из электронной библиотеки / 406077781692147.pdf

Чукавенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: «ТК Велби», изд. «Проспект», 2004

Занятие 10-12. Порядок передачи документов в архив или на уничтожение

1.Основные этапы передачи документов в архив или на уничтожение: подготовительный (обоснование выбора способа сохранения или уничтожения путем проведения экспертизы ценности документов), основной (подготовка дел для передачи в архив), завершающий (передача в архив или уничтожение).

2.Экспертиза ценности документов: понятие, назначение.

3.Принципы и критерии определения научной, исторической и практической ценности документов.

4.Экспертные комиссии, их функции, права.

5.Этапы проведения экспертизы.

6.Оформление результатов экспертизы.

7.Сроки хранения документов.

8.Перечни документов с указанием сроков хранения, их виды, назначение, схемы построения.

9.Порядок передачи дел в архив или уничтожения документов.

10.Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу.

11.Правила оформления и составления описи дел.

12.Порядок передачи дел в архив.

13.Архив: понятие, назначение.

14.Виды архивов: государственные, ведомственные, объединенные ведомственные, объединенные межведомственные по личному составу.

15.Архивные фонды: документальный, государственный.

Задание

1.Составьте схему основных этапов и операций по передаче документов в архив или на уничтожение.

2.Изучите понятие и назначение экспертизы ценности документов

3.Выявите принципы и критерии определения научной, исторической и практической

4.ценности документов.

5.Составьте таблицу «Сроки хранения документов». Изучите порядок передачи дел в архив или уничтожения документов, правила оформления или составления описи дел.

6.Дайте определение понятия «архив» и его назначения. Перечислите виды архивов и архивных фондов.

Рекомендуемая литература

Основные правила работы архивов организаций. - М.: Росархив, 2003 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций

с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 2003 Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов. - М: Изд. РИОР, 2005

Лопатникова Е.А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л,

2005

Чукавенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: «ТК Велби», изд. «Проспект», 2004

4 семестр

21

Занятие 1-3. Документы по личному составу

1.Общие сведения о документации по личному составу (кадрам, персоналу); совокупность документов, их назначение.

2.Виды документов по личному составу: трудовые контракты (договоры), приказы (о приеме, увольнении, переводе), трудовые книжки, личные карточки и др.; основные требования к оформлению; обеспечение сохранности и соблюдение конфиденциальности.

3.Правила хранения.

4.Порядок составления документов: о приеме на постоянную работу; об увольнении; при переводе на другую должность в рамках предприятия (фирмы).

5.Контракты (договоры); характеристика документа. Порядок составления и заключения конкретного контракта.

6.Понятие о правовой грамотности текста; требования к тексту контракта. Составные части контракта; основные и дополнительные условия контракта.

7.Категории работников, на которые распространяется контрактная форма найма, организации и оплаты труда. Перечень условий, не устанавливаемых по согласованию сторон.

8.Порядок оформления контракта; форма контракта.

9.Приказы по личному составу. Правила оформления; составление текста приказа по личному составу.

10.Формализованный вид приказа; бланк; его применение.

11.Индексы приказов. Правила формирования приказов в самостоятельное дело.

12.Трудовые книжки. Правила первоначального заполнения трудовой книжки; необходимость документального подтверждения записей; перечень обязательных документов для оформления трудовой книжки.

13.Правила ведения и оформления последующих записей в трудовой книжке: сведений о работе, о награждениях и поощрениях, об открытиях.

14.Правила внесения исправлений (изменений) в трудовую книжку.

15.Порядок ознакомления владельца с записями.

16.Вкладыш в трудовую книжку.

17.Правила выдачи трудовой книжки.

18.Дубликат трудовой книжки; правила оформления и выдачи. Учет трудовых книжек.

19.Личные карточки как основной документ по учету персонала предприятия (фирмы); форма карточки.

20.Правила заполнения и оформления личной карточки.

21.Личные дела (досье). Состав документов личного дела. Содержание документов; правила составления, оформления.

22.Правила оформления папки личных дел; оформление обложки, порядок подшивания документов и внесения в них изменений.

23.Виды и назначение личных документов. Общие требования к тексту. Правила хранения.

24.Заявление; формы заявлений; бланки; основные реквизиты; правила заполнения, оформления.

25.Резюме; его применение. Реквизиты. Основные разделы текста; требования к составлению и оформлению.

26.Автобиография; реквизиты; правила составления текста.

27.Расписка; применение. Форма личной расписки; реквизиты. Требования к составлению текста; правила оформления.

28.Доверенности; характеристика документа; назначение. Виды доверенностей; правила оформления; требования к составлению текста. Сроки действия доверенностей. Личная доверенность; основные реквизиты. Основные реквизиты официальной доверенности (форма доверенности); перечень текстовых данных.

22

29.Расписка: характеристика документа; назначение. Основные реквизиты расписки.

Задание

1.Нарисуйте схему составления документов при приеме на работу.

2.Нарисуйте схему составления документов при переводе на другую работу внутри предприятия.

3. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О»

оприеме вас на работу бухгалтером.

4.Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

5.Составьте приказы:

а) о приеме на работу бухгалтером Иванову И.П. и Вас; б) об увольнении Ивановой И.П. переводом в другую организацию. Недостающие реквизи-

ты укажите самостоятельно.

6. Напишите автобиографию, резюме необходимые для оформления документов при поступлении на работу.

Занятие 4-5. Автоматизация документационного обеспечения управления.

1.Электронный документ: преимущества и недостатки.

2.Электронная почта.

3.Цели автоматизации процессов делопроизводства.

4.Классификация систем автоматизации делопроизводства.

5.Электронные системы управления документооборотом: понятие, задачи. Структура и состав электронной системы управления документооборотом.

6.Обзор систем электронного делопроизводства и документооборота. Функциональные характеристики систем автоматизации.

7.Компьютерные технологии в делопроизводстве. Создание бланков для учреждения. Создание документа. Печать, регистрация, поиск, хранение документов, контроль за исполнением документов, формирование номенклатуры дел. Информационно-справочная работа по документам.

8.Технологии электронного управления документами: классификация, общая характеристика. Организация системы электронного документооборота в информационнобиблиотечном учреждении: особенности реализации операций ввода, обработки, хранения, поиска управленческих документов в условиях автоматизации в информацион- но-библиотечных учреждениях.

Задание

а) составить и оформить в соответствии с правилами оформления деловое письмо (письмо-просьба, письмо-ответ, сопроводительное письмо, письмо-напоминание и др.) и отправить по электронной почте;

б) составить и оформить протокол, отправить по электронной почте с присоединением файл, содержащий тексты докладов выступающих.

8. Примерная тематика курсовых проектов (работ).

Написание курсовых работ по данной дисциплине не предусмотрено

9. Образовательные технологии

10.Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов

24

Текущая аттестация студентов производится преподавателем по дисциплине в следующих формах:

-тестирование; -доклады и выступления на семинарах; - презентации;

-творческие домашние задания; -работа с электронным УМК;

-отдельно оцениваются личностные качества студента (ритмичность работы, своевременная сдача тестов и творческих работ), активность на семинарских занятиях, заинтересованное отношение к дисциплине, оригинальность мышления и исполнительность, инициативность.

Рубежная аттестация студентов производится в следующих формах: -тестирование; -защита творческих работ; - контрольная работа.

Итоговый контроль по дисциплине проходит в форме экзамена (включает в себя ответ на теоретические вопросы).

Оценочные средства для текущего контроля успеваемости

25

Перечень примерных контрольных вопросов для самостоятельной работы

1.Какова роль информации в системе управления?

2.Что понимается под унификацией документов?

3.Какие нормативные документы являются базой документационного обеспечения управления?

4.Перечислите функции, выполняемые службой документационного обеспечения управления в информационно-библиотечном учреждении.

5.Каковы права и обязанности сотрудников службы документационного обеспечения управления?

6.В чем заключается принципиальное отличие унифицированной системы документации от системы документации?

7.Перечислите виды унифицированных систем документации, назовите их общие и отличительные черты.

8.Какой нормативный документ отражает все действующие межотраслевые системы управленческой документации, а также входящие в их состав унифицированные формы документов?

9.Какие группы документов входят в состав унифицированной системы документа-

ции?

10.Что такое унифицированные формы документов?

11.Перечислите основные требования к построению форм документов на основе фор- муляра-образца.

12.Какие документы входят в состав организационно-правовой документации?

13.Каковы сроки действия организационно-правовых документов?

14.Каково назначение распорядительной документации?

15.Перечислите общие и отличительные черты справочно-информационной и спра- вочно-аналитической документации.

16.Какие документы включает в себя личное дело сотрудника?

17.В чем заключается отличие документирования от документооборота?

18.Для чего проводится регистрация документов?

19.Какие регистрационные формы используются в настоящее время?

20.Для чего составляется номенклатура дел организации?

21.Какие виды номенклатуры дел могут быть использованы в информационнобиблиотечных учреждениях?

22.Что включает опись дела?

23.Перечислите операции по оформлению дела.

24.Для чего необходимо архивное хранение документов?

25.Какой документ содержит перечень разрешенных к применению деятельности конкретной организации унифицированных форм документов с характеристикой их юридического статуса и этапов подготовки?

26.В каком документе приводятся эталонные формы документов, используемые в конкретной организации?

27.Существуют ли отличия при организации документооборота в условиях традиционной и автоматизированной технологии? Если да, то назовите их.

26

28.Перечислите виды систем автоматизации делопроизводства.

29.В чем заключается сходство и различия в представленных на современном рынке системах электронного документооборота?

30.Какие критерии следует учитывать при выборе системы электронного документооборота для конкретного информационно-библиотечного учреждения?

Перечень примерных заданий для самостоятельной работы

1.Установить связь между заданными управленческими документами и формами управленческой деятельности, в ходе реализации которой они используются.

2.Используя информационные ресурсы сети Интернет, выявить нормативные и ин- структивно-методические документы ГСДОУ, сгруппировать их.

3.Закодировать по ОКУД заданные управленческие документы.

4.На основе формуляра-образца разработать заданные унифицированные формы документов.

5.На основе массива управленческих документов, функционирующих в информаци- онно-библиотечном учреждении, разработать формуляр-образец.

6.Осуществить диагностику заданных управленческих документов с точки зрения правильности расположения реквизитов на носителе.

7.Выявить ошибки в содержании и оформлении заданного управленческого документа (приказа, договора, протокола, служебной записки, письма, положения, трудового контракта и т.п.).

8.Разработать в соответствии с требованиями ГОСТ заданные управленческие документы (приказ, договор, протокол, служебную записку, деловое письмо, положение, должностную инструкцию, трудовой контракт и т.п.).

9.Разработать схему, документооборота для заданного информационнобиблиотечного учреждения.

10.Составить оперограмму движения приказа.

11.Составить автобиографию.

12.Оформить личный листок по учету кадров.

13.Написать резюме.

14.Сделать запись в трудовой книжке о приеме на работу.

15.Осуществить регистрацию заданных документов (докладной записки, служебной записки, заявления и т.п.).

16.Составить номенклатуру дел заданного структурного подразделения информаци- онно-библиотечного учреждения.

17.На основе существующих нормативных документов определить сроки хранения заданных управленческих документов.

18.Определить необходимую численность работников службы ДОУ для заданного информационно-библиотечного учреждения.

19.Составить штатное расписание для заданного структурного подразделения.

20.На примере отдельной системы электронного документооборота (по выбору студента) составить технологическую схему движения документов.

Вопросы для подготовки к зачету:

1.Предмет, содержание и задачи курса. ДОУ как функция управления.

2.Основные понятия и терминология ДОУ.

3.Государственная система ДОУ. Организационная структура управления докумен-

тацией.

4.Нормативно-методическая база делопроизводства и проблемы управления документацией.

27

5.Организационная структура службы ДОУ. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления.

6.Задачи и функции службы ДОУ. Положение о службе ДОУ; состав информации, порядок разработки и утверждения.

7.Должностной и численный состав сотрудников службы ДОУ, их функциональные обязанности.

8.Должностная инструкция как нормативный документ; состав информации, порядок разработки и утверждения.

9.Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий организацию и технологию ДОУ учреждения; состав информации, порядок разработки , утверждения и внедрения.

10.Нормирование труда сотрудников службы ДОУ. Типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

11.Понятие документооборота и его основные этапы.

12.Схема движения, технологии обработки и исполнение входящих документов.

13.Схема движения, технологии обработки и исполнение исходящих документов.

14.Схема движения, технологии обработки и исполнение внутренних документов.

15.Анализ структуры документооборота.

16.Методы учета и сокращения документооборота.

17.Регистрация документов как составная часть ДОУ. Принципы регистрации доку-

ментов.

18.Регистрационные формы, состав информации и порядок их заполнения.

19.Индексирование документов и построение информационно-поисковых систем по документам организации.

20.Информационно-справочное обслуживание аппарата управления. Поиск и использование информации.

21.Задачи и виды контроля исполнения документов и поручений. Состав контролируемых документов.

22.Технологические процедуры контроля исполнения документов.

23.Организация и порядок формирования дел.

24.Систематизация документной информации. Номенклатура дел: назначение, виды, общие требования к ее составлению и оформлению.

25.Методика составления номенклатуры дел.

26.Хранение документов в оперативной деятельности.

27.Понятие «экспертиза ценности документов», ее задачи. Нормативнометодические и теоретические основы проведения экспертизы.

28.Организация экспертизы ценности документов. Этапы проведения ЭЦД и оформление ее результатов.

29.Перечни документов со сроками хранения, их назначение и использование.

30.Оформление дел. Нормативно-методические материалы об основных требованиях к оформлению дел.

31.Понятие описи дел. Виды описей, правила их составления и оформления.

32.Подготовка и передача дел в архив.

33.Организация и технология работы с обращениями граждан.

34.Основные направления совершенствования ДОУ.

10.2.Задания к темам, вынесенным на самостоятельное изучение

28

История создания ЕГСД, ГСДОУ

1.Представьте сравнительную характеристику ЕГСД, ГСДОУ в виде таблицы, где должны быть выделены следующие графы: предпосылки создания документов, время их разработки, год издания, структура (основные разделы), предлагаемая система работы с документами, практическая значимость отдельных положений в настоящее время. Остальные графы выделите самостоятельно.

2.Какую цель преследует каждый из нормативных документов? Как это определяет характер документа, его практическое использование?

3.Назовите основные этапы работы с документами, которые выделяются в ЕГСД, ГСДОУ. Оформите эти сведения в виде схемы.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации: понятие, структура

1.Назовите виды классификаторов.

2.Перечислите методы классификации

3.Охарактеризуйте классификаторы в России

Унификация и стандартизация управленческих документов

1.Что понимается под унификацией и стандартизацией документа?

2.Как соотносятся данные понятия

3.Что устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организаци- онно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

Программные средства автоматизированного рабочего места

1.Назовите системные программные средства.

2.Назовите прикладные программные средства

3.Перечислите принципы хранения электронных документов.

4.Для чего используется сканирование документов.

5.Перечислите принципы организации автоматизированного рабочего места.

Этапы автоматизации делопроизводства

1.Какие цели преследует создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства в области обработки документов?

2.Какие цели преследует создание и внедрение комплексных систем автоматиза-

29

ции делопроизводства в области контроля за исполнительской дисциплиной?

3. Какие цели преследует создание и внедрение комплексных систем автоматизации делопроизводства в области организации доступа к информации?

10.3.Критерии оценки самостоятельной работы студентов

Критериями оценки результатов внеаудиторной самостоятельной работы обучающихся являются:

-уровень освоения учебного материала;

-уровень умения использовать теоретические знания при выполнении практических задач;

-уровень сформированности общеучебных умений;

-уровень умения активно использовать электронные образовательные ресурсы, находить требующуюся информацию, изучать ее и применять на практике;

-обоснованность и четкость изложения материала;

-оформление материала в соответствии с требованиями стандарта предприятия;

-уровень умения ориентироваться в потоке информации, выделять главное;

-уровень умения четко сформулировать проблему, предложив ее решение, критически оценить решение и его последствия;

-уровень умения определить, проанализировать альтернативные возможности, варианты действий;

-уровень умения сформулировать собственную позицию, оценку и аргументировать

ее.