КАК ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ
Добавить изображение
ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ
• Плановые
А) Планерки или «пятиминутки»
Обычно длятся 5-20 минут и проводятся с утра. На них обсуждается текущее положение дел, предлагаются оперативные решения, распределяются задачи, поощряются наиболее эффективные сотрудники.
Б) Совещания
Проводятся еженедельно или ежемесячно и могут длиться несколько часов. Их цель — найти решение проблемы,
2 разработать новое
предложение. Работники
• Внеплановые
Организуются в случае появления проблемы, требующей незамедлительного обсуждения и решения.
ЗАЧЕМ ПРОВОДИТЬ СОВЕЩАНИЯ
рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза;
Skype, zoom это удобно, но понять настоящий настрой работников и получить 100% отдачу можно только при личном
контакте.
совещания дисциплинируют работников;
Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их
выполнению.
важная цель собраний - сплотить коллектив.
3 Совместная работа над общей задачей, возможность открыто
ПРИНЦИПЫ УСПЕШНОГО СОВЕЩАНИЯ
Четкий план проведения;
Конкретная задача;
Присутствуют только те, кто нужен для обсуждения;
Тайминг;
Право высказываться есть у каждого;
Взаимоуважение;
Регулярность совещаний;
Протокол совещания;
Перерывы по необходимости.
4
ПОДГОТОВКА К СОВЕЩАНИЮ
|
Выбор |
|
Обозначен |
|
Приглаше |
|
вида |
|
|
ние |
|
совещани |
|
ие цели |
|
участнико |
|
|
я |
|
|
|
в |
Условия: |
|
Цель любого |
|
Рекомендуется |
|
1. |
Срочность |
|
совещания — |
|
не превышать |
2. |
Важность |
|
составление |
|
границу в 5 |
3. |
Сложность |
|
плана |
|
участников. |
|
|
|
действий. |
|
Каждый |
|
|
||||
|
|
|
|
|
участник |
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
должен иметь |
|
|
|
|
|
отношение к |
|
|
|
|
|
общей цели |
5
НАЧАЛО СОВЕЩАНИЯ
Оглашение плана и цели собрания
•Обозначение четкой структуры помогает добиться максимальной эффективности и отбросить лишние вопросы
Возвращен ие к прошлому совещанию
• Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
Начало
обсуждени я с простых задач
6
ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
1.Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальности.
2.Ведите себя немного строже, чем обычно. Если в повседневной рабочей обстановке можно пренебрегать субординацией, то на совещании этого делать нельзя, чтобы вас слышали и слушали.
3.Хвалите подчиненных. Это мотивирует людей работать лучше, так как заслуги не остаются незамеченными.
4.Не переходите на личности. Чтобы не было напряженности, нужно сразу останавливать обсуждение, вышедшее за рамки рабочего.
5.После каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний, у каждого должно быть право высказаться.
6.Фиксируйте все сказанное. Эту работу можно поручить одному из присутствующих. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет.
7.Работайте циклами, подразумевающими 5-минутный отдых через каждые 25 минут, чтобы не потерять внимание и не перегружаться.
7
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
1. |
Дата собрания для |
|
того, чтобы точно |
|
знать сроки |
2. |
выполнения. |
Перечень задач четко |
|
|
и кратко |
3. |
сформулированных. |
Срок выполнения |
|
4. |
задания. |
Подписи участников |
|
|
совещания - гарантия |
|
того, что человек |
|
ознакомлен с |
5. |
документом. |
Доступ к протоколу |
|
8 |
должен быть у всех. |
|