ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный технический университет»

Кафедра управления персоналом

Правовые аспекты управления персоналом

МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО

по самостоятельной работе студентов специальности 080505 «Управление персоналом" очной формы обучения

Воронеж 2012

Составители канд. пед. наук Т.В. Монько, канд. юрид. наук Ю.В. Строкова

УДК (075.8)33

Правовые аспекты управления персоналом: методическое руководство по самостоятельной работе студентов специальности 080505 "Управление персоналом" очной формы обучения /ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный технический университет»; сост. Т.В. Монько, Ю.В. Строкова. Воронеж, 2012. 48 с.

Методическое руководство включает теоретические сведения о правовом регулировании деятельности HR-служб по проведению аттестации сотрудников, по обработке и защите персональных данных работников, а также образцы деловых документов.

Предназначено для студентов третьего и четвертого курсов специальности 080505 "Управление персоналом".

Методическое руководство подготовлено на магнитном носителе в текстовом редакторе Microsoft Word, файл МР студенты УП. doc

Библиогр.: 5 назв.

Рецензент канд. филос. наук, доц. В.В. Глотова

Ответственный за выпуск зав. кафедрой канд. физ.-мат. наук, доц. А.Д. Поваляев

Издается по решению редакционно-издательского совета Воронежского государственного технического университета

 ФГБОУ ВПО «Воронежский государственный технический университет», 2012

ВВЕДЕНИЕ

Одной из задач менеджера по персоналу является обеспечение согласования всех аспектов кадровой политики с духом и буквой закона. Неукоснительное соблюдение правовых норм выступает необходимым условием успешной кадровой деятельности, эффективной реализации организационно-управленческих функций, главным средством предотвращения производственных конфликтов и судебных исков к организации.

Нередко трудности, возникающие у HR-специалистов в процессе осуществления профессиональной деятельности, связаны с наличием пробелов в текущем законодательстве и противоречий в практике его применения. Данное методическое руководство посвящено как раз таким «трудным» вопросам правового регулирования защиты персональных данных работников и аттестации персонала.

Методическое руководство подготовлено в рамках научно-исследовательской работы по теме «Содержательный аспект правовой подготовки бакалавров по направлению «Управление персоналом» и является логическим продолжением методического руководства «Правовые аспекты привлечения и высвобождения персонала», изданного в электронной форме в 2010г.

ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ КАК ФУНКЦИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

1. Понятие персональных данных. Право работников на защиту персональных данных

Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). В контексте трудовых отношений персональные данные – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст.85 ТК РФ). В состав персональных данных работника входят паспортные и биографические данные, сведения о трудовом и страховом стаже и образовании, сведения о воинском учете, о социальных льготах, о составе семьи, о состоянии здоровья и периодах временной нетрудоспособности, а также другие сведения о работнике, содержащиеся в приказах по личному составу, трудовых книжках, личных делах сотрудников и копиях отчетов, направляемых в органы статистики.

Необходимость принятия мер по защите персональных данных вызвана возросшими техническими возможностями по копированию и распространению информации. Информация о человеке всегда имела большую ценность, но сегодня она превратилась в самый дорогой товар; в руках мошенника такие сведения могут стать орудием преступления, а в руках уволенного сотрудника – средством мщения и разрушения имиджа работодателя.

Заботясь о соблюдении прав своих граждан, государство требует от организаций и физических лиц принятия ряда мер в сфере безопасности персональных данных. Работодатель обязан за счет собственных средств обеспечивать защиту персональных данных работников от их неправомерного использования и утраты.

Российское законодательство о персональных данных является относительно новым, существует множество нерешенных вопросов в практике его применения, что зачастую препятствует выполнению операторами персональных данных установленных требований. Однако, несмотря на значительный комплекс проблем, необходимо понимать, что: 1) все без исключения физические лица являются субъектами персональных данных; 2) все без исключения организации являются операторами персональных данных, поскольку осуществляют их обработку.

При обработке персональных данных работников необходимо руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (в редакции от 25.07.2011), Федеральным законом «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.06 №149-ФЗ (в редакции от 21.07.2011 №149-ФЗ, а также нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти о персональных данных.

Согласно ст. 5 ФЗ «О персональных данных» обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе и ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Целями получения персональных данных работника в

соответствии с п. 1 ст. 86 ТК РФ является исключительно соблюдение законов и иных нормативных правовых актов, содействие работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечение их личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и сохранности имущества.

Работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных (ч. 1 ст. 89 ТК РФ). Соответственно, работодатель обязан ознакомить их с такой информацией. Сотрудник организации имеет право знакомиться со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные.

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. При этом нужно учитывать, что данный порядок должен гарантировать свободу и бесплатность доступа работника к своим персональным данным.

Учитывая требования ст. 62 ТК РФ, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника заявления выдать ему заверенные копии документов, связанных с работой.

Работник может определить представителя для защиты своих персональных данных. Традиционно представителями работников являются профсоюзы, однако для указанных целей работник может определить иное лицо (физическое либо юридическое), а также защищать свои права самостоятельно.

Работникам предоставляется право доступа к персональным данным, относящимся к медицинским данным, с помощью медицинского специалиста по их выбору.

Работники имеют право требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушениями требований Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. В случае отказа работодателя исключить или исправить персональные данные работника последний имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения (ст. 89 ТК РФ).

В соответствии со ст. 89 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан известить всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные этого работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях. Работники имеют право обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия. Работодатель также не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

2. Согласие работника на обработку персональных данных

Под обработкой персональных данных следует понимать любое действие с персональными данными, включая их сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение (ст. 3 ФЗ «О персональных данных»).

Все персональные данные работника следует получать у него самого. В соответствии с п. 1 ст. 9 ФЗ «О защите персональных данных» субъект персональных данных принимает решение о предоставлении своих данных и дает согласие на их обработку своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных. Указанный Закон также возлагает на работодателя обязанность представить доказательство получения согласия на обработку персональных данных, а в случае обработки общедоступных данных - обязанность доказать, что эти данные являлись общедоступными.

Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

Перечислим случаи, когда в соответствии с федеральным законодательством необходимо получать письменное согласие работника на обработку его персональных данных:

1) если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны (п.3 ст. 86 ТК РФ). Работодатель должен сообщить работнику о последствиях отказа дать письменное согласие на получение персональных данных;

2) если сведения касаются частной жизни (например, состава семьи работника);

3) в случае сообщения персональных данных работника третьей стороне, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Например, при несчастном случае с работником работодатель обязан проинформировать соответствующие органы и организации, а при тяжелом несчастном случае (или смерти) - также его родственников. В данной ситуации согласия работника на передачу его персональных данных не требуется (ст. 228 ТК РФ). Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. 228.1 ТК РФ. Работодатель также обязан предоставить персональные данные работников государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности (ст. 357 ТК РФ). ФЗ «О персональных данных» в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6 и ч.2 ст. 10 содержит указание на случаи, когда не требуется согласие лица на обработку его персональных данных, в том числе если обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством об обязательных видах страхования или необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц. Так, работодатель обязан сообщать судебному исполнителю и получателю алиментов об увольнении плательщика алиментов, а также о его новом месте жительства, если оно известно. Не требуется согласие работника на предоставление в военные комиссариаты сведений о нем, указанных в п. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе".

Иногда кадровики слишком произвольно толкуют следующую норму, закрепленную п. 5 ч. 2 ст. 6 ФЗ «О защите персональных данных»: согласия субъекта персональных данных на их обработку не требуется, когда она «необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Из приведенной нормы делается вывод, что, поскольку работник является стороной трудового договора, то письменное согласие на обработку его персональных данных вообще не нужно.

Однако в ряде случаев работодатель может ошибочно посчитать, что необходимость обработки персональных данных возникла в связи с исполнением трудового договора. Например, руководитель решил поощрить работника ценным подарком - часами, на которых выгравированы имя, отчество, фамилия сотрудника, год его рождения. Передавать соответствующие сведения в мастерскую без письменного согласия работника работодатель не вправе. Точно так же, по мнению консультантов СПС «Гарант», согласие работника необходимо в случае передачи сведений о нем для оформления банковской карты, кредита, полиса добровольного медицинского страхования. Поэтому специалисты в области защиты персональных данных настоятельно рекомендуют оформлять письменные согласия работников на обработку их персональных данных.

3. Особенности обработки персональных данных

Существуют два вида обработки персональных данных:

без использования средств автоматизации и с использованием.

Согласно п. 3 ст. 4 ФЗ «О персональных данных» порядок обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, может устанавливаться федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. В настоящее время действует «Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687. Согласно п. 1 данного Положения обработкой персональных данных без применения средств автоматизации считаются использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, которые осуществляются при непосредственном участии человека. Необходимо учитывать, что обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что эти данные содержались в компьютерной (информационной) системе либо были извлечены из нее. Таким образом, к обработке персональных данных работников, осуществляемой кадровой службой, должны применяться правила, предусмотренные для обработки данных без использования средств автоматизации.

Персональные данные при такой обработке должны быть обособлены от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях.

Согласно п. 6 Положения лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в т.ч. сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте такой обработки, категориях обрабатываемых данных, а также об особенностях и правилах такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, а также локальными правовыми актами организации.

