Контрольная работа
«Автоматизированные информационные системы в университете»
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Управление учебным заведением представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий на текущих временных отрезках с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого развития.
Информационные технологии в значительной мере расширяют возможности эффективного управления, так как предоставляют в распоряжение сотрудников учебного заведения новейшие методы обработки и анализа информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Информационная система управления учебным процессом представляет собой описание процедур управления учебным процессом и поддерживающую их информационную систему.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение [4].
На любом предприятии при помощи информации осуществляется вся управленческая деятельность. От ее скорости и точности обработки зависит эффективность работы самой организации. Таким образом, процесс управления это оценка и анализ необходимой информации с принятием решений.
При наличии в организации информационной системы, отдел управления способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности организации, без временных задержек.
Информационная система управления учебным процессом обеспечивает полный цикл управления вузом, начиная от приема абитуриентов до выпуска студентов с выдачей им надлежащих документов – дипломов, академических справок, а также отчетности, требуемой от филиала головным вузом.
1. Обзор существующих решений автоматизированных информационных систем в университете.
На современном отечественном рынке программных продуктов управления учебным процессом представлено достаточно большое количество решений.
Предварительный анализ решений позволил сформировать шорт-лист претендентов, отвечающих следующим критериям:
«Коробочное» решение, внедрение и последующее сопровождение которого может быть осуществлено специалистами ИТ-службы вуза (по этому критерию, например, не попала в перечень претендентов АИС «Naumen University» [8]).
Комплексное решение, заявленный функционал которого обеспечивает автоматизацию всей совокупности задач управления учебным процессом (по этому критерию не попали в перечень претендентов многочисленные частные решения, такие как «электронный деканат», «автоматическое расписание», «учет взаиморасчетов со студентами» и т.п.).
Системами, прошедшими предварительный отбор, являются:
Галактика Управление вузом;
GS-Ведомости;
Комплекс программ лаборатории ММИС;
GiSoft;
Бит-Авробус.
Представленные системы решают такие задачи, как:
регистрация абитуриентов и документооборот приемной комиссии; учет и ведение личных дел студентов и аспирантов;
учет и планирование контингента студентов; формирование учебной нагрузки;
мониторинг и анализ успеваемости студентов;
расчет штатов и распределение учебной нагрузки между преподавателями;
создание индивидуальных планов преподавателей;
планирование реализации учебного процесса внутри семестра; печать дипломов, приложений и академических справок.
Системы имеют модульную структуру. Таким образом, за автоматизацию каждого из процессов, образующих единый процесс учебной деятельности, отвечает отдельная подсистема.
Состав подсистем пользователь выбирает самостоятельно, однако все модули работают с общей, консолидированной базой данных. Каждая подсистема может работать как самостоятельно, так и в комплексе с другими, автоматически обмениваясь информацией.
Рассмотрим корпорацию «Галактика», которая предлагает учебным заведениям систему «Галактика Управление вузом», построенную на базе системы «Галактика ERP».
Преимущества данной системы:
Надежный инструмент рационального управления: позволяет повысить производительность труда управленческого персонала, исключить дублирование документов; уменьшить объемы бумажного документооборота, повысить оперативность сбора и обработки информации и оперативно формировать отчетность.
Средство построения системы менеджмента качества и получения соответствующих сертификатов: система имеет сертификат, соответствующий требованиям международного стандарта ISO 9001.
Возможность создания единого информационного пространства: может создавать и дополнять существующие системы и программы.
Гибкая поддержка законодательства, внешних и внутренних изменений: помогает учебному заведению организовать учебный процесс в соответствии с требованиями и запросами государства и общества.
Технологические преимущества:
Возможность работы в двух- и трехуровневой архитектуре.
Многоплатформенность: Pervasive SQL, MS SQL, ORACLE.
Инструменты администрирования: разграничение прав доступа и прав на функциональность; запись в журнал действий пользователей; работа удаленных служб в режимах off- или on-line.
Система управления вузом обеспечивает:
устойчивое развитие вуза и повышение его рейтинга;
эффективное управление учебным процессом;
контроль и эффективное использование финансовых, материальных и кадровых ресурсов.
