Как оформить договор в Word
Инструменты в Word, с которыми договор будет легко читать: шрифт, выравнивание и интервал
Чаще всего юристы работают с договорами в Word. Эта программа помогает сделать документ аккуратным и легко читаемым.
Кроме того, Word дает удобный инструмент, чтобы согласовывать с представителями другой стороны правки в текст договора. А чтобы контрагент не внес дополнительные правки без вашего ведома, есть функция защиты текста.
В этом курсе поговорим о самых востребованных среди юристов инструментах программы Word и научимся с ними работать.
Где найти правила оформления
Легко читать договор, в котором текст – единообразный, разделен на абзацы, везде одинаковый интервал и отступы. Именно такой документ считается образцовым. В нем легко ориентироваться и юристу нужна всего пара секунд, чтобы найти нужный фрагмент.
В госучреждениях чаще всего есть инструкция по делопроизводству, в которой собрали требования к оформлению любого документа. Вот фрагмент из инструкции для госорганизаций.
В компании, куда вы придете работать, может быть собственное положение о работе с официальными документами. Если такого положения нет, можно ориентироваться на государственный стандарт – ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы, но все эти требования можно перенести и на договоры.
Кроме правил, описанных в ГОСТ, есть еще несколько приемов, как улучшить внешний вид текста. Вот несколько из них.
Правило 1. Универсальный шрифт текста
Почему это важно: нестандартный шрифт отвлекает внимание от содержания, мешает воспринимать текст. Иногда нестандартный шрифт делает нечитаемым текст, особенно, если размер шрифта небольшой. Наконец, если вы отправляете документ в электронном виде, экзотический шрифт может некорректно отображаться у получателя.
В договорах принято использовать четыре вида шрифтов: Times New Roman, Arial, Calibri и Verdana.
Сравните два примера. На первом текст написан универсальным шрифтом Times New Roman. На втором – Yu Gothic. Представьте, что перед вами договор на 20 страниц. Читать его в нестандартном шрифте будет непросто.
Шрифт Times New Roman:
Шрифт Yu Gothic:
Как сделать: чтобы выбрать шрифт, откройте вкладку «Главная» в Word. Рядом с размером текста будет на выбор несколько вариантов шрифта.
Правило 2. Выравнивание текста
Почему это важно: это традиция для официальных документов. Если вместо этого включить выравнивание текста по левому краю, документ выглядит «несерьезно», как скачанный с первого попавшегося сайта в интернете.
В договорах текст принято выравнивать по ширине страницы, а заголовки – по ширине или по центру. Сравните два примера.
Выравнивание по ширине:
Выравнивание по левому краю:
Если включить выравнивание по ширине, то между словами будет одинаковое расстояние, нет висячих строк, текст распределен равномерно и выглядит более опрятно.
Как сделать: чтобы выровнять текст, в Word есть специальный значок. В 2013 версии программы значок находится на основной вкладке «Главная», рядом с заголовками и цветом текста. Достаточно выделить нужный фрагмент и выбрать выравнивание.