Пункт 7 Положения содержит условия, которые необходимо соблюдать при использовании типовых форм документов, предполагающих или допускающих включение в них персональных данных, например унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

В соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель может разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанным лицам будут доступны только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Например, доступ к персональным данным работников обычно имеют руководитель организации, руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения, а также при переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое), работники бухгалтерии и отдела кадров. Конкретный перечень работников, которые имеют доступ к персональным данным других работников, должен быть установлен локальным нормативным актом организации и приказом организации.

В целях повышения уровня компетентности кадровых работников и других сотрудников, осуществляющих обработку персональных данных целесообразно организовать их обучение и периодически проводить проверку знаний.

Целесообразно вести два журнала учета выдачи и передачи персональных данных другим лицам. В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным (доступа работников организации к персональным данным других работников) следует указывать такие сведения, как дата выдачи и возврата документов (личных дел), срок пользования, цели выдачи, наименование выдаваемых документов (личных дел). Помимо этого, следует вести журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам, в котором необходимо регистрировать поступающие запросы, а также фиксировать сведения о лице, направившем запрос, дату передачи персональных данных или уведомления об отказе в их предоставлении и отмечать, какая именно информация была передана.

Персональные данные работников хранятся в документированной форме. Система учета персональных данных должна предусматривать проведение регулярных проверок наличия документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. В этой связи необходимо ведение журнала проверок наличия документов, содержащих персональные данные работников.

К документам, содержащим персональные данные работников и хранящимся у работодателя, относятся трудовые книжки, документы по учету труда и его оплаты (их перечень установлен Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), а также иные документы, которые, как правило, включаются в личное дело (трудовой договор, автобиография, характеристики, индивидуальная программа реабилитации и т.д.). Работодатель должен обеспечивать сохранность такой документации в соответствии со сроками ее хранения (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558). Большинство документов, содержащих персональные данные сотрудников, относятся к документам долговременного хранения. Согласно упомянутому Перечню личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания, хранятся постоянно, а иных работников - в течение 75 лет. Также 75 лет хранятся личные карточки и невостребованные трудовые книжки. Три года составляет срок хранения документов, представленных лицами, не принятыми на работу.

Что же касается уничтожения документов, срок хранения которых истек, эта процедура должна проводиться с обязательным составлением акта об уничтожении. Акты рекомендуется хранить в специальной папке в отделе кадров.

3. Меры по защите персональных данных работников

Защита персональных данных представляет собой совокупность регламентированных процедур, обеспечивающих сохранность, целостность, достоверность и конфиденциальность персональных данных в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

В рамках защиты персональных данных работников можно выделить несколько направлений. Меры по программно-технической защите персональных данных, хранящихся в электронном виде, определены в документе Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) «Основные мероприятия по организации и техническому обеспечению безопасности персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных». Данные мероприятия (паролирование, антивирусная защита и др.) осуществляются соответствующими службами работодателя либо специализированной организацией.

Физическая и техническая защита персональных данных предполагает установление пропускного режима на предприятии, часов и порядка приема посетителей, использование таких средств охраны как сигнализация, замки, оборудование помещений, где ведется обработка персональных данных, сейфами, специальной техникой для уничтожения документов и т.д.

К мерам организационного характера можно отнести создание комиссии по персональным данным. Наличие постоянно действующего органа позволяет координировать работу в данной области, минимизировать многие риски, связанные с несанкционированным доступом к конфиденциальной информации и обеспечить соблюдение требований к обработке и защите персональных данных. В состав комиссии, который должен быть утвержден приказом руководителя, в обязательном порядке вводится начальник кадровой службы.

Для обеспечения защиты персональных данных, обрабатываемых кадровой службой, ее руководитель должен:

- избирательно и обоснованно распределить документы и информацию, содержащую персональные данные, между своими подчиненными;

- рационально размещать рабочие места для исключения бесконтрольного использования защищаемой информации;

- создавать необходимые условия для работы с документами, содержащими персональные данные работников;

- своевременно выявлять и устранять нарушения установленных требований по защите персональных данных работников;

- регулярно проверять знание установленных требований по защите персональных данных, проводить профилактическую работу с сотрудниками по предупреждению разглашения таких сведений.

Работники кадровой службы должны неукоснительно соблюдать правила работы с документами. На рабочем столе сотрудника отдела кадров должен находиться только тот массив документов, с которым в настоящий момент он работает. Исполняемые документы не разрешается хранить в россыпи.

