отчетAccess
.doc
Федеральное агентство по образованию
Гоу ВПО Белгородский государственный университет
Факультет бизнеса и сервиса
Кафедра экономики и управления на предприятии (в городском хозяйстве).
ОТЧЕТ
об учебной практике
Выполнила:
Студентка 2-го курса группы 170703
Зеленина Эльвира Александровна
(Фамилия, имя, отчество)
Проверил:
Дейнеко Антон Владимирович
(Подпись, должность, Фамилия, имя, отчество)
Отчет сдан на кафедру ________________________________
(Дата)
Отчет защищен с оценкой « ____________ » __________________
(Дата)
Белгород 2009г.
ОАО «EL.»
Наша фирма «EL.» работает в сфере услуг. Основным направлением деятельности является предоставление услуг сотовой связи. Компания «EL.» была образована Московской городской телефонной сетью (МГТС), Deutsсhe Telecom (DeTeMobil), Siemens и еще несколькими акционерами как закрытое акционерное общество в октябре 1993 года. Четыре российских компании владели 53% акций, две немецкие компании -- 47%. В конце 1996 года АФК «Система» приобрела пакет у российских держателей акций, а DeTeMobil выкупил акции компании Siemens. 1 марта 2000 года в результате слияния ЗАО «МТС» и ЗАО «РТК» было образовано ОАО «EL.». В этом же году компания вышла на мировые фондовые рынки. С 30 июня акции EL котируются на Нью-Йоркской фондовой бирже (в виде американских депозитарных расписок) под символом MBT.
Компания ОАО «EL.» имеет трехуровневую структуру управления:
Корпоративный центр (КЦ) - руководящее звено компании, основными задачами которого являются: определение общей стратегии компании; определение единых стандартов процедур; управление деятельностью макро-регионов. Корпоративный центр находится в г. Москва.
Макро-регион (МР) - территориальное подразделение, осуществляющее оперативное управление группой регионов. Это промежуточный уровень управления между регионами и Корпоративным центром. С одной стороны, макро-регионам дано право решать часть вопросов, которые были приняты в Москве, что позволяет повышать оперативность их решения. С другой стороны, макро-регионы конторолируют поддержание единых стандартов и проводимой политики компании. Помимо этого, в задачу макро-регионов входит адаптация централизованных решений в регионах.
На сегодняшний день ОАО «Мобильные ТелеСистемы» является крупнейшим оператором сотовой связи в Восточной и Центральной Европе.
Структура управления состоит из следующих основных функциональных блоков:
Блок маркетинга
Блок продаж и абонентского обслуживания
Технический блок
Блок информационных технологий
Блок по управлению персоналом
Административный блок
Финансовый блок
Блок инвестиций и корпоративного развития.
При текущих обстоятельствах, наша фирма имеет большой поток информации и для более оперативной работы необходима автоматизация работ. Для этого мы решили воспользоваться возможностью системы управления базой данных (СУБД) ACCESS. Так как данная система дает нам возможность управлять базой данных нашей фирмы, мы решили полностью перенести в нее все данные.
Таким образом у нас в плане имеются следующие таблицы с полями:
Таблица 1 «Организация»
В этой таблице будут содержаться все данные о нашей организации, и могут быть использованы в дальнейшем для составления отчетов в качестве основных данных о фирме (шапка).
Таблица 2 «Страны»
Здесь содержаться основные данные по тем странам, в которых расположена наша сеть или в которых только планируется работать.
Таблица 3 «Валюты»
Для удобства учета мы создаем таблицу с названием «Валюта» и помещаем в нее информацию о тех валютах, с которыми нам приходится работать.
Таблица 4 «Статистика»
Здесь мы размещаем информацию о наших клиентах в виде собранной статистической информации, которая поможет нам более успешно работать на данном рынке.
Таблица 9 «Офисы»
Так как фирма имеет не один офис, то эти данные тоже необходимо учесть для контроля. Для составления в дальнейшем отчетов по продажам необходимо будет включить это поле, для того, чтобы знать какой офис работает наиболее эффективно.
Таблица 10 «Сотрудники»
В этой таблице содержится информация о всех сотрудниках фирмы.
Далее, определив структуру нашей базы данных, мы начинаем непосредственную работу с СУБД ACCESS.
После запуска программы, в окне базы данных мы выбираем вкладку «таблица» и создаем новую таблицу. Далее в окне «новая таблица» выбираем пункт «конструктор» и создаем структуру таблицы (в соответствии с запланированными ранее полями). Вводим каждое поле и тип данных следующим образом
Для каждой таблицы в режиме конструктора необходимо определить свойства. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле и что можно делать с этими данными. Таким образом, мы определяем свойства во вкладке общие для всех полей таблиц.
Во вкладке общие мы определяем размер поля, формы поля, подпись, обязательное поле, индексированное поле. Так как на мой взгляд в данном разделе требуют объяснения два поля – обязательное и индексированное.
Вид поля «текстовый» мы применяем для тех полей, которые предполагают текстовое заполнение, «дата/время» – если поле должно содержать или дату или время, «логический» – если есть два варианта ответа – например «да/нет», если поле должно содержать наличие денежных расчетов, мы ставим тип поля – «денежный». «Числовой» – там где предполагается работа с числами
«Общие» свойства – «обязательное поле» дают информацию о том обязательно ли это поле должно быть заполнено или данное поле может быть пропущено с нулевым результатом.
Индексированное поле дает раскладку из трех вариантов: нет (неиндексированное), Да(совпадения не допускаются) и Да(совпадения не допускаются). Индексы довольно важны, т.к.индексирование позволяет значительно ускорить поиск и сортировку. Но в больших базах данных это может привести к длительному выполнению операций обновления содержания таблицы. С помощью этого свойства можно указать, что данное поле будет проиндексировано.
Если мы хотим создать подстановку мы выбираем в свойствах одноименную закладку. Здесь мы выбираем для полей поле со списком для того, чтобы в таблице при щелчке мышью по полю должна появиться кнопка, обеспечивающая выбор из списка. Это намного облегчает работу при заполнении таблиц. Здесь мы устанавливаем параметры заполняя графы и в строке «источник строк» выбираем ту таблицу из которой будет осуществляться подстановка.
На следующем этапе мы создаем формы для всех наших таблиц в закладке «формы» в окне базы данных. Формы создаются для заполнения таблиц, редактирования данных в таблицах и просмотра данных.
Создаем форму через конструктор, в качестве источника данных выбираем нужную нам таблицу. Далее производим ввод необходимых данных и сохраняем форму с именем таблицы, использованной в качестве источника данных.
Далее можно создать самозаполняющийся список (в нашем случае - это таблица «Клиенты – юридические лица»). При этом, если мы будем вносить новое значение она автоматически появляется в списке (при этом далее эти данные не нужно будет набирать вручную, а просто выбрать из списка). Для этого мы создаем форму, основанную на таблице «Клиенты – юридические лица» с именем «Форма для добавления записей». А затем создаем группу макросов через вкладку «макросы».
Мы заполняем все имеющиеся у нас таблицы данными через соответствующие этим таблицам формы.
Теперь, когда таблицы у нас находятся в готовом виде, т.е. все данные внесены в них, мы должны определить связи между ними. Связи создаются для того, чтобы передавать по мере необходимости данные между таблицами, организуя запросы на основе сразу нескольких таблиц. Однако выполнение этих операций возможно только в том случае, когда между таблицами определены связи.
Связь устанавливается между полями разных таблиц, которые обычно имеют одно и то же имя. Причем связь между таблицами организована таким образом, что данные из одной таблицы могут использоваться в другой.
Все связи у нас имеют вид – «один ко многим», что означает – каждая запись из первой таблицы соответствует многим записям в другой таблице.
Определив все необходимые для дальнейшей работы связи, мы можем приступать к формированию запросов. Запросы создаются в закладке «запросы».
Через конструктор мы создаем новый запрос, выбираем таблицу, на которой будет основываться наш запрос и затем последовательно выбираем поля, которые будут показаны при выводе запроса на экран. В строке отбора (для основного поля, по которому мы хотим создать запрос
Теперь мы можем приступить к созданию отчетов.
Как правило, базы данных используются именно для того, чтобы представить находящиеся в низ сведения в распечатанном виде, причем в наиболее привлекательной форме. В основном в Access это делается с помощью отчетов.
Итак, отчеты мы создаем в закладке «отчеты» окна базы данных.Мы выбрали один из способов создания отчетов – через мастер отчетов. В диалоговом окне мы выбираем данные, которые удовлетворяют нашим требованиям. Т.е. выбираем таблицу, на основе которой будет создаваться отчет, вводим поля, которые нам необходимы, определяем внешний вид отчета. После этого мы можем просмотреть отчет в окне предварительного просмотра. Отчет должен содержать все основные данные об организации, дату, когда он был создан.Затем мы выводим уже готовый отчет на печать.
Теперь, когда мы научились создавать свою базу данных, вводить туда все имеющиеся у нас данные и работать с этими данными посредством запросов и отчетов, оперативность нашей работы должна возрасти, облегчив тем самым труд всех сотрудников нашей фирмы.