книги / Управление проектами в системе государственного и муниципального управления

• прогнозы– сужденияобудущемсостоянииипрогрессепроекта. После того как данные собраны, их необходимо проанализировать и сопоставить с плановыми показателями для выявления отклонений. Для анализа собранных данных чаще всего используют

метод освоенного объема (Earned Value Analysis – EVA).

Всоответствии с данным методом определяются четыре показателя:

•плановый объем (Planned Value – PV) – плановая (сметная) стоимость запланированных работ на определенный момент времени (дату составления отчета);

•освоенный объем – (Earned Value – EV) – плановая стоимость выполненных работ на тот же момент времени;

•фактическая стоимость (Actual Cost – AC) – фактическая стоимость выполненных работ;

•бюджет по завершению проекта (Вudget at Completion – BAC). Эти показатели являются основой для расчета отклонений.

Врезультате сравнения запланированных результатов с фактическими могут создаваться запросы на изменения, которые могут расширить, скорректировать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое расписание или бюджет проекта. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документирования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления проектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта.

Для работы с изменениями может предприниматься одно из трех действий:

Корректирующее воздействие – намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

Предупреждающее действие – намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

Исправление дефекта – намеренное действие с целью исправления несоответствующего требованиям продукта или компонента продукта.

131

Согласно Постановлению Правительства РФ от 31.10.2018 № 1288 (ред. от 10.07.2020) «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации» (вместе с «Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации»):

52.Мониторинг реализации национальных проектов, федеральных проектов и региональных проектов представляет собой систему мероприятий по измерению их фактических параметров, расчету отклонения фактических параметров от плановых параметров, утвержденных в паспортах соответствующих проектов и их рабочих планах.

53.Мониторинг реализации национальных, федеральных и региональных проектов осуществляется с использованием информационной системы проектной деятельности.

54.Мониторинг реализации национальных проектов, федеральных проектов и региональных проектов осуществляется с момента принятия решения об утверждении паспортов соответствующих проектовизавершаетсявмоментпринятиярешенияобих завершении.

55.Мониторинг реализации национальных проектов, федеральных проектов и региональных проектов, включая подготовку отчетов, осуществляется с учетом методических указаний президиума Совета, Правительственной комиссии по транспорту (в транспортной части комплексного плана модернизации и расширения магистральной инфраструктуры на период до 2024 года, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 30 сентября 2018 г. № 2101-р) и (или) методических рекомендаций проектного офиса Правительства Российской Федерации.

56.В ходе мониторинга реализации национальных проектов, федеральных проектов и региональных проектов формируются ежемесячные и ежеквартальные отчеты. Ежеквартальные отчеты формируются нарастающим итогом.

В управлении проектами существуют различные классификации контроля проекта. Основываясь на стадиях жизненного цикла проекта, можно выделить три вида контроля: предварительный, те-

132

кущий и заключительный. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта. Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта. Он основан на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают следующие виды текущего контроля:

контроль расписания (достижение промежуточных целей

иобъемов работ);

стоимости;

ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);

качества (уровень качества работ);

содержания;

рисков;

контроль коммуникаций;

закупок;

заинтересованных сторон проекта.

Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом.

Также можно выделить внутренний и внешний контроль проекта. Внутренний контроль осуществляется руководителем проекта либо уполномоченным лицом. Внешний контроль может осуществляться заказчиком, инвестором, органами власти.

Согласно стандарту PMBOK – PMI PMBOK Government Extension, в ходе управления государственными проектами контроль может осуществляться представителями общественности, группами интересов, прессой.

Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля необходимо определить:

–состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;

–состав показателей и формы представления первичной информации;

133

–сроки представления первичной информации и сводно-анали- тических отчетов;

–лиц, ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных;

–состав, методы и технологию аналитических и графических отчетов;

–комплекс используемых программно-аналитических средств. В зависимости от требуемой точности различают следующие

технологии:

–контроль в моменты окончания работ (метод «0–100»);

–контрольвмоменты50%-нойготовностиработ(метод«50–50»);

–контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);

–регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);

–экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Для систематизации информации по мониторингу и контролю проекта может быть использован журнал (календарь) контроля

(табл. 11).

Таблица 1 1

Календарь контроля

134

Журнал контроля содержит в себе следующую информацию:

–№ пакета работ по WBS,

–Ключевые показатели,

–Ответственного за работу,

–Методы мониторинга и контроля данной работы,

–Распределение по календарю текущих (планируемых) показателей.

Аудит проекта

Важным инструментом оценки проекта является аудит проекта.

Аудит – комплексное изучение управления проектом, его методологии, процедур, отчетов, качеств, расходов, прогресса с целью доработки и совершенствования процесса, исправления недочетов и погрешностей.

Аудит позволяет определить прогресс и результаты проекта в сравнении с планом либо сравнить прогресс и результаты нескольких сходных проектов. Оценка должна подкреплять любые управленческие решения, принимаемые в проекте. Также проведенная оценка должна вызывать доверие у всех участников проекта. Аудит может быть внешним или внутренним, с привлечение экспертов, заказчика и/или осуществлен группой внешних аудиторов.

В первую очередь стоит обратить внимание при аудите на оценку бюджета и календарного плана как важных факторов эффективности проекта. Во-вторых, на соответствие ожиданиям потребителя, целевой аудитории, заказчика. Также важными моментами для аудита могут быть следующие: целесообразность дополнительных затрат и наличие перерасхода бюджета, отклонение от утвержденной методологии управления проектами, контракты и подрядчики, аудит системы управлениярискамипроекта, аудитзнанийучастниковпроекта.

Официальный отчет в результате аудита должен включать следующий минимум:

1)текущий статус проекта,

2)будущий статус проекта,

3)выявленные проблемы,

4)выявленные сильные стороны,

135

5)оценка риска,

6)информация, полезная для других проектов,

7)рекомендации,

8)ограничения аудита.

Глоссарий

Мониторинг – это сбор, регистрация и систематизирование информации, имеющей отношение к проекту, с целью выявления текущей ситуации, анализа успехов и проблем проекта в данный момент, выявления областей, требующих внесения изменений в план, и инициирования соответствующих изменений.

Контроль включает в себя определение корректирующих воздействий или предупреждающих действий, либо повторное планирование и отслеживание выполнения планов с целью определить, удалось ли решить проблему с помощью предпринятых действий.

Аудит – комплексное изучение управления проектом, его методологии, процедур, отчетов, качеств, расходов, прогресса с целью доработки и совершенствования процесса, исправления недочетов и погрешностей.

Вопросы по материалу главы

1.Что такое отчет и какие проблемы могут возникать при их составлении?

2.Что такое метод освоенного объема, опишите, каким образом он применяется для измерения прогресса.

3.На каких стадиях жизненного цикла проекта целесообразно проводить мониторинг проекта?

4.Чем различаются внутренний и внешний контроль?

Практическое задание

1.Разработайте календарь контроля проекта городского конкурса социально значимых проектов «Город – это мы».

2.Какие сферы управления проектами вы бы включили в систему аудита в первую очередь?

136

Глава 6. Оценка эффективности проекта. Завершение проекта

1. Оценка эффективности проекта

Оценка эффективности проекта – важный элемент управленческой деятельности. Оценка эффективности проекта может проходить на любой стадии жизненного цикла проекта.

Эффективность – достижение всех поставленных целей в заданные сроки в рамках бюджета и, как следствие, решение существующей проблемы, создание нового востребованного продукта или услуги, улучшение качества жизни. В экономическом плане эффективность определяется его способностью создавать дополнительную прибыль (или экономию) на единицу привлеченныхресурсов.

Возможно выделить два основных направления в данной управленческой деятельности – это оценка эффективности управления проектом и оценка эффективности результатов проекта. В первом случае речь идет о достижении поставленных в проекте целей в рамках установленных сроков и стоимости проекта, соответствующего плану качества. Основное внимание уделяется тому, насколько эффективно и грамотно руководитель и команда проекта управляют временем, стоимостью, качеством, рисками, коммуникациями проекта. Второе направление – это оценка эффективности результатов проекта. Оно связано с влиянием результатов проекта на общество. Оценка эффективности результатов проекта может быть предварительной (до начала реализации), и в этом случае речь идет о прогностической деятельности, может быть по ходу реализации проекта, по завершении проекта и через определенный промежуток времени после окончания проекта. Эффективность результатов проекта включает в себя показатели жизнеспособности проекта, качества исполнения, соответствия ожиданиям заказчика или общества.

Эффективность управления проектом подразумевает выпол-

нение работ по реализации проекта в указанные сроки, в рамках бюджета, соответствующего качества. Для оценки эффективности управления проектом можно использовать бенчмаркинг, а также метод освоенного объема.

137

Бенчмаркинг предусматривает сравнение сопоставимых проектов для выявления лучших практик, генерирования идей в отношении улучшений и предоставления основы для измерения эффективности и результативности.

Сравниваемые проекты могут быть как внутри исполняющей организации, так и за ее пределами, а также могут относиться

каналогичной прикладной области. Бенчмаркинг позволяет проводить аналогии с проектами из другой прикладной области.

Метод освоенного объема является одним из основных при оценке эффективности проекта и его управления. Он объединяет параметры содержания, стоимости и расписания проекта, которые позволяют команде управления проектом оценивать и измерять эффективность и степень выполнения проекта. Это метод управления проектом, который требует формирования интегрированного базового плана, с которым будет сравниваться исполнение на протяжении проекта.

Значения CVи SV могут быть преобразованы в показатели эффективности для отражения выполнения стоимости и сроков любого проекта по сравнению со всеми другими проектами или в рамках портфеля проектов.

Помимо данных показателей существуют еще два не менее важных: индекс выполнения сроков и индекс выполнения стоимости.

Индекс выполнения сроков (ИВСР) – показатель эффективности расписания, выражаемый как соотношение освоенного объема

кплановому объему. С его помощью измеряется, насколько эффективно команда проекта использует свое время. Иногда он используется вместе с индексом выполнения стоимости (ИВСТ) для прогнозирования окончательных оценок завершения проекта. Значение ИВСР меньше 1,0 указывает на то, что выполнено меньше работ, чем было запланировано. Значение ИВСР больше 1,0 указывает на то, что выполнено больше работ, чем было запланировано. Поскольку ИВСР измеряет все работы проекта, также необходимо проанализировать исполнение на критическом пути, чтобы определить, будет проект завершен до или после своей плановой даты финиша.

138

Индекс выполнения стоимости (ИВСТ) – показатель эффективности ресурсов, включенных в бюджет, по стоимости, выражаемый как соотношение освоенного объема к фактической стоимости. Он считается наиболее важной метрикой метода освоенного объема и измеряет стоимостную эффективность выполненной работы. Значение ИВСТ меньше 1,0 указывает на перерасход средств для выполненной работы. Значение ИВСТ больше 1,0 указывает на недоосвоение средств при исполнении на конкретную дату. Индексы полезны для определения статуса проекта, а также предоставляют основу для оценки итоговых сроков и стоимости проекта.

Эффективность, ожидаемая от реализации проекта (эффективность результатов проекта), заключается в соответствии ре-

зультатов запланированным ожиданиям заказчика, а также степени позитивного и благоприятного влияния на общество. В зависимости от типа результата проекта можно выделить следующие виды эффективности:

– эффективность продукта (связана с улучшением качества

ирасширением ассортимента товаров);

–технологическая эффективность (рост производительности труда и улучшение его условий);

–функциональная эффективность (повышение эффективности управления);

–социальная эффективность (улучшение качества жизни, решение проблемы, улучшение ситуации) и т.д.;

–экономическая эффективность (получение прибыли);

–научно-исследовательская эффективность (получение новых данных, научные открытия).

Оценка эффективности предполагает наличие критериев, по которым будут оцениваться отдельные параметры проекта и шкалы для оценки. Параметры и шкалу допустимо создать на этапе планирования. Еетакжеможноиспользоватьдлямониторингаиконтроляпроекта.

Это может быть как внутренняя, так и внешняя оценка, в зависимости от того, проводится она членами проектной организации либо внешними акторами. Оценка эффективности может быть предварительной – до начала реализации проекта. Такая оценка зачастую проводится

139

в ходе конкурсов проектов. Оценка эффективности может быть в ходе реализации проекта, по завершении проекта и отдаленная оценка через определенныйпериодвременипослезавершенияпроекта.

Для предварительной оценки эффективности составляются прогнозы.

2. Оценка эффективности проектов с помощью KPI

Одним из распространенных методов оценки эффективности управления является метод KPI – инструмент, позволяющий контролировать и оценивать работу, людей, групп, подразделений и компаний, а также оценить реализацию стратегии предприятия. Одним из основателей метода считается Питер Друкер, который разработал систему управления по целям в середине XX века в США. На данный момент метод KPI регламентируется в ISO 9000:2008, в котором чётко разделяются две основные составляющие показателей: эффективность и результативность:

результативность – это степень достижения запланированных результатов, способность компании ориентироваться на результат; эффективность – это соотношение между достигнутыми результатами и затраченными ресурсами, способность компании к реализации своих целей и планов с заданным качественным уровнем, выраженным определёнными требованиями – временем, затра-

тами, степенью достижения цели.

Каждая организация может разрабатывать свои критерии эффективности. В самом общем виде выделяют индивидуальные показатели и групповые, проектные и процессные.

Пример: в правительстве Сахалинской области показатели эффективности включают наличие образования в сфере проектного управленияипрохождениесертификациипо проектномууправлению.

3. Оценка социальной эффективности от реализации проекта

В сфере государственного и муниципального управления наиболее важной является оценка социальной эффективности от реализации проекта. Согласно адаптированной версии PMBOK – PMI

140