Личные дела могут выдаваться на рабочие места только генерального директора и сотрудников отдела кадров. Передача личных дел линейным руководителям и другим сотрудникам не допускается. Ознакомление с делами подчиненных осуществляется руководителями структурных подразделений в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел.

Работникам отдела кадров не разрешается при любом по продолжительности выходе из помещения оставлять какие-либо документы на рабочем столе или оставлять шкафы незапертыми. Личные дела, картотеки, учетные журналы и книги учета в рабочее и нерабочее время хранятся в запирающемся шкафу, а трудовые книжки, печати и штампы - в сейфах.

В конце рабочего дня все документы, дела, листы бумаги и блокноты с рабочими записями, инструктивные и справочные материалы должны быть убраны в шкафы и сейфы, которые запираются. Ключи от шкафов сдаются начальнику отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

По окончании рабочего дня следует также проверить урну для бумаг и убедиться в отсутствии там материалов, которые могут содержать персональные данные. Черновики и редакции документов, испорченные бланки, листы со служебными записями в конце рабочего дня уничтожаются с помощью специального оборудования. Уничтожение производится двумя работниками отдела.

4. Ответственность работников кадровой службы за нарушение законодательства о персональных данных

Исходя из смысла ст. 90 ТК РФ, работник, по вине которого было допущено нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных других работников, может быть привлечен к дисциплинарной и материальной, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Согласно пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Согласно п. 43 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.04 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации", в случае оспаривания работником увольнения по подпункту «в» пункта 6 части первой статьи 81 Кодекса работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что а) сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайне либо к персональным данным другого работника; б) эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей; в) он обязывался не разглашать такие сведения.

Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, то работника, разгласившего персональные данные, необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

В результате незаконного распространения информации о персональных данных работника последнему может быть причинен моральный вред, подлежащий возмещению работодателем. В соответствии со ст. 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный последнему прямой действительный ущерб. Согласно ч. 2 указанной статьи под прямым действительным ущербом также понимается необходимость возмещения ущерба третьим лицам. Следовательно, если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, то работодатель может привлечь последнее к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации, доступ к которой ограничен (за исключением случаев, если такое разглашение влечет уголовную ответственность) лицом, получившим доступ к ней в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотреблял своими служебными полномочиями, распространял сведения о частной жизни других работников без их согласия, то он может быть привлечен к уголовной ответственности. Часть 2 ст. 137 УК РФ предусматривает, что указанные деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в сумме от 100 тыс. до 300 тыс. руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

5. Нормативно-правовое и методическое обеспечение защиты персональных данных работников на локальном уровне

Система защиты персональных данных работников организации реализуется в комплексе нормативно-методических документов, которые детализируют и доводят ее в виде конкретных рабочих требований до каждого сотрудника, специализирующегося на обработке персональной информации. В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с учетом требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов. Следовательно, работодателю необходимо принять соответствующий локальный нормативный акт - Положение о работе с персональными данными.  Структура Положения о персональных данных может быть следующей:

- раздел 1 «Общие положения». В данном разделе следует указать, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует, а также в каком порядке принимается и изменяется;

- раздел 2 "Основные понятия. Состав персональных данных работников". Здесь следует указать, какие документы в организации содержат персональные данные работников;

- раздел 3 "Обработка персональных данных". В этом разделе следует указать, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника;

- раздел 4  "Передача персональных данных". Здесь следует прописать порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам;

- раздел 5 "Доступ к персональным данным". В данном разделе должна содержаться информация о порядке внешнего и внутреннего доступа к персональным данным работников. Здесь же приводится список работников, допущенных к обработке персональных данных;

- раздел 6 «Хранение и уничтожение персональных данных» должен включать требования к помещению, где хранятся персональные данные, порядок их хранения и уничтожения;

- раздел 7 "Ответственность за нарушение норм, регули-

рующих обработку и защиту персональных данных". В данном разделе нужно конкретизировать виды ответственности сотрудников за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

Положение о работе с персональными данными, как и любой другой локальный нормативный акт, утверждается работодателем путем издания приказа, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. При наличии в организации представительного органа работников Положение приниматься с учетом ст. 372 ТК РФ.

Исходя из требований ст. ст. 68, 86 ТК РФ, работники и их представители должны быть под роспись ознакомлены с Положением о работе с персональными данными. Факт ознакомления с указанным Положением может фиксироваться как в тексте самого трудового договора (путем перечисления локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора), так и в отдельном документе (в самом Положении на листе ознакомления с ним). Работодатель может также предусмотреть в организации журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами, где работники будут расписываться в подтверждение того, что они ознакомлены с соответствующими актами. Необходимо учитывать, что рассылка документа по электронной почте не будет считаться ознакомлением под роспись.

В случае проверки организации проверяющие органы могут запросить Положение о работе с персональными данными и проверить, ознакомлены ли с данным документом работники. Отсутствие или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно ст. 5.27 КоАП РФ.

Обязанность кадрового работника сохранять конфиденциальность сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей, закрепляется в следующих документах: трудовом договоре, должностной инструкции, с которой работник при приёме на работу должен быть ознакомлен под роспись; в перечне лиц, допущенных к обработке персональных данных, являющемся приложением к положению о персональных данных; кроме того, кадровые работники подписывают обязательство о неразглашении персональных данных.

Таким образом, в организации должны быть в наличии следующие документы:

- Положение о работе с персональными данными;

- приказ о допуске ответственных лиц к работе с персональными данными;

- документы, подтверждающие ознакомление с указанными выше Положением и приказом;

- должностные инструкции (регламенты) лиц, имеющих доступ и (или) осуществляющих обработку персональных данных;

- обязательства указанных лиц о неразглашении персональных данных работников;

- письменные согласия сотрудников на передачу их персональных данных третьим лицам;

- журналы учета доступа к персональным данным работников;

- акты, подтверждающие уничтожение персональных

данных по достижении цели обработки и по истечении срока хранения;

- акты внутренних проверок состояния защиты персональных данных.

Государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы о персональных данных, осуществляют Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), Федеральная служба по труду и занятости (Роструд), Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России), Федеральная служба безопасности РФ (ФСБ России) в рамках своих полномочий. Органами Роструда порядок обработки персональных данных может проверяться в рамках проверок соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. При проведении проверки инспектор по труду вправе проверить соблюдение работодателем правильности отнесения той или иной информации о работнике к персональным данным, правил сбора и хранения такой информации, а также доступа к ней третьих лиц. Также проверяется соблюдение требований, предъявляемых к обработке персональных данных работника, и гарантии их защиты, установленные гл. 14 ТК РФ.

В ходе проведения проверки Роскомнадзор может обследовать информационные системы в части персональных данных, обрабатываемых в ИС, а также рассматривать документы оператора, согласно перечню, установленному Административным регламентом проведения проверок (утвержден Приказом Роскомнадзора от 01.12.2009 N 630).

АТТЕСТАЦИЯ ПЕРСОНАЛА

1. Понятие и цели аттестации

Одной из актуальных проблем правого регулирования трудовых отношений является проблема отсутствия единой, законодательно закрепленной, государственной концепции аттестации. Трудовой кодекс Российской Федерации в пункте 3 статьи 81 ограничивается лишь указанием на возможность расторжения трудового договора по инициативе работодателя и увольнения любого работника вследствие несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе, подтвержденного результатами аттестации. В частях 2 и 3 статьи 82 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что увольнение работников, являющихся членами профсоюза, по основанию, предусмотренному пунктом 3 части первой статьи 81 производится с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии со статьей 373 ТК РФ. При проведении аттестации в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной организации. Таким образом, аттестация упомянута как возможность участия работников в управлении организацией.

Несмотря на то, что результаты аттестации напрямую затрагивают трудовые права и гарантии работников, аттестация работников не получила соответствующего закрепления в статьях Трудового кодекса Российской Федерации, законодательно не установлена также обязанность работодателя по проведению аттестации персонала. Так, в частности, в части 2 статьи 81 ТК РФ закреплено, что порядок проведения аттестации устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также локальными нормативными актами.

В Российской Федерации существуют отдельные нормативные правовые акты, посвященные порядку проведения аттестации некоторых категорий работников. Так, например, процедура проведения аттестации для работников, чья деятельность связана с железнодорожным транспортом, определена федеральным законом от 10.01.2003 №17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» и конкретизируется в приказах Минтранса РФ от 11.07.2012 № 230 "Об утверждении Порядка и сроков проведения аттестации работников железнодорожного транспорта, ответственных за погрузку, размещение, крепление грузов в вагонах, контейнерах и выгрузку грузов, а также порядок формирования аттестационной комиссии" и № 231 «Об утверждении Порядка и сроков проведения аттестации работников железнодорожного транспорта, производственная деятельность которых связана с движением поездов и маневровой работой на железнодорожных путях общего пользования, а также порядок формирования аттестационной комиссии"; для педагогических работников - приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 24.03.2010 №209 «О порядке аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений» и приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 6.08.2009 №284 «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации работников, занимающих должности научно-педагогических работников»; для руководителей федеральных унитарных предприятий – постановлением Правительства РФ от 16.03.2000 № 234 "О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий" и т.п.

Современный экономический словарь определяет аттестацию как установление соответствия уровня знаний, квалификации работника занимаемой им должности, месту, на которое он претендует; установление категории оплаты работника в соответствии с его квалификацией; заключение, отзыв о деловых качествах и знаниях работников.

Анализ нормативных правовых актов, судебной практики и специальной научной литературы, посвященных аттестации, позволяют определить аттестацию как проводимую в установленном локальными и нормативными правовыми актами порядке процедуру оценки результатов деятельности, определения деловых, личных качеств и квалификации работников с целью выявления их уровня профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности (должности, на которую претендует работник) или выполняемой работе.

Значение аттестации в трудовых отношениях весьма велико: аттестация персонала в современных условиях является необходимой процедурой как для работника, так и для работодателя, поскольку, с одной стороны, позволяет оптимизировать использование имеющихся у работодателя трудовых ресурсов, включая возможность формирования кадрового резерва, а с другой стороны, дает возможность работнику обеспечить за счет результатов своей трудовой деятельности и систематического повышения квалификации продвижение по карьерной лестнице, повышение получаемой заработной платы.

Таким образом, в результате проведения аттестации в конкретной организации как для работника, так и для работодателя возможно решение следующих задач:

• определение соответствия работника занимаемой должности, выполняемой работе;

• рекомендации (или отказ в рекомендации) работника к назначению на другую должность (переводу на другую работу);

• формирование кадрового резерва;

• определение целесообразности применения в отношении работника мер дисциплинарного воздействия (поощрений и наказаний);

• выявление потенциальных возможностей работников и перспектив их применения;

• определение необходимости повышения квалификации работников;

• дифференциация вознаграждения за труд.

Вместе с тем, исходя из анализа действующего трудового законодательства, при подведении итогов правовой регламентации процедуры аттестации, ее понятийного закрепления, функций и задач, нельзя не отметить, что правовая регламентация в локальном акте организации и организация проведения аттестации «ложится, как правило, на плечи» кадровой службы работодателя.

2. Принципы аттестации

Традиционно в юридической литературе под принципами понимают основополагающие идеи, руководящие начала, лежащие в основе правого регулирования того или иного явления, процесса. Анализ имеющихся нормативных правовых актов по вопросам аттестации отдельных категорий работников, а также имеющейся судебной практики позволяет выделить принципы организации и проведения аттестации. Остановимся на некоторых, на наш взгляд, наиболее значимых из них.

Принцип законности. Принцип законности является универсальным, общеправовым принципом, характерным для всех отраслей права в Российской Федерации. Традиционно содержание принципа законности определяется как обязанность всех государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных служащих, должностных лиц, иных физических и юридических лиц соблюдать в процессе осуществления различных видов деятельности нормы Конституции РФ, законов и подзаконных актов. Применительно к процедуре проведения аттестации, полагаем, что содержание принципа законности выражается в необходимости соблюдения работодателем и лицами, ответственными за организацию и проведение аттестации в конкретной организации, а также конкретным работником порядка ее проведения (в случае наличия соответствующего акта), трудовых прав и гарантий работников, установленных трудовых законодательством, а также иных требований нормативных правовых актов.

Принцип демократизма предполагает широкое участие представительных органов работников в аттестационных процедурах. Так, в частности, персональный состав аттестационной комиссии утверждается приказом работодателя. В состав аттестационной комиссии могут входить: председатель комиссии (как правило, руководитель организации), заместитель (заместители) председателя, секретарь и члены комиссии из руководителей структурных подразделений, высококвалифицированных работников, иных представителей администрации, кадровой, юридической служб. В соответствии с требованиями статьи 82 Трудового кодекса Российской Федерации при проведении аттестации, которая может послужить основанием для увольнения работников, в состав аттестационной комиссии в обязательном порядке включается представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной организации. Приказом руководителя в состав аттестационной комиссии могут быть также включены независимые эксперты, высококвалифицированные специалисты других организаций по профилю деятельности (специальности) аттестуемых.

Принцип гласности предполагает обязательное ознакомление работников организации с порядком проведения аттестации, ознакомление аттестуемого работника со сроками проведения аттестации, с представлением (характеристикой) на него, составленным руководителем структурного подразделения.

Принцип объективности заключается в принятии аттестационной комиссией решения на основе анализа представленных документов, заслушивания сообщения работника о его деятельности и, в случае необходимости, его непосредственного руководителя. При этом оценка служебной деятельности работника должна основываться на определении его соответствия квалификационным требованиям по занимаемой должности (порученной работе), определении его участия в решении поставленных перед соответствующим подразделением задач, сложности выполняемой им работы, ее результативности. Учитываются также профессиональные знания работника, опыт работы, повышение квалификации и переподготовка.

Принцип коллегиальности. В состав аттестационной комиссии входят председатель комиссии, заместитель (заместители) председателя, секретарь и члены комиссии. При этом состав аттестационной комиссии формируется, как правило, таким образом, чтобы была исключена возможность конфликта интересов, который мог бы повлиять на принимаемые решения. Все члены аттестационной комиссии наделяются равными правами по принятию или отклонению решений. Заседание аттестационной комиссии, как правило, считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей или пятидесяти процентов ее состава, утвержденного приказом руководителя организации. Решение аттестационной комиссии принимается открытым или закрытым голосованием большинством голосов присутствующих членов комиссии.

Принцип недопустимости дискриминации при проведении аттестации означает недопустимость установления предпочтений или ограничений, не связанных с деловыми качествами работника и результатами его труда (статья 3 Трудового кодекса РФ).

Принцип периодичности проведения аттестации. Данный принцип заключается в установлении работодателем сроков проведения аттестации. Так, в соответствии с положением о порядке проведения аттестации в конкретной организации проведение аттестации может быть обязательным один раз в два, три года, пять лет. В случае наличия нормативного правого акта, устанавливающего срок проведения аттестации, срок, указанный в локальном акте, не может превышать законодательно установленный срок. В то же время представляется нецелесообразным и нарушающим нормальный ход работы организации требование работодателя о прохождении аттестации чаще одного раза в год. Необходимо отметить также обстоятельство, что актами, устанавливающими необходимость проведения аттестации для отдельных категорий работников, предусмотрены категории работников, не проходящих обязательную (периодическую) аттестацию. Например, в соответствии с постановлением ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 №470/257 «Об утверждении Положения о порядке проведения аттестации руководящих инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи», действующим в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, установлены категории работников, которые не проходят аттестацию: лица, проработавшие в занимаемой должности менее года, беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до одного года.

3. Виды аттестации

Аттестацию работников можно классифицировать на виды по различным основаниям. В зависимости от стороны трудовых отношений следует различать аттестацию, проводимую по инициативе работодателя, и аттестацию, инициируемую работником путем написания заявления в произвольной форме на имя работодателя.

В зависимости от вида акта, предусматривающего проведение аттестации, различают обязательную аттестацию, проводимую в соответствии с требованиями законодательства вне зависимости от желания работодателя, и аттестацию, проводимую в случаях, предусмотренных локальным актом организации.

По срокам проведения выделяют плановую аттестацию, проводимую в соответствии с утвержденным в организации графиком аттестации, и внеплановую (внеочередную) аттестацию, которая, например, может быть организована работодателем для решения вопроса об увольнении работника по пункту 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

По целям проведения аттестации выделяют аттестацию на определение соответствия работника занимаемой должности (поручаемой работе); аттестацию, проводимую в целях перевода работника на иную, в том числе вышестоящую должность; аттестацию, проводимую в связи с дифференциацией оплаты труда, и аттестацию, проводимую в целях формирования кадрового резерва.

В зависимости от регулярности проведения аттестации выделяют первичную аттестацию и периодическую, проводимую в сроки, установленные нормативными правовыми актами или положением о порядке проведения аттестации работодателя.

По месту проведения аттестации выделяют аттестацию в организации, с которой у работника заключен трудовой договор, и аттестацию в организации, с которой аттестуемый не состоит в трудовых отношениях (например, аттестация, проводимая в целях замещения вакантной должности при несоответствии претендентом установленным квалификационным требованиям в виде наличия соответствующего образования и (или) опыта работы).

4. Формы аттестации

Выбор формы проведения аттестации осуществляется работодателем, если иное не установлено нормативным правовым актом, и закрепляется в положении об аттестации.

Традиционно наиболее распространенной формой аттестации работников являлось собеседование, однако, в настоящее время получили широкое распространение и такие формы аттестации, как тестирование, квалификационный экзамен, зачет, творческий отчет, отчет о научно-методических трудах, написание реферата. Работодателем может быть использовано и сочетание вышеуказанных форм.

5. Документы работодателя, необходимые для проведения аттестации

В связи с отсутствием в законодательстве единого нормативного акта, регламентирующего порядок организации и проведения аттестации для всех работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, перечень документов, необходимых для регламентации процесса аттестации, сложился в результате имеющейся судебной практики и практики деятельности кадровых служб. К указанным документам относятся:

• положение об аттестации;

• график аттестации;

• приказ о проведении аттестации;

• приказ о составе аттестационной комиссии (комиссиях);

• протокол заседания аттестационной комиссии;

• аттестационный лист.

Иные документы, возникающие в связи с проведением аттестации, могут предусматриваться в Положении о проведении аттестации (например, характеристика, представление, отзыв на аттестуемого работника и т.д.)

