок действия и решите: можно ли передать документы получателю, который предъявил вам эту доверенность?
В каком из случаев доверенность действительна?
Дата выдачи |
Срок действия |
Вывод |
Не указана |
До 31 декабря 2021 |
Доверенность ничтожна |
14 октября 2020 |
Не указан |
Все в порядке, доверенность еще действует |
5 марта 2019 |
Два года |
Срок доверенности истек |
14 октября 2021 |
Три года |
Указана некорректная дата, доверенность ничтожна |
28 сентября 2018 |
Три года |
Все в порядке, доверенность еще действует |
Формулировка полномочий
Есть два варианта, как могут быть выражены полномочия на получение документов.
Вариант 1. В доверенности указано, что представитель может совершать любые действия от имени представляемого.
Вариант 2. В доверенности указано, что представитель может представлять интересы доверителя по вопросам получения и передачи его документации и корреспонденции, с правом подписывать все необходимые документы для выполнения поручения.
Только если в доверенности есть одна из этих двух формулировок, вы можете передать документы представителю.
Пример
Проверка доверенности по реквизитам
Доверенность можно проверить на сайте Федеральной нотариальной палаты в сервисе «Проверка доверенностей по реквизитам». Сначала открывается вкладка, в которой можно проверить, действительно ли нотариус удостоверил ту доверенность, реквизиты которой вы ввели.
На другой вкладке можно проверить доверенности в простой письменной форме, которые не удостоверял нотариус. Введите реквизиты и вас предупредят, если окажется, что доверитель отозвал эту доверенность, то есть отменил полномочия представителя.
Если доверенность совершена в простой письменной форме, то дополнительно нужно проверить, действительно ли тот, кто ее подписал, является руководителем компании. Для этого посмотрите сведения об этом лице в выписке из ЕГРЮЛ на сайте ФНС (сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде»).
Печать на доверенности не обязательна.
Если контрагент выдал представителю доверенность в порядке передоверия, то нужно дополнительно затребовать оригинал или копию первоначальной доверенности.
Иные документы, подтверждающие полномочия
Полномочия представителя можно указать не в доверенности, а в тексте договора. В этом случае проверьте, соответствуют ли паспортные данные получателя документов тем данным, которые указаны в тексте договора.
Полномочия из обстановки
На практике встречаются ситуации, когда документы нужно отдать без проверки полномочий. В данном случае полномочия явствуют из обстановки. К примеру, когда вы передаете документы сотруднику банка в отделении, вы можете полагаться на то, что это именно сотрудник, а не случайный человек.
К сожалению, бывают и неоднозначные случаи.
Пример
Сотрудник, которому поручили передать документы, пришел в офис организации-контрагента и передал документы секретарю. Через некоторое время между сторонами возник спор. Организация-контрагент представила сведения, что лицо, которое расписалось в получении документов, никогда не было сотрудником этой организации. Суд посчитал, что факт получения документов контрагентом не доказан.
Если вы сомневаетесь, что полномочия представителя следуют из обстановки и при этом получатель отказывается предъявить доверенность, зафиксируйте фактические обстоятельства передачи документов с помощью аудио- или видеозаписи:
зафиксируйте, что получатель находится в офисе или ином помещении контрагента;
попросите у получателя документы, которые подтверждают его полномочия, и получите устное утверждение о наличии полномочий.
Самое важное
Если вручаете документы не самому адресату, а передаете через кого-то другого, попросите паспорт и доверенность.
В доверенности надо проверить сведения о представителе и доверителе, а также формулировку полномочий.
На сайте Федеральной нотариальной палаты можно проверить, не отменил ли доверитель ранее выданную доверенность.
2 УРОК ИЗ 2
Как получить подтверждение того, что документ вручен
В судебном споре часто требуется доказать, что одна сторона вовремя направила другой те или иные документы. Поэтому важно не только вручить их адресату, но и сохранить доказательство того, что документы были вручены.
Доказательства будут разными в зависимости от того, как именно документ направили адресату: Почтой России, лично или по электронным каналам связи.
Как подтвердить вручение документа, отправленного почтой
Направляйте документы письмом с объявленной ценностью («ценное письмо»). У этого вида почтовых отправлений есть опись вложения и уведомление о вручении.
Опись подтвердит, что вы отправили адресату конкретный документ, а не пачку чистой бумаги, а уведомление – что адресат этот документ действительно получил.
Опись вложения оформляют на бланке ф.107. Вы можете получить этот бланк в почтовом отделении или заранее скачать его с сайта Почты России и заполнить в двух экземплярах.
Помимо названия документа (претензия, иск, бюллетень и т.д.) укажите в описи еще и его основное содержание. Если этого не сделать, недобросовестный контрагент может заявить в суде, что вы отправили ему документ, который касался совсем другого вопроса.
