Лекция_Орг-распоряд документы (1)

Лекция 4: Организационно-распорядительные документы

1 Организационные документы.

2. Распорядительные документы.

Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными (ОРД). В эту группу входят организационная, распорядительная, информационно-справочная и справочно-аналитическая документация, документация по личному составу, по предложениям и обращениям граждан.

Организационно-распорядительный документ (ОРД) — вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

В интересах сокращения количества видов документов, применяемых в деятельности организаций, учреждений и предприятий, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в 1980-х гг. в стране началась работа по унификации документов и формированию унифицированных систем документации. Целью этой работы было установление единообразия состава и форм управленческих документов.

Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированная система документации — совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В процессе своей работы организации создают множество документов, которые устанавливают правила работы организации, обеспечивают обмен информацией между руководством и подчиненными, между структурными подразделениями, между организацией и внешними контрагентами.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на группы:

— организационные документы;

— распорядительные документы.

1. Организационные документы. К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, регламент, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, порядок работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатное расписание, инструкция, правила, памятка и др.

Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. В процессе подготовки они в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами и утверждения.

Устав является основным нормативным документом, регламентирующим деятельность организации. Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Какой из перечисленных документов является учредительным для различных юридических лиц, определяется соответствующим законом.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами или общими собраниями. Уставы государственных организаций, учреждений и предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).

Текст устава обычно содержит семь разделов.

I. Общие положения.

II. Акционерный капитал (уставный капитал).

III. Порядок деятельности.

IV. Управление.

V. Учет и отчетность; распределение прибыли.

VI. Прочие накопления.

VII. Прекращение деятельности.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следующие реквизиты:

•͙ наименование͙ организации;

•͙ наименование͙ вида͙ документа;

•͙ дата,͙ номер͙ документа;

•͙ место͙ издания;

•͙ заголовок͙ к͙ тексту;

•͙ подпись;

• гриф͙ утверждения;

•͙ отметка͙ о͙ регистрации͙ устава;

•͙ печать͙ регистрирующего͙ органа.͙

Положение — это нормативный документ, который определяет поря‑ док образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации. Так, государственные бюджетные организации действуют на основании соответствующих положений, в которых определен их статус, порядок создания, внутренняя структура, функции, компетенция, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации, а также контроля и ревизии деятельности.

При оформлении положений обязательно указываются наименование вышестоящей организации, наименование данной организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью утвердившей документ организации.

Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации. В положения о подразделении, как правило, включаются следующие разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— функции;

— права;

— структура и штат;

— ответственность;

— взаимоотношения с другими подразделениями.

В разд. «Общие положения» указывают место подразделения в структуре предприятия, его подчиненность, перечисляют нормативные документы, которыми руководствуется структурное подразделение в своей работе. В разд. «Основные задачи» очерчивают круг вопросов, которые необходимо решать структурному подразделению. В разд. «Функции» определены виды работ, выполняемых в структурном подразделении. В разд. «Права» устанавливают права структурного подразделения, необходимые для осуществления своих функций. В разд. «Структура и штат» определяют внутреннее устройство структурного подразделения. В разд. «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими структурными подразделениями организации, возникающие в результате выполнения возложенных на подразделение функций.

Положение подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, руководители структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует его юридическая служба (юрисконсульт), утверждает — руководитель организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Например, в крупных организациях для централизованного хранения документов может быть создано специальное структурное подразделение — архив. Его деятельность регулируется Положением об архиве организации.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно‑технические, технологические, финансовые или другие аспекты деятельности организаций, их подразделений или филиалов, а также должностных лиц. Должностная инструкция — документ, определяющий функции, права и обязанности сотрудников организаций. Кроме того, должностные инструкции позволяют разграничить функции, полномочия и ответственность на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников и помогают оценить работу сотрудников.

Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями и дополнениями. В этот справочник включены квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики, наиболее широко используемых на практике. Квалификационные характеристики должностей, специфических для отдельных отраслей, разрабатываются министерствами (ведомствами) и утверждаются в установленном порядке.

Должностная инструкция

Общие положения

Основные задачи

Права

Должностные обязанности

Ответственность

Рис. 1. Структура должностной инструкции

Должностные инструкции содержат следующие разделы:

— общие положения;

— основные задачи;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность.

В разд. «Общие положения» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения на должность и освобождение от должности, и перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности. В разд. «Основные задачи» указывают основные направления деятельности работника. В разд. «Должностные обязанности» перечисляют конкретные виды работ, выполняемых работником. В разд. «Права» определяют права работника, необходимые ему для выполнения своих обязанностей. В разд. «Ответственность» устанавливают, какую работник несет ответственность и за что конкретно. Оговаривая ответственность, надо иметь в виду, что работники могут нести и материальную ответственность. Основные принципы применения материальной ответственности рассмотрены в Трудовом Кодексе.

Работник изучает должностную инструкцию, подтверждает это, ставя пометку «С инструкцией ознакомлен(‑а)», и заверяет ее своей подписью с указанием даты ознакомления.

Инструкции могут также издаваться в целях разъяснения и определения порядка применения распорядительных документов или составления документов (например, инструкция по делопроизводству). Если в организации не разработана внутренняя инструкция по делопроизводству, то в качестве методического руководства необходимо руководствоваться приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, заголовок, дату, место издания, гриф утверждения, текст, подпись. Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При этом количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. В разд. «Общие положения» инструкции указываются цели ее издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, на основе которых разработана инструкция, а также сроки введения ее в действие.

Инструкцию подписывает руководитель разработавшего ее подразделения. Инструкция может быть введена в действие после издания специального распорядительного документа либо после ее утверждения руководителем организации. И в том и в другом случае на ее первой странице оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или со ссылкой на распорядительный документ, его номер и дату.

Договор представляет собой правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Согласно ГК договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договорами оформляются сделки купли‑продажи, посреднические операции, аренда, поручительство и др., а также отношения работодателя и работника.

Любой договор можно разделить на четыре части.

Договор

Преамбула

Существенные условия договора

Обычные условия договора

Случайные условия договора

Рис. 2. Структура договора

В преамбуле указываются вид договора (договор купли‑продажи, договор подряда, договор поставки и т.д.), дата и место подписания, полные наименования сторон, фамилии, имена, отчества и должности представителей сторон, подписывающих договор, а также наименования документов, подтверждающих их полномочия. Существенные условия договора являются самой важной его частью и определяют объект договора, цену договора и любые другие условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение. Обычные условия договора влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это срок действия договора, порядок расчетов, ответственность сторон и др.). На практике они обычно включаются в договор, но их отсутствие не влечет расторжения соглашения. Случайные условия изменяют либо дополняют обычные условия или условия, не предусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить в свой договор.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон; их юридические адреса; банковские реквизиты; указания на количество экземпляров договора; печати сторон; регистрационный номер.

2. Распорядительные документы

Одна из важнейших функций управления — функция подготовки, процедур принятия и реализации управленческих решений. Эти решения фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Решения, зафиксированные в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности организации.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к ее структурным подразделениям и работникам.

С помощью распорядительных документов решают важнейшие вопросы управления.

Основные виды распорядительных документов, которые выпускают органы управления, в соответствии с действующим законодательством и компетенцией — это:

— приказы;

— указания (распоряжения);

— протоколы;

— решения.

Приказ — самый распространенный распорядительный документ на предприятии. Он предназначен для решения каких‑либо конкретных задач. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Процесс подготовки приказов состоит из следующих этапов:

— определение задачи или проблемы;

— сбор необходимой информации;

— подготовка приказа;

— согласование;

— подпись приказа руководителем.

Проекты приказов разрабатываются специалистами предприятия по поручению руководства или по собственной инициативе.

При составлении проекта приказа необходимо:

— увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

— излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская по возможности его двоякого толкования;

— определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими органами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;

— обеспечивать юридическое обоснование издания приказа (при необходимости включать в его текст ссылки на законодательные акты), правильные написания наименований правительственных органов, других учреждений, организаций и предприятий и их сокращенных наименований.

Приказ оформляется на специально разработанном бланке или на общем бланке с указанием вида документа, номера и даты.

Дата приказа — это дата подписания его руководителем. Приказы нумеруются порядковыми номерами в течение календарного года.

Текст приказа должен содержать заголовок и состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Заголовок приказа начинается с предлога «О», например: «Об утверждении...», «О создании...», «Об объявлении...», «Об итогах...» и т.д.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или какой‑либо другой документ, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного предприятия. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии...», «Во исполнение...», «В целях...», «Для...».

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ. В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов утрачивают силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом их количестве он может быть дан в приложении). Если ранее изданный приказ подлежит частичному изменению, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например: «Пункт 2 приказа от 22.09.2017 № 46 изложить в следующей редакции:...», и далее дается новый текст.

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку: «В дополнение к приказу от 12.10.2017 № 48».

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом.

Если приказом вводят в действие какие‑либо документы, то их оформляют в виде приложения к приказу. В начале этих документов ставят наименование: «Приложение № 1 к приказу по ООО “Принцип” от 09.01.2017 № 2».

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован и завизирован на первом экземпляре заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения — составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристом. Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы. Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовой службой или главным бухгалтером. Приказ подписывает руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это полномочия.

Приказ вступает в силу в момент подписания, если в нем не указана другая дата введения в действие. Далее работников предприятия знакомят с содержанием приказа. Для этого обычно один экземпляр вывешивают на доске объявлений. Другой экземпляр подшивают в дело с отметками об ознакомлении исполнителями. Для этого исполнители на полях документа или на обратной стороне пишут слово «ознакомлен», ставят свою подпись и дату. Иной способ отметки об ознакомлении можно заносить также в специальный журнал.

Указание (распоряжение) — распорядительный документ, издаваемый организациями по вопросам информационно‑методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов. Подготовка и оформление указаний (распоряжений) производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся без кавычек заглавными буквами.

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, конференциях, совещаниях. Наиболее распространены на коммерческих предприятиях протоколы заседаний совета директоров, протоколы общих собраний акционеров и др. Если по договору простого товарищества общие дела ведутся совместно всеми товарищами, то решения оформляются либо протоколом, либо дополнительным соглашением к договору о совместной деятельности.

Протокол составляют на общих бланках предприятия или специально разработанных бланках.

В начале бланка указывают наименование предприятия, название доку‑ мента — «Протокол», дату, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения мероприятия. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, проводившего заседание или собрание. Например:

Протокол

заседания Совета директоров

16.01.2017 № 1

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

— «Председатель» и далее в этой строке фамилия и инициалы председателя;

— «Секретарь» и далее в этой строке фамилия и инициалы секретаря;

— после слова «Присутствовали» указывают фамилии и инициалы присутствовавших в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных, если число присутствовавших меньше 10, или если общее число присутствовавших более 10, то общее их количество. В протоколах заседаний указывают все фамилии присутствовавших независимо от их количества;

— в разделе «Повестка дня» раскрывают по пунктам вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется и начинается с предлога «О», например: «Об утверждении...», «О создании...», «Об объявлении...», «Об итогах...» и т.д.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

— «Слушали:…»;

— «Выступили:…»;

— «Постановили (Решили):…».

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола; постановление (решение) печатается полностью. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Текст постановления строится по образцу текста приказа. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Например, протокол общего собрания акционеров может выглядеть следующим образом.

В зависимости от статуса коллегиального органа и вида заседания выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол содержит только обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер либо производится стенографирование, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю. Полный протокол содержит не только обсуждавшиеся вопросы, фамилии выступавших и принятые решения, но и подробные записи докладов и выступлений участников заседания. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает его ход. Полный и стенографический протокол составляют на основе стенограмм или магнитофонных записей.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывают — председатель и секретарь.

Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит из слов «Верно», наименования должности лица, заверяющего выписку, его подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы ДОУ.

Решение — распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (советы директоров, общие собрания акционеров и др.).

Обычно решения оформляются на бланках и включают реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, индекс документа, место издания, заголовок к тексту. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.