Автоматизация приемной кампании:
планирование набора абитуриентов;
регистрация абитуриентов, ведение картотеки личных дел, формирование пакета до кументов абитуриента;
планирование расписания вступительных экзаменов и консультаций; формирование пакета документов для работы приемной комиссии;
автоматизированный ввод результатов вступительных испытаний (идентификация по штрих-коду).
Автоматизация учебного процесса:
ведение картотеки;
ведение академических групп;
учет успеваемости и посещаемости; формирование приказов.
Автоматизация учебного процесса вуза:
формирование базового учебного плана в полном соответствии с государственными образовательными стандартами высшего профессионального образования;
формирование учебных планов по специальностям и планирование потоков учебных групп по видам;
планирование объемов педагогической нагрузки и руководства всеми видами практик; планирование штатов сотрудников по бюджетам, по кафедрам и учебному заведению;
формирование расписания учебного процесса и сетки занятий на семестр, в том числе индивидуальных, с учетом занятости преподавательского состава и ресурсов аудиторного и лабораторного фондов;
планирование работы государственной аттестационной комиссии, государственной экзаменационной комиссии; формирование расписания экзаменационной комиссии;
формирование отчетности и аналитических данных.
Данная система управления вузом представлена на российском рынке ERP-систем и является одной из наиболее дорогостоящих. Система применяется в учебных заведениях с большим аудиторным фондом, множеством филиалов, имеющих достаточное техническое оснащение и материальную базу [2].
Следующая система «GS-Ведомости» – программный продукт, позволяющий автоматизировать процессы, связанные с управлением деятельностью средних профессиональных и высших учебных заведений.
Основные преимущества системы «GS-Ведомости»:
Модульная архитектура.
Использование условно-бесплатной СУБД с открытым кодом – FireBird позволяет снизить стоимость приобретения системы, а также стоимость ее внедрения и сопровождения.
Возможность использования системы в гетерогенной среде, как под операционными системами Windows, так и под Unix/Linux.
Использование единой базы данных.
Высокое быстродействие клиентской части благодаря вынесению бизнес-логики при- ложения на уровень СУБД.
Простой и интуитивно понятный интерфейс, что позволит освоить систему в рекордно короткие сроки.
Высокая степень интеграции продукта с основными офисными приложениями, таки- ми, как Word и Excel, что обеспечивает привычные и удобные способы работы с печатными формами и документами.
Мощный инструментарий для создания отчетов – мастер отчетов на базе генератора отчетов FastReport позволяет создавать отчеты любой сложности.
Возможность интеграции с 1С и прочими системами автоматизации – выгрузка и за- грузка данных через открытые промежуточные форматы.
Возможность импорта и экспорта данных из/в других систем автоматизации. Возможность прямого импорта данных с первичных документов путем сканирования. Возможность работы с общероссийским классификатором адресов КЛАДР.
Богатые возможности по конфигурированию системы под конкретное учебное заведение без привлечения разработчиков и технических специалистов.
Богатые возможности по администрированию базы данных, управлению пользователями, назначению прав доступа к информации и ведению протоколов работы отдельных пользователей системы.
Технология CSU (Centralized System Update), позволяющая обновлять компоненты системы на рабочих местах пользователей по сети, не прибегая к ручному обновлению на каждом рабочем месте.
Наличие открытого API (Application Programming Interface).
Низкие системные требования [1].
Далее рассмотрим комплекс программ Лаборатории ММИС предназначен для автоматизации управления учебным процессом в высших и средних специальных учебных заведениях. Его внедрение позволяет комплексно подойти к решению задач, стоящих перед современным образовательным учреждением.
Основные процессы, которые автоматизирует система:
разработка, проверка и утверждение учебных планов всех уровней образования; подготовка учебных планов для процедуры государственной аккредитации; учет и планирование контингента студентов;
формирование учебной нагрузки и списка учебных групп;
расчет штатов и распределение учебной нагрузки между преподавателями;
создание индивидуальных планов преподавателей, учет пожеланий преподавателей по рабочему графику в течение недели;
планирование реализации учебного процесