6612

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

П. Р. Беккер, Т. В. Богачева, Т. Е. Трофимова

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям (включая рекомендации по организации самостоятельной работы)

для студентов направлений подготовки 09.03.03 Прикладная информати- ка, 09.03.04 Программная инженерия, 43.03.01 Сервис

Нижний Новгород

2020

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет»

П. Р. Беккер, Т. В. Богачева, Т. Е. Трофимова

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Учебно-методическое пособие по подготовке к лекциям (включая рекомендации по организации самостоятельной работы)

для студентов направлений подготовки 09.03.03 Прикладная информати- ка, 09.03.04 Программная инженерия, 43.03.01 Сервис

Нижний Новгород ННГАСУ

2020

1

ББК 65.24

Беккер П. Р. Тайм-менеджмент. [Электронный ресурс]: учеб.-метод. пос. / П. Р. Беккер, Т. В. Богачева, Т. Е. Трофимова; Нижегор. гос. архитектур.- строит. ун-т.– Нижний Новго- род: ННГАСУ, 2020. – 61 с. 1 электрон. опт. диск (CD-RW)

Рассмотрены основные понятия и принципы тайм-менеджмента, его история станов- ления и развития как науки. Концептуальные основы тайм-менеджмента представлены в ка- честве следующих базовых элементов: целеполагание и организация времени, планирование и управление временем, поглотители времени (хронофаги), контроль в тайм-менеджменте. В качестве практических рекомендаций представлены основные техники тайм-менеджмента.

Изложен лекционный материал, необходимый для систематизации знаний при подготовке к экзамену по дисциплине «Тайм-менеджмент» и для организации самостоятельной работы студентов.

Предназначено обучающимся в ННГАСУ по направлениям подготовки 09.03.03 При- кладная информатика, 09.03.04 Программная инженерия, 43.03.01 Сервис

ББК 65.24

© Беккер П. Р., Богачева Т. В., Трофимова Т. Е.,2020

© ННГАСУ, 2020

2

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире успех руководителя зависит не только от того, насколько эффективно он управляет другими: не менее важную роль играет и умение менеджера управлять самим собой и рационально организовывать свою работу. Для будущего специалиста любой сферы деятельности важны способы овладения искусством управления собой и своим временем.

Управление временем – это действие или процесс тренировки сознатель- ного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды де- ятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продук- тивность. Управление временем может помочь сформировать и использовать полезные навыки, инструменты и методы при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, ана- лиз временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расста- новка приоритетов.

Актуальность курса «Тайм-менеджмент» определяется тем, что многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее свое и чужое время и т.п. Необходимо научиться планировать свое время. Пла- нирование призвано обеспечить разумное использование самого ценного ре- сурса, его экономию и рациональное распределение как для плодотворной и успешной деятельности, так и для организованного отдыха.

4

После курса «Тайм-менеджмент» студент повысит свою способность к самоорганизации и самообразованию и сможет адекватно анализировать вре- менные потери, рационально планировать свое рабочее и личное время, опре- делять цель и призванные обеспечить ее достижения задачи в управлении вре- менем, организовывать свое рабочее место, систему рабочих записей.

1. ОСНОВЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

1.1.Основные понятия тайм-менеджмента

Почти каждый человек рано или поздно сталкивается со следующей про- блемой: все необходимо сделать быстро и сразу, а времени катастрофически ни на что не остается. Приходится недосыпать, брать работу на дом. Такие усилия приводят лишь к тому, что работа выполняется наспех, ее эффективность сни- жается, а уровень стресса возрастает во много раз.

Важно понимать, причина не в том, что накопилось слишком много дел, и причина не во времени. Причина – в неумении правильно планировать и ис- пользовать имеющееся время.

Невозможно постоянно работать в режиме многозадачности, держать в голове все встречи, звонки и письма, на которые нужно ответить. Кроме того, все эти задачи нужно распределить так, чтобы успеть в срок. Именно этого и позволяет добиться тайм-менеджмент – рационализировать время и расставить задачи в порядке их срочности и важности.

Тайм-менеджмент дословно переводиться как «управление временем». Время – это форма протекания физических и психических процессов,

условие возможности изменения. Одно из основных понятий философии и фи- зики, мера длительности существования всех объектов, характеристика после- довательной смены их состояний и развития. В философии, время – это необра- тимое течение, протекающее лишь в одном направлении – из прошлого, через настоящее в будущее.

Управление – это процесс прогнозирования, планирования, организации, мотивации, координации и контроля, необходимый для того, чтобы сформули- ровать и достичь цели.

Тайм-менеджмент – это научное направление, позволяющее исполь-

зовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целя- ми и ценностями.

Тайм-менеджмент – это также система управления временем, которая включает в себя правила, принципы и техники, помогающие человеку правиль- но организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

5

Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка це- лей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм-менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избе- жать хронической усталости. С помощью тайм-менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды дея- тельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха.

Первоначально методики тайм-менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

Тайм-менеджер – это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные гра-

фики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм-менеджера с клиентом похож на психологиче- скую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и со- веты, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм-менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Ча- сто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли нала- дить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно рас- пределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллек- тиве. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм- менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм-менеджера включают:

−анализ затрат времени на выполнение определенных задач;

−постановка, формулирование и определение цели;

−составление плана для достижения цели, а также расстановка приори-

тетов;

−реализация цели (анализ последовательности действий в соответствии с планом);

−составление списков дел, которые необходимо сделать;

−фиксация времени с помощью хронометража.

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управле- ния временем. Специалисты выделяют три основных типа:

Персональный (личный) тайм-менеджмент. Он связан с личностным са-

моразвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.

Профессиональный тайм-менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или ра- зумно распределять обязанности в коллективе.

6

Первый элемент – это «Наблюдение за собой и своим временем». Вопрос:

«Какой Я?» Для того, что бы сформулировать адекватные цели необходимо сначала изучить свои возможности и пределы: физические и психологические. Человеку надо хорошо знать и понимать свои потребности, возможности, спо- собности, привычки и предпочтения. В познании себя могут помочь как методы самонаблюдения, так и психологические тесты. Этап наблюдения помогает в дальнейшем сформировать достаточно оптимальную и эффективную стратегию по достижению целей.

Второй элемент – «Постановка целей». Вопросы: «Что я хочу? Куда ид-

ти?». В данном случае, зная себя, зная свои потребности, мотивы своей дея- тельности, человек ставит себе цели не только на день или месяц, но и на даль- нейшую перспективу 5-10 лет, а также формирует цель жизни и генеральный план жизни. Цели отличаются от желаний прежде все формулировкой, они кон- кретные, реальные, четко сформулированные.

Третий элемент – «Планирование достижения своих целей. Выбор пути.

Вопросы: Как нужно идти, что бы с наименьшими усилиями и в намеченный срок достичь поставленных целей?». На этом этапе происходит стратегическое и тактическое планирование, расстановка приоритетов, планирование задач. И если намечены долгосрочные цели, то они разбиваются на мелкие этапы и для каждого этапа прописываются действия и временной отрезок реализации – так планируются задачи на каждом шаге достижения долгосрочной цели.

Четвертый элемент – «Методы и технологии достижения цели». Вопро-

сы: «Чем можно воспользоваться, что бы быстрее достигнуть намеченной цели?». Сюда относятся все те методы, методики, технологии, которые присут- ствую в настоящее время в огромном количестве и взяты из психологии, ме- неджмента, физиологии и других наук. Эти техники необходимо использовать для повышения рефлексии, совершенствования своих психофизиологических навыков, навыков постановке цели и в планировании. К таким техникам могут относиться: метод нейролингвистического программирования, метод ТРИЗ (теория решения изобретательских задач), техника скорочтения и другие.

Пятый элемент – «Философия жизни и времени». Вопросы: «Почему я

ставлю именно такие, а не другие цели? Какие мои жизненные ценности? Ка-

кая моя миссия?» Ставя и достигая своих целей, человек совершенствуется, ме- няет свои взгляды и предпочтения, начинает задумываться о смысле жизни, о важность своих целей. Зачастую люди на этом этапе задаются вопросами: «По- чему я ставлю себе именно такие цели? Зачем мне то, чего я добиваюсь?»

Все элементы тайм-менеджмент – это концептуальный подход к понима- нию времени, как невосполнимого жизненного ресурса, включающий в себя философию времени, наблюдение, целеполагание, планирование, техники управления, и позволяющий комплексно управлять своим личным временем.

1.3. Принципы тайм-менеджмента

8

Как любая область знаний, тайм-менеджмент базируется на определен- ных принципах. Выделяют следующие принципы управления временем.

1.Планирование.

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения каких- либо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных прило- жениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет да- вать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффек- тивен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

2. Определение сложности выполнения задач.

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некото- рые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует вы- полнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производи- тельность намного выше. Сложные задачи могут «разбавляться» простыми. Кому трудно начинать работа, может вначале запланировать 2-3 простых дела, для собранности и сосредоточения.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил или времени.

3.Разделение сложных процессов на простые.

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мел- кие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда бу- дет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей.

4.Поиск скрытых резервов времени.

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бес- полезные дела. Бич современного общества – социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Существует такое понятие как, «поглотители времени» – это обстоятель- ства (люди, задачи, особенности внешней среды, и т.п.), приводящие к неэф-

9