4096

согласовываются с конкретным должностным лицом или с коллегиальным органом. Образец внутреннего согласования документа был приведён выше. Внешнее согласование оформляется грифом согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Директор института экономики и управления

Тихоокеанского государственного университета

_______________С.Н. Кожемякина

личная подпись

«___»________________200___.

Гриф согласования располагается в нижней части листа под реквизитами «Отметка о наличии приложения», «Подпись», «Печать» или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

1 – с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

41

2 – с руководителями подчинённых организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

3 – с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

4 – при необходимости с органами, осуществляющими государственный подведомственный контроль (надзор) в определённой области (экологической, пожарной и т. п.), с общественными организациями;

5 – с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Реквизит 24. Визы согласования документа используется для внутреннего согласования. Этот реквизит указывает на согласие или несогласие должностного лица организации-автора документа с его содержанием.

Документ может визироваться в зависимости от его характера и содержания со следующими должностными лицами:

-исполнителем;

-заинтересованными должностными лицами;

-ответственными лицами юридической и экономической служб;

-заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос;

-руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи, то есть инициалы, фамилию и дату, а при необходимости должность лица, визирующего документ, например:

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого экземпляра. На исходящих – на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении (например, второй экземпляр). Располагается виза на документах ниже подписи.

42

Иногда в организациях этот реквизит используется при ознакомлении с документом, особенно в документах по личному составу. В этом случае она служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В наиболее важных многостраничных документах визируется каждый лист документа юридической службой или службой документационного обеспечения управления.

Реквизит 25. Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность и обеспечивая им юридическую силу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. По возможности оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица подписавшего документ, например:

Всоответствии с Федеральным Конституционным законом от 25.12.2000

№2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» воспроизведение Государственного герба Российской Федерации является обязательным на печатях:

- Президента Российской Федерации, - Палат Федерального Собрания,

- Правительства Российской Федерации, - Конституционного суда Российской Федерации,

- Высшего Арбитражного суда Российской Федерации; - центральных органов федеральной исполнительной власти, а также

дипломатических представительств, консульских учреждений и иных

43

официальных представительств Российской Федерации за границей; на печатях иных органов государственной власти.

Герб субъекта Российской Федерации размещают на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации в соответствии с правовыми нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещаются на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законодательством от 28.08.1995 № 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации» (ст. 11) (с изм. от 17.03.1997), его использование регламентируется соответствующими нормативными актами города, района Российской Федерации.

К документам, на которых обязательно ставится оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с её наименованием) относятся следующие: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.

В коммерческих структурах гербовые печати не используются. Такие организации должны иметь печать со своим наименованием, например: общество с ограниченной ответственностью. Круглая печать общества должна содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на его местонахождение. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае в печати должна приводиться дополнительная надпись, например: «Канцелярия», «Отдел кадров», «Для счетов», «Для справок» и т. д.

Виды и порядок применения печатей и штампов определяются в распорядительных документах организации и инструкциях по делопроизводству.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведённом месте. Это место нанесения печати обозначается символом МП, при этом оттиск печати не должен захватывать наименование должности.

Руководитель организации вправе самостоятельно определить примерный перечень документов, на которых будет ставиться печать, так как удостоверения подписи печатью требуют не все документы.

44

Печать может храниться у руководителя организации, но если в силу своих обязанностей руководитель предприятия часто отсутствует, то он назначает за ответственного за проставление печати на документах и её хранение. Такое назначение осуществляется изданием приказа или распоряжения.

Реквизит 26. Отметка о заверении копии. Копией называется заверенный документ, который воспроизводит все реквизиты подлинника.

При заверении соответствия копии письма (остающейся в организации) отправляемому подлиннику отметку о заверении копии следует оформлять следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» необходимо проставить: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату заверения копии, например:

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке тиражированных документов (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.) они заверяются печатью службы документационного обеспечения управления.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче её на руки копия заверяется печатью, при этом она приобретает юридическую силу оригинала.

Организации вправе изготавливать копии документов, выданных другими учреждениями, которые необходимы для решения соответствующих вопросов при приёме граждан на работу, учёбу; удовлетворении их трудовых, жилищных и других трудовых прав; при формировании личных дел рабочих и служащих, учащихся. К таким документам относятся копии дипломов и свидетельств о получении образования, копии трудовых книжек и др. Такие копии документов воспроизводятся на бланке данного предприятия и заверяются подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие её содержания подлиннику. Если копия изготавливается не на бланке, при её снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника.

