9559

контроль снижает инициативу. Поэтому современный руководитель должен найти золотую середину и выработать эффективный механизм контроля.

Вменеджменте выделяют три вида контроля:

предварительный – осуществляется на этапе планирования деятельности до непосредственного выполнения задачи и заключается в проведении анализа запланированных мероприятий (показателей), а также выявлении оптимального варианта развития организации с уче-том состояния внешнего окружения;

текущий контроль (оперативный) – осуществляется в процес-се выполнения задачи или плана и заключается в своевременном об-наружении отклонений от запланированных показателей с целью их своевременного устранения. Текущий контроль обычно осуществля-ется специальным подразделением, подчиненным руководству орга-низации (аналитические отделы, диспетчерская служба и т. п.);

заключительный контроль – базируется на анализе достигну-тых результатов деятельности по итогам работы за определенный от-четный период

ипредставляет основу для дальнейшего этапа плани-рования деятельности организации на перспективу, а также представ-ляет информацию для использования системы материального стиму-лирования работников по конечным результатам работы.

Процедура контроля осуществляется поэтапно, с соблюдением очередности ступеней реализации. Основные этапы процесса контроля:

1-й этап — стандартизация, выработка эталона. На данном этапе осуществляется установка норм, требований, оптимальных показателей, с которыми будут сравниваться реальные результаты, достигнутые каждым подразделением в частности и организацией в целом;

2-й этап — подготовка к реализации и конкретизация предмета контроля, сбор сведений, сортировка. Кроме того, в этот период возможно формирование временной группы подготовленных сотрудников, которые выполняют дифференцированные задачи. После ознакомления с материалом уточняются нормативы, и формируется план действий;

3-й этап — измерение реальных результатов. Данная ступень крайне трудоемкая и часто вызывает затруднения. Она требует использования как качественных, так и количественных методов оценки, потому что некоторые виды деятельности невозможно подвергнуть фактическому изменению. Необходимо не только максимально точно подобрать единицы измерения, их частоту и скорость, но и определиться с масштабами контроля;

4-й этап — сравнение полученных фактических результатов с установленными ранее стандартами с целью выявления отклонений. В итоге отмечается превышение, снижение или соответствие принятым в начале нормам. На данном этапе важным является определение допустимых отклонений, оказание помощи в устранении недостатков, формирование предложений для подготовки заключения;

5-й этап — заключительный — подведение итогов, оценка и коррекция.

51

Функция координации. Координация – это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Для реализации данной функции могут использоваться различные документальные источники (отчеты, служебные записки, докладные, аналитические материалы), а также результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях руководства, при интервьюировании работников и клиентов.

Существенную роль при этом играют используемые технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации. Современные информационные технологии позволяют частично автоматизировать этот процесс.

С помощью современных технологий коммуникаций и передачи информации устанавливается взаимодействие между подразделениями, осуществляется оперативное маневрирование ресурсами, обеспечивается координация и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля), а также единство действий руководителей разных уровней.

Вусловиях повышения самостоятельности и ответственности менеджеров

иисполнителей происходит рост неформальных связей, которые обеспечивают эффективную горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры. Одновременно сокращается необходимость вертикальной координации, и структура управления становится более простой и «плоской», что способствует снижению управленческих затрат (за счет сокращения штата) и повышению эффективности системы менеджмента.

Частью функции координации является регулирование управленческой деятельности, направленное на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий, графиков, норм выработки. Эта функция осуществляется высшим руководством или специальными информационными службами организации, и некоторыми авторами рассматривается как часть функции контроля.

Механизм координации работ в организации включает:

постановку общих целей либо миссии фирмы;

обеспечение и документацию процессов управления;

использование современных средств связи;

построение рациональной организационной структуры управления организацией;

выбор эффективных методов коммуникаций;

развитие организационной культуры в организации.

Создание такого механизма координации и управления организацией позволяет своевременно обнаружить первые сигналы наступления кризиса и минимизировать его отрицательное влияние на деятельность фирмы, обеспечить устойчивое развитие бизнеса.

Очень важным элементом этого процесса является эффективная обратная связь со стороны сотрудников, которые должны понимать

52

необходимость постоянного анализа ситуации на рынке и на предприятии и оперативного информирования руководителей о текущих проблемах. Последнее показывает взаимосвязь функции координации с мотивацией и другими функциями управления.

3.3. Конкретные (производственные) функции управления

Конкретные функции управления – это такой вид управленческой деятельности, который непосредственно связан с особенностями производственного процесса, стратегии развития и бизнес-модели предприятия.

Если общие функции управления показывают направления воздействия всей управляющей системы на объект управления в целом, то конкретные функции взаимоувязывают специализированные области управленческой деятельности (ценообразование, налогообложение, маркетинг, инвестиционное проектирование и т. п.) с общими функциями и системой управления организацией. Поэтому конкретные функции управления зависят от специфики производственно-хозяйственной деятельности и структуры управления каждого конкретного предприятия.

На современных предприятиях выделяют множество различных конкретных функций управления:

общее руководство;

управление основным производством;

управление вспомогательным производством;

управление обслуживающим производством;

управление качеством продукции;

управление маркетингом;

управление финансами;

управление кадрами;

управление персоналом;

управление нововведениями (инновациями);

управление заработной платой;

снабжение и т. д.

Количество специальных функций управления и их отражение в организационной структуре определяется, прежде всего, выбранной миссией и стратегией развития, масштабами деятельности организации, условиями конкуренции, требованиями законодательства и другими ситуационными факторами.

Например, реализация новой стратегии может потребовать со-здания отделов стратегического планирования, разработки продукции, отдела дизайна и т. п., а рост масштабов деятельности потребует расширения отдела маркетинга, создания службы логистики, привлече-ния специалистов по связям с общественностью. Постоянные изменения внешней среды требуют создания аналитической службы.

Таким образом, в процессе развития производства возникают но-вые конкретные функции управления, призванные решать новые про-изводственные

53

и экономические задачи в сфере управленческой деятельности. С одной стороны, динамичный рост организации приводит к увеличению количества привлекаемых сотрудников, специализирующихся на выполнении отдельных производственных функций управления. С другой стороны, расширение трудового потенциала и узкая специализация способствуют внедрению инноваций и обновлению действующих бизнес-моделей, обеспечивая необходимый уровень конкурентоспособности организации.

Характерной особенностью конкретных функций управления является то, что они также включают общие функции управления – планирование, организацию, мотивацию и контроль, направленные на достижение конкретных целей соответствующих функциональных подразделений (рис. 4).

Рис. 4. Конкретные (производственные) функции управления

В практическом плане общие и конкретные функции управления представлены на предприятии в неразрывном единстве и могут выполняться одними и теми же функциональными подразделениями. Например, отдел планирования осуществляет общее планирование деятельности субъекта хозяйствования (общая функция управления) и планирование развития основного и вспомогательного производств совместно с производственным отделом (конкретная функция управления). В совокупности общие и конкретные функции менеджмента раскрывают содержание процесса управления современной организацией и определяют ее потенциальные возможности развития.

54

4.Организация как система управления

4.1.Цели и миссия организации

Важнейшим понятием в менеджменте и экономике является организация. Существует большое количество определений организации:

социальный механизм для реализации организационных, групповых, индивидуальных целей.

совокупность людей, кооперирующих свою деятельность для достижения определенной цели.

некоторая совокупность действий или процессов, направленных на формирование и совершенствование взаимодействия определенных элементов.

Организации создаются для удовлетворения самых разнообразных потребностей людей и поэтому имеют различные виды, размеры, цели.

В организацию люди объединяются для достижения таких целей, которые они не могли бы достичь, если бы действовали в одиночку. В организации люди реализуют потребность действовать сообща на основе признания и подчинения или солидарности между людьми.

Автор бюрократической концепции управления Макс Вебер определял: Организация – это совокупность социальных отношений, в которой

регулирование осуществляется особой группой людей: руководителем и, возможно, административным аппаратом, обладающими представительной властью.

Признаки организации:

1. Наличие цели. Цели определяются при создании организации, могут измениться на протяжении ее функционирования, но всегда служат ориентиром, ведущим организацию к успеху. В организации существует целая система целей, включая главную цель всей организации, цели подразделений и, наконец, личные цели работников.

2. Обособленность, предполагающая замкнутость внутренних процессов

иналичие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения (расположенность организации, внутренняя упорядоченность, наличие определенных рабочих мест, оборудование для реализации ее деятельности). Любая организация является открытой системой, испытывающей влияние внешней среды и оказывающей влияние на окружающую среду, но она обязательно имеет внутреннюю определенность и границы.

3. Разделение труда (т.е. выполняемой работы) на составляющие компоненты. Применительно к организации производства этот принцип означает, что люди не в состоянии одинаково хорошо выполнять широкий круг обязанностей. Следовательно, необходима специализация на выполнении определенных функций и в управлении предприятием. И по мере того, как предприятие становится все более сложным, увеличивается в размере, управление также должно все более разделяться на отдельные функции, на выполнении которых будут специализироваться отдельные люди или группы людей.

55

4.Наличие связей между ее отдельными элементами, посредством которых они взаимодействуют, решают возникающие проблемы и достигают поставленных целей. Эти связи бывают экономическими, технологическими, управленческими, информационными, социальными и пр.

5.Саморегулирование, предполагающее возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы организационной жизни и с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды. Саморегулирование осуществляется с помощью внутриорганизационной структуры, координирующей деятельность членов организации и обеспечивающей их единство.

6.Наличие внутреннего центра, координирующего деятельность людей, обеспечивающего их интеграцию, а в конечном итоге целостность организации.

Ворганизации, в отличие от свободных объединений, всегда присутствует внутреннее управление, которое определяет цели и задачи организации, планирует и организует деятельность по выполнению этих задач, контролирует соответствие результатов работы поставленным целям. Благодаря такому центру возможно саморегулирование деятельности организации, т.е. выбор наиболее оптимального способа действий без внешнего вмешательства.

7.Организационная культура – это совокупность установившихся ценностей, традиций, верований, норм поведения, символов, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей.

Миссия организации

Каждая организация в рыночной экономике создается для удовлетворения какой-либо потребности общества.

Любое предприятие представляет собой открытую систему и может существовать только в том случае, если удовлетворяет определенным запросам внешней среды. Поэтому можно сказать, что успех работы организации в первую очередь зависит от правильно выбранной миссии.

Миссия организации – это предназначение и смысл существования организации для ее собственников и сотрудников, покупателей и деловых партнеров, среды обитания и общества в целом.

Два понимания миссии:

1.Миссия – это философия, предназначение, смысл существования организации. Это ценности и принципы, в соответствии с которыми организация намеревается осуществлять свою деятельность. Философия организации обычно действует продолжительное время и меняется редко.

2.Конкретная формулировка причины и смысла существования организации, в котором проявляется отличие данной организации от ей подобных. Это отличие затем формируется и реализуется в стратегии ее функционирования и развития. Миссия определяет статус фирмы, дает направления для формулировки путей ее развития на различных уровнях, конкретизирует масштабы деятельности фирмы, вид продукции и услуг, тип рынка.

56

В миссии должны быть отражены следующие характеристики организации:

целевые ориентиры, т.е. то, на что направлена деятельность организации

ик чему она стремится в своей долгосрочной перспективе;

сфера деятельности и рынок, на котором организация осуществляет реализацию своего продукта;

философия организации, выраженная в принятых ею ценностях и верованиях.

Миссия дает субъектам внутренней и внешней среды общее представление об организации, к чему она стремится, какие средства она готова при этом использовать; способствует внутреннему единению организации и формированию ее корпоративного духа; создает возможность для более эффективного управления организацией, поскольку является базой для установления ее целей и стратегии, распределения ее ресурсов; раскрывает для сотрудников организации смысл и содержание их деятельности.

Разработка миссия организации – это первый этап для формирования имиджа организации, ее организационной культуры и стратегии выживания в конкурентной среде.

Миссия организации как сформулированное утверждение обычно вырабатывается ее высшим руководством. Часто миссия бывает сформулирована основателем организации.

К факторам, влияющим на формулирование миссии, обычно относят:

исторические особенности организации;

существующий стиль поведения и способ воздействия собственников и управленческого персонала;

состояние внешней по отношению к организации среды;

наличие ресурсов, необходимых для достижения стоящих перед организацией целей;

специфические особенности организации.

Формулирование цели и миссии организации зависит от интересов следующих групп людей, связанных с деятельностью организации:

собственников организации, создающих, приводящих в действие и развивающих организацию для того, чтобы за счет присвоения результатов своей деятельности решать свои жизненные проблемы;

сотрудников организации, своим трудом непосредственно обеспечивающих деятельность организации, создание и реализацию продукции или услуг, получающих от организации за свой труд компенсацию и решающие за этот счет свои жизненные проблемы;

покупателей продукта или услуг организации, отдающих ей свои деньги в обмен на продукт, предлагаемый организацией, и удовлетворяющих с помощью этого продукта свои потребности;

деловых партнеров организации, находящихся с ней в формальных и неформальных отношениях, оказывающих организации коммерческие и некоммерческие услуги и получающих аналогичные со стороны организации;

57

местного сообщества, находящегося с организацией во взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в экономическом, социальном, политическом и другом влиянии сообщества и организации;

общества в целом, в первую очередь в лице государственных институтов, взаимодействующих с организацией в политической, правовой, экономической и других сферах, получающих от организации часть создаваемого ее богатства для обеспечения всех слоев населения.

Миссия организации в большей или меньшей степени должна отражать интересы всех перечисленных субъектов, иначе могут возникнуть разногласия между потребителем и производителем.

Цели организации Цели организации – это удовлетворение нужд конкретных потребителей

продукции – людей, клиентов, потребности общества, обеспечение порядка, защищать интересы отдельных лиц, групп и т.п. Любая человеческая деятельность так или иначе осуществляется в различных организациях.

Цели организации – это конкретные показатели с конкретными значениями, которые должна достигнуть компания за плановый период.

Значение целей:

цели являются исходной точкой планирования;

цели лежат в основе построения организационных отношений;

на целях базируется система мотивирования, используемая в организации;

цели являются точкой отсчета в процессе контроля и оценки результатов труда отдельных работников, подразделений и организации в целом.

Существуют следующие типы целей в зависимости оттого, какой период времени требуется для их достижения:

краткосрочные – обычно краткосрочными считаются цели, которые достигаются в течение одного года, Для краткосрочных целей характерна гораздо большая, чем для долгосрочных, конкретизация и детализация, в таких вопросах, как кто, что и когда должен выполнять;

долгосрочные – цели достигаются через два-три года;

среднесрочные – промежуточные цели, между долгосрочными и краткосрочными.

Цели организации могут быть экономического и неэкономического характера.

Неэкономические цели в основном связаны с социальными задачами организации, которые позволяют удовлетворять потребности сотрудников организации. Кроме этого нужно учитывать социальную ответственность организации перед обществом, что может выражаться в таких целях, как: создание дополнительных рабочих мест; оказание благотворительной помощи; принятие на работу безработных, инвалидов, молодых людей без опыта работы и т.д.

Экономические цели организации выражаются в показателях

хозяйственной деятельности и могут быть количественными или

58

качественными. Например, количественная цель – увеличение объема продаж, а качественная цель – достижение организацией технологического лидерства в отрасли.