В дополнительных материалах к этому уроку вы найдете заполненный образец бланка ф.107.
Если вы заполните этот бланк заранее, на почте останется только заверить готовую опись. Для этого отдайте сотруднику почты два заполненных экземпляра бланка ф.107 и те документы, которые вы собираетесь отправить. Не спешите запечатывать конверт: его надо передать сотруднику почты в открытом виде, чтобы он мог сверить опись с содержимым. Один экземпляр описи он вернет вам, а второй вложит в конверт.
Уведомление о вручении оформляют на бланке ф.119. Как и опись вложения, этот бланк вы должны заполнить сами и отдать его сотруднику почты вместе с основным письмом. В отличие от описи, уведомление достаточно оформить в одном экземпляре.
Уведомление о вручении – основное доказательство доставки письма. До того как получите от почты уведомление с подписью адресата, сохраните документы, которые станут дополнительным доказательством.
В момент отправки сотрудник почты выдаст вам квитанцию, в которой указан идентификатор (трек-номер):
По трек-номеру можно отследить движение письма на сайте «Почты России».
На странице с информацией о вашем письме появится дата, когда оно было доставлено адресату. Распечатка этой страницы с информацией об отслеживании писем пригодится вам как дополнительное доказательство того, что адресат получил письмо.
Основным доказательством будет уведомление о вручении, которое почта направит вашей компании. В уведомлении будет указан конкретный человек, который получил письмо, и будет стоять его подпись.
Квитанцию и уведомление храните вместе с вашим экземпляром отправленного документа, чтобы потом было легче их найти.
Если контрагент заявит, что документы от вас не получал, и при этом у вас не будет уведомления о вручении, придется обратиться к нотариусу. Он оформит протокол нотариального осмотра страницы сайта об отслеживании писем с трек-номером вашего письма.
Как подтвердить, что документ передали лично
Возьмите с собой два экземпляра документа: сам документ и его копию. Основной документ передадите адресату, а на копии вам проставят отметку о приеме.
В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносят в регистрационный журнал организации – так он получает входящий номер. Этот номер вместе с датой регистрации указывают в нижнем правом углу первого листа или на обороте документа.
В этой отметке принято указывать наименование организации-получателя. Указывают также, какое должностное лицо и когда получило документ.
Пример
В правильной отметке должны быть:
указание на то, что документ получен
должность получателя
фамилия и инициалы получателя
наименование компании
подпись
дата
входящий номер
дата регистрации документа
Часто бывает, что организация, получившая письмо, не соблюдает описанные выше требования. Секретарь, принимающий документ, ставит на нем только номер и дату или вовсе обходится простой подписью.
Не соглашайтесь на такую усеченную отметку, поскольку она не будет служить доказательством вручения.
Каких отметок будет недостаточно
Что указали в отметке |
В чем проблема |
Простая подпись с расшифровкой |
Нельзя установить дату вручения документа и лицо, которое его получило |
Входящий номер и дата |
Нельзя установить, кто получил документ |
Штамп с наименованием организации без должности и ФИО получателя |
Нельзя установить, кто получил документ |
Общее правило – нужно получить максимальное количество реквизитов, чтобы подтвердить вручение документа. Оцените, насколько имеющихся у вас данных достаточно, чтобы подтвердить факт вручения. Если их недостаточно, то продублируйте отправку письма иным способом, например «Почтой России»
Как подтвердить вручение по электронной почте
Направить сообщение по электронной почте, факсу или иным электронным каналам связи можно, только если в договоре между сторонами зафиксирован именно такой способ передачи сообщений, связанных с исполнением этого договора.
Пример
Чтобы доказать факт вручения, нужно:
подтвердить принадлежность адреса электронной почты;
определить дату и время отправки писем;
установить содержание писем и вложенных документов.
Обычно суду достаточно, что письмо вы отправили именно по тому адресу электронной почты, который указан в договоре. Если возникнут сомнения, подтвердить принадлежность адреса поможет доменное имя, входящее в состав адреса электронной почты. Администратор домена – это пользователь, на имя которого зарегистрировано доменное имя в реестре. Публичный доступ к информации о доменном имени предоставляет служба WHOIS.
Таким образом, вместе с перепиской можно представить суду распечатку с сайта службы WHOIS, на которой указано, что администратором доменного имени является ваш контрагент.
Самое важное
Доказательства получения документа будут разными в зависимости от того, как именно документ направили адресату: Почтой России, лично или по электронным каналам связи.
Опись подтвердит, что вы отправили адресату конкретный документ, а не пачку чистой бумаги, а уведомление – что адресат этот документ действительно получил.
Уведомление о вручении оформляют на бланке ф.119.