45

На первом листе копии документа ставится отметка «КОПИЯ», которая печатается прописными буквами в правом верхнем углу.

Реквизит 27. Отметка об исполнителе. Данный реквизит необходим для оперативной связи с составителем документа для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию или фамилию имя и отчество исполнителя документа и номер его телефона, например:

В.И. Петров 77-12-46 или Петров Владимир Иванович 76-12-47

Проставляется эта отметка в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или оборотной стороны последнего листа документа.

При исполнении входящих документов часто необходимо уточнить какиелибо факты, сюжеты данного документа у его конкретного исполнителя. Наличие полных данных об исполнителе значительно облегчает решение данной задачи и способствует повышению уровня культуры общения.

Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, которые подлежат списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе и включает следующие данные:

-ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а если такой документ отсутствует, то краткие сведения об исполнении;

-слова «В дело»;

-номер дела, в котором будет храниться документ;

-подпись и дату, например:

Вдело № 9 Отправлен факс от 12.02.2011 № 56

Личная подпись

12.08.2011 или

В дело № 11 Издан приказ от 17.05.2011 № 48 «О создании комиссии по инвентаризации имущества» Личная подпись

17.05.2011

46

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлен ответ, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Вопрос решён по телефону» и т. д.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело обязательно подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором этот документ был исполнен.

Реквизит 29. Отметка о поступлении документа в организацию –

проставляется от руки или в форме штампа в нижнем правом углу первого листа документа. Элементами данного реквизита являются порядковый номер и дата поступления документа в организацию.

При необходимости можно указывать часы и минуты, например: ЗАО «Эталон»

27.08.2011

Вх. № 18, 11-25

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа

проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.

Реквизит может содержать следующие данные: имя файла; код оператора; дату; место изготовления; количество экземпляров; количество страниц документа. Отметка может дополняться другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем организации. Например:

Pr 02-12 doc,

где Pr – вид документа (приказы или переписка);

02 – код структурного подразделения;

12 – порядковый номер приказа или письма.

Располагается этот реквизит в левом нижнем углу каждой страницы документа.

2.3. Требования по составлению и оформлению текстов документов

Требования составлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003г [10]. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица

47

множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Таблица – форма представления текста, документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы существенно облегчают восприятие текста, насыщенного однородными сведениями, обычно цифровыми показателями количества чеголибо. Допускается табличная форма расположения и текстового материала документов.

Табличные тексты применяются в отчётно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста – вертикальный – графы и горизонтальный – строки.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Слово «Таблица» печатается в правом углу и значок номера не ставится, например: Таблица 2, Таблица 3 и т. д. После этого печатается наименование таблицы, если оно присутствует, например:

Таблица 1

Анализ обобщающих показателей качества продукции

48

Рисунки, выполненные по тексту оформляются в соответствии с требованиями, при этом слово «Рисунок» печатается под самим рисунком с абзаца в сокращённом виде «Рис.». При необходимости они нумеруются и печатается их наименование.

Можно не нумеровать схемы, графики и рисунки, если по тексту встречается одна схема, один график и один рисунок.

Формулы, встречающиеся по тексту (если их более одной), печатают по центру страницы, а нумеруют в скобках у правого поля.

Пояснение значений символов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в какой они даны в формуле. Значение каждого символа следует давать с новой строки, при этом первую строку объяснения начинают со слов «где» без двоеточия, например:

Наиболее распространён в документах сплошной связный текст. Он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т. д.

Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов печатаются с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка и подзаголовка не проставляется. Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделёнными точками, например:

разделы (1, 2, 3 и т. д.), подразделы (1.1, 1.2, 1.3 и т.д.), пункты (1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т. д.) и подпункты (1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 и т. д.).

Заголовки нельзя подчёркивать и делать в них переносы. Если наименование раздела занимает более одной строки, то его необходимо разделить на смысловые части и выполнить перенос на вторую или даже на третью строки. Если наименование раздела состоит из двух предложений, то в этом случае первое отделяется от второго точкой.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных

49

документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10 апреля 2005 № 212 «Об утверждении Положения о введении государственного мониторинга водных объектов …»».

Во второй части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма – просьбу без пояснения.

Так, тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или её подразделении состоит из разделов:

1.Общие положения

2.Задачи

3.Функции

4.Права

5.Ответственность

6.Взаимоотношения

Враспорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия (приказ, распоряжение и т. д.), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПРОШУ).

Враспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного лица (постановляет, решил).

Всовместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

Вдокументах, устанавливающих право и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

50