Наиболее важными являются финансовые цели (прибыль, рентабельность,

показатели доходности), т.к. они занимают лидирующее положение в иерархии целей коммерческой организации.

В независимости от специфики отрасли, особенностей состояния среды, характера и содержания миссии выделяются четыре сферы, применительно к которым в организации устанавливаются цели:

доходы организации;

работа с клиентами;

потребности и благосостояние сотрудников;

социальная ответственность.

Наиболее распространенными направлениями, по которым в деловых организациях устанавливаются цели, являются следующие:

прибыльность, отражаемая в показателях, типа величина прибыли, рентабельность, доход на акцию и т.п.;

положение на рынке, описываемое такими показателями, как доля рынка, объем продаж, относительная по отношению к конкуренту доля рынка, доля отдельных продуктов в общем объеме продаж и т.п.;

производительность, выражающаяся в издержках на единицу продукции, материалоемкости, отдаче с единицы производственных мощностей, объеме производимой в единицу времени продукции и т.п.;

финансовые ресурсы, описываемые показателями, характеризующими структуру капитала, движение денег в организации, величину оборотного капитала и т.п.;

мощности организации, выражаемые в целевых показателях, касающихся размера занимаемых площадей, количества единиц техники и т.п.;

разработка, производство продукта и обновление технологии, описываемые в таких показателях, как величина затрат на выполнение проектов

вобласти НИР, сроки введения в действие нового оборудования, сроки и объемы производства продукта, сроки введения нового продукта, качество продукта и т.п.;

изменения в организации и управлении, отражаемые в показателях, устанавливающих задания по срокам организационных изменений и т.п.;

человеческие ресурсы, описываемые с помощью показателей, отражающих количество прогулов, текучесть кадров, повышение квалификации работников и т.п.;

работа с покупателями, выражаемая в таких показателях, как скорость обслуживания клиентов, число жалоб со стороны покупателей и т.п.;

оказание помощи обществу, описываемое такими показателями, как объем благотворительности, сроки проведения благотворительных акций и т.п.

Цели необходимы для успешного функционирования и выживания организации в долгосрочной перспективе. Однако если цели неверно или плохо

59

определены, это может привести к очень серьезным негативным последствиям для организации.

Ключевые требования, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели:

1. цели должны быть достижимыми, не должны быть нереалистичными, выходящими за предельно допустимые возможности исполнителей.

2. цели должны быть гибкими, чтобы они оставляли возможность для их корректировки в соответствии с теми изменениями, которые могут произойти в окружении.

3.цели должны быть измеримыми, чтобы их можно было количественно измерить или можно было бы каким-то другим объективным способом оценить то, была ли цель достигнута или нет.

4.цели должны быть конкретными, обладающими необходимой специфичностью; цель должна четко фиксировать, что необходимо получить в результате деятельности, в какие сроки следует ее достичь и кто ответственен за достижение цели. Чем более конкретна цель, тем легче выразить стратегию ее достижения.

5.цели должны быть совместимыми, т.е. долгосрочные цели соответствуют миссии, а краткосрочные цели — долгосрочным. Важно, чтобы не противоречили друг другу цели, относящиеся к прибыльности и к установлению конкурентной позиции, или цели усиления позиции на существующем рынке и цели проникновения на новые рынки, цели прибыльности и благотворительности, совместимости требуют цели роста и цели поддержания стабильности.

6.цели должны быть приемлемыми для основных субъектов влияния, определяющих деятельность организации, и в первую очередь для тех, кому придется их достигать.

4.2. Внешняя и внутренняя среда организации

Любая организация находится и функционирует в среде.

Среда организации – это наличие условий и факторов, которые воздействуют на работу организации и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо приспособление к ним.

В структуре среды организации различают факторы внутренней и внешней среды.

При воздействии внешних и внутренних факторов происходит развитие системы управления организацией. Внутренние факторы являются определяющими в развитии организации, т.к. внутренняя среда организации выступает источником ее существования.

Внутренние переменные (внутренняя среда) — это факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми.

60