В положении об аттестации порядок ее проведения должен регламентироваться четко и подробно. В нем, в частности, могут быть предусмотрены следующие разделы:

1. Общие положения, в котором могут содержаться ссылки на нормативные акты (в случае их наличия) в соответствии с требованиями которых принимается положение, могут предусматриваться понятие и цели проведения аттестации, сроки (периодичность) ее проведения, а также круг работников, не подлежащих аттестации;

2. Состав аттестационной комиссии, предусматривающий порядок ее формирования, полномочия председателя (заместителя председателя) и секретаря комиссии, права и обязанности членов комиссии;

3. Раздел об организации (подготовке) проведения аттестации, предусматривающий инициирование ее проведения, определение даты проведения, информирование работника о дате и времени до начала проведения аттестации, перечень документов, представляемых в аттестационную комиссию на аттестуемого работника;

4. Раздел о процедуре проведения аттестации, в котором могут рассматриваться вопросы, связанные с отводами членов комиссии, с определением кворума для правомочности принятия решений, с порядком принятий решений аттестационной комиссией, критериями оценки деловых и личностных качеств работника;

5. Раздел о решениях, принимаемых аттестационной комиссией и работодателем, в котором определяется перечень рекомендаций комиссии, которые могут быть вынесены в отношении аттестуемого работника по результатам аттестации. Так, в частности, аттестационная комиссия может принять одно из следующих решений:

• соответствует должности;

• соответствует должности при выполнении условий (повышение квалификации, обучение по охране труда, изучение нормативных правовых актов, предусмотренных соответствующими квалификационными характеристиками, локальных актов);

• не соответствует должности (вывод аттестационной комиссии о несоответствии должен быть подтвержден объективными данными, поддающимися проверке);

• рекомендуется для включения в кадровый резерв.

Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных требованиями к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии в порядке исключения могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

При этом результаты аттестации заносятся в аттестационный лист работника непосредственно после голосования. С аттестационным листом аттестуемый работник должен быть ознакомлен под личную подпись. В случае отказа от ознакомления необходимо составить акт об отказе от подписи в аттестационном листе, подписанный членами комиссии. Акт необходимо приложить к аттестационному листу.

Руководитель организации с учетом решения и рекомендаций аттестационной комиссии в установленном порядке вправе применить к работникам следующие меры:

• оставить или повысить работника в должности;

• изменить размер выплат работнику за особые условия работы (сложность, напряженность, специальный режим работы);

• включить работника в резерв на выдвижение на вышестоящую должность;

• перевести на нижестоящую должность или уволить работника. Увольнение по основанию, предусмотренному пунктом 3 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую, имеющуюся у работодателя работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. При отсутствии вакантных должностей или отказе работника от перевода руководитель вправе расторгнуть трудовой договор с работником в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. При этом в положении об аттестации рекомендуется установить срок, в течение которого работодатель имеет право учесть рекомендации аттестационной комиссии. Обычно данный срок устанавливается в один или два месяца. В то же время работодатель не вправе расторгнуть трудовой договор с работником по указанному основанию в соответствии с пунктом 31 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" в случае, если в отношении этого работника аттестация не проводилась либо аттестационная комиссия пришла к выводу о соответствии работника занимаемой должности или выполняемой работе.

6. Порядок принятия положения об аттестации

Как уже было отмечено, деятельность по организации, подготовке и проведению аттестации является обязанностью кадровой службы работодателя. При этом в процессе принятия положения об аттестации важно соблюдать установленные действующим трудовым законодательством требования к порядку принятия соответствующего положения. В частности, частью 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ установлено, что порядок проведения аттестации устанавливается трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также может устанавливаться локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.

Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) при принятии локальных нормативных актов определен в статье 372 Трудового кодекса РФ, которая предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта указанного локального нормативного акта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме. В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган первичной профсоюзной организации также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора. Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

С положением о порядке проведения аттестации все работники должны быть ознакомлены под роспись (ст. 22 ТК РФ), поскольку положение о порядке проведения аттестации относится к числу локальных нормативных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельность работников.

Обязанность по составлению соответствующего положения об аттестации и оформлению требуемых для проведения аттестации документов реализуется, как правило, кадровой службой работодателя, в основе деятельности которой должен реализовываться общеправовой принцип законности в качестве основного принципа организации и проведения аттестации. Работникам кадровых служб важно не забыть при составлении и издании соответствующего положения, что в соответствии со статьей 8 ТК РФ в данном локальном акте не должно содержаться норм, умаляющих права работников, а также снижающих установленные действующим законодательством гарантии.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