из электронной библиотеки / 56375031592324.pdf

документацией в процессе реализации функций организации» [9, С. 15].

Т.А. Зайцева под документационным обеспечением управления понимает

«направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении» [50, С.3].

Основой документационного обеспечения управления является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению управления являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам;

регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

контроль за исполнением документов; передача документации на вертикальный и горизонтальный уровни и др.

Современная мировая библиотечная практика документационного обеспечения управления оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как минимально и максимально допустимые по номенклатуре. Дело в том, что выход за пределы максимально допустимого перечня (номенклатуры) документов,

используемых в документационном обеспечении управления конкретной библиотеки, как правило, приводит к излишнему бюрократизму. Создается множество документов, которые мешают, затрудняют, резко снижают уровень эффективности процесса управления в целом и управленческого решения по конкретному вопросу, в частности.

Реально в процессе управления в целом и, соответственно, в

документационном обеспечении управления библиотекой используются документы всех известных типов, видов и разновидностей. Номенклатура этих документов напрямую зависит от объема деятельности библиотеки, а

31

также отчасти от ее типа и вида, формы собственности, ведомственной принадлежности и т. п.

Ю.М. Демин подчеркивает, что особое место в документационном обеспечении любой библиотеки занимает унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении документов, обеспечивающих распорядительную и исполнительную деятельность аппарата управления [34].

Очевидно, что унифицированная система организационно-

распорядительной документации играет особую роль среди всей другой управленческой документации, фиксируя принятие решений по административным вопросам, в связи с чем такая система создается на всех уровнях управления и во всех организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Организационная деятельность библиотеки выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающих статус библиотеки, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности библиотеки в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие важные аспекты для эффективного управленческого воздействия. К организационно-

правовым относят следующие документы:

устав библиотеки;

положения о ее структурных подразделениях,

положения коллективных и совещательных органах;

регламенты работы персонала;

штатное расписание;

инструкции по отдельным видам деятельности;

правила;

памятки и др.

32

Основная цель разработки организационно-правовых документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками библиотеки. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным документам и действуют до их отмены или утверждения новых. Ведущими, наиболее распространенными видами организационно-правовых документов в библиотеке являются Устав и Положения (например, Положение об отделе обслуживания; Положение о выставке новых поступлений и пр.).

Независимо от характера и содержания деятельности библиотеки, ее организационно-правовой формы, структуры и других факторов руководство библиотеки наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности. Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления «сверху вниз», поэтому только они реализуют управляемость библиотеки по вертикали. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам локального уровня.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений в условиях библиотеки основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления библиотекой содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-

аналитические документы. Эта система документации выполняет служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документация этой типовой группы не содержит поручений, не обязывает действовать строго предписанным образом, как, например,

распорядительные документы, а сообщает сведения, побуждающие принимать решения. Иначе говоря, она инициирует управленческие решения,

дает право выбора способа действия.

33

Специфика этих документов заключается в том, что в организованном документообороте они идут, как правило, по системе управления «снизу вверх». Отдельные разновидности этих документов (как, например,

служебная переписка, деловые письма) используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения библиотеками (между руководителями) и должностными лицами или между юридическими и физическими лицами (между пользователями и библиотекой). Справочно-информационными документами являются протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, представление, служебная переписка и т. п. Справочно-

аналитические документы: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список,

перечень и пр., которые также имеют место в документационном

обеспечении управления библиотекой в той или иной степени.

Отчетную документацию составляют документы, содержащие

сведения о результатах деятельности библиотеки за определенный

период времени. Установленная в Российской Федерации периодизация

отчетности – год, полугодие, квартал, месяц, декада. Все прочие

сроки, устанавливаемые иногда на практике, являются неофициальными.

Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов

(государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность).

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех библиотек, независимо от их ведомственной принадлежности, типологии и формы собственности.

На втором уровне кадрового менеджмента – тактическом –

доминирует управление персоналом. К наиболее удачным формулировкам понятия «управление персоналом» относятся, на наш взгляд, следующие: «управление персоналом представляет собой управленческое воздействие органов государственной власти, их руководителей, работников кадровых

34

служб, направленное на поиск, оценку, отбор, профессиональное развитие персонала, его мотивацию к выполнению задач, стоящих перед организацией» [156, С. 41.]; «управление персоналом есть целенаправленное управленческое воздействие, с помощью которого изменяющиеся количественные и качественные характеристики персонала приводятся в соответствие динамичным задачам организации» [157, С .105.]; «управление персоналом – это система взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер по созданию условий для нормального функционирования,

развития и эффективного использования потенциала рабочей силы на уровне организации» [33, С. 27].

Наша позиция заключается в том, что управление персоналом

(руководство, администрирование) является одной из функций управленческого цикла, которую реализуют практически все руководители организации. В этом качестве управление персоналом присутствует во всех классических списках управленческих функций, предлагаемых на протяжении научной истории менеджмента, под разными названиями:

администрирование, руководство, работа с персоналом, комплектование штатов, руководство и лидерство, мотивация и т.д. [163]. Частично функция управления персоналом как тактическая работа с персоналом представлена практически у всех исследователей как элемент функции координации.

В силу этого категория «управление персоналом» представляется нам уязвимой в смысле четкого категориального наполнения и терминологической трансляции. Она не является, как утверждается в некоторых исследованиях, идентичной категории «кадровый менеджмент».

Категория «кадровый менеджмент» означает профессиональную менеджерскую деятельность в сфере управления людьми как ключевым ресурсом организации, она не просто отражает одну из функций субъектов управления, а затрагивает ее главную сферу, имманентно связанную со всеми предметными областями и специальными видами менеджмента организации.

35

Тактический уровень кадрового менеджмента отличают следующие основные характеристики:

экономия на инвестициях в человеческий капитал и учебу сотрудников;

слабая корпоративная культура, отсутствие взаимной ответственности в достижении целей.

Исследователи кадрового менеджмента О.Ю. Артемов, Т.Ю. Базаров,

М.А. Коргова отмечают, что применительно к советскому периоду времени,

к командно-административной экономике и тоталитарному государству больше подходит термин «управление персоналом», со свойственными ему социалистическими соревнованиями, методическим руководством,

инспектированием и т.п. Кадровый менеджмент же определяется как вид управления, полностью отвечающий потребностям развития рыночной экономики и учитывающий влияние внешней среды на развитие любой организации в современных условиях.

На стратегическом уровне кадрового менеджмента доминирует управление человеческими ресурсами. В рассмотрении стратегического уровня кадрового менеджмента среди теоретиков и практиков наблюдается несколько подходов:

1)введение термина «управление человеческими ресурсами»

означает принципиально новое направление управленческой деятельности в сфере работы с персоналом, в котором человеческий компонент организации рассматривается как один из важнейших ресурсов ее успешного функционирования и развития, фактор эффективности ее роста, средство достижения стратегических целей [158, С. 163];

2) введение термина «управление человеческими ресурсами» не указывает на принципиально новое направление управленческой деятельности в сфере работы с персоналом, а скорее, означает определенную

(высшую) стадию развития управления персоналом в организации,

связанную с изменением принципов работы с персоналом. В связи с этим

36

большинство традиционных направлений и функций в работе с персоналом сохраняется. В русле этой точки зрения представлена эволюция становления и развития систем управления персоналом, состоящая из пяти фаз, каждая из которых определяется двумя взаимосвязанными факторами: стадией развития самой организации и состоянием рыночной среды в стране [6];

3) частные точки зрения на вопрос о специфике управления

человеческими ресурсами сводятся к следующим укрупненным факторам:

стратегическая ориентация в работе с персоналом;

работа с динамичной внешней средой;

ориентация на развитие организации;

профессионализация кадровых служб и повышение их роли в организационной иерархии;

постоянная ориентация на развитие персонала [21,47,109 и др.].

Основной целью управления человеческими ресурсами является развитие организационной способности библиотеки достигать успеха за счет реализации потенциала сотрудников. Кроме того стратегическая управленческая деятельность в библиотеках направлена на развитие высокоэффективных рабочих систем, которые включают четко структурированные процессы найма и отбора, системы компенсаций и стимулов на основе результатов труда, а также деятельность по обучению и

развитию внутренних способностей персонала.

На стратегическом уровне кадрового менеджмента происходит интеграция индивидуальных целей сотрудников и общей стратегической цели библиотеки. Понимая приоритетность индивидуального подхода к персоналу, важность индивидуалистических ценностей, современный руководитель библиотеки трансформирует их в систему ценностей библиотеки, учитывающую интересы всех сторон и их взаимную ответственность. В связи с этим важное значение приобретает корпоративная

взаимодействия сотрудников библиотеки и администрации, их общую заинтересованность в процветании библиотеки.

Особенностью стратегического уровня библиотечного кадрового менеджмента является переориентация с индивидуальных нужд персонала на потребности библиотеки, ее стратегические цели, проектируемые рабочие места, увеличение вложений в воспроизводство рабочей силы, постоянное внимание к профессиональному росту сотрудников, улучшению условий труда.

Управление человеческими ресурсами как уровень библиотечного кадрового менеджмента ориентировано, прежде всего, на:

потребности библиотеки в высококвалифицированном персонале,

приоритеты определяются анализом имеющихся и проектируемых рабочих мест;

индивидуалистические ценности и работу с персоналом;

повышение инвестиций, обеспечивающих профессиональный рост сотрудников и улучшение условий их труда.

На политическом уровне кадрового менеджмента доминирует кадровая политика. В научной литературе кадровая политика чаще всего понимается как составная часть общей стратегической политики организации, цель которой – обеспечение оптимального баланса процесса формирования,

использования и развития количественного и качественного состава кадров в соответствии с потребностями организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда [5,148].

Кадровую политику можно определить как систему сформулированных целей, принципов, форм и методов работы с кадрами, распространяющихся на всю совокупность людей, работающих в организации. Кадровая политика

– это научно обоснованное генеральное направление кадрового менеджмента.

Категории «кадровый менеджмент» и «кадровая политика» генетически

связаны: принципы кадровой политики, ее цели и направления реализуются в

38

кадровом менеджменте, в его технологиях. В то же время практика кадрового менеджмента дает пищу для корректировки содержания кадровой политики, разработки или уточнения ее принципов, первоочередных задач, новых или перспективных направлений деятельности работы с персоналом.

Поэтому понятие «кадровая политика» не следует отождествлять с понятием «кадровый менеджмент» или противопоставлять ему. Кадровую политику следует рассматривать как социальное явление, отражающее наиболее общие стратегические направления деятельности субъекта управления по формированию, развитию и использованию персонала.

А.И. Каптерев представляет модель библиотечной кадровой политики как некую трехзвенную систему, которая включает в себя: стратегическое управление кадрами, предполагающее «оценку состояния и определение направлений развития кадровых ресурсов»; развитие штата, которое строится на анализе профессионального потенциала каждого сотрудника, отдела,

библиотеки с целью гармонизации возможностей и интересов сотрудника с квалификационными требованиями, предъявляемыми на конкретном рабочем месте; обучение, повышение и изменение квалификации персонала в соответствии с теми потребностями, которые сформировались в результате проводимой кадровой политики [56].

Технология библиотечной кадровой политики в зарубежных странах включает: а) определение квалификации, знаний и мастерства сотрудников на каждом рабочем и управленческом уровне; б) профессиональный клиринг,

т.е. соотнесение личных профессиональных показателей кандидата с соответствующими требованиями квалификационной характеристики; в)

составление программы развития для каждого уровня управления или рабочей должности; г) составление индивидуальных планов профессионального развития; д) определение минимального уровня компетентности (подготовка + ответственность) [105].

Как отмечает Л.А. Кожевникова, библиотечная кадровая политика

должна учитывать все социально-экономические, научно-технические,

39

технологические, психологические трансформации, имеющие место в сфере трудовой деятельности библиотечных специалистов [65].

Библиотечная кадровая политика базируется на системе правил и норм,

которые приводят трудовые ресурсы библиотеки в соответствие со стратегией ее деятельности. Она должна быть научно обоснованной,

адаптированной к изменениям внешней и внутренней среды,

способствующей правовой и социальной защищенности человека,

стимулирующей его способности, его профессиональные качества,

ориентированной на приоритет социальных ценностей.

В современной действительности одной из задач кадровой политики в библиотеках является экономическое и социальное стимулирование сотрудников. В условиях ограниченного финансирования экономическое стимулирование осуществляется с применением таких кадровых решений,

которые, с одной стороны, были бы направлены на снижение кадровых затрат (через оптимизацию соотношения «уменьшение количества трудовых ресурсов – увеличение уровня производительности труда»), а с другой – на более широкое применение экономических стимулов, в том числе в неденежной форме (путевки, лечение, транспорт).

Социальное стимулирование предполагает использование нематериальных факторов:

-социальных (возможность карьерного роста);

-моральных (уважение со стороны коллег, друзей, награды);

-творческих (возможность самореализации,

самосовершенствования).

Все цели и задачи кадровой политики требуют их юридической обоснованности, что обуславливает необходимость создания в библиотеке информационной нормативно-правовой базы работы с кадрами, а также постоянного мониторинга кадровых процессов. Библиотечная кадровая политика должна отражаться в локальных документах библиотеки (в Уставе,

Коллективном договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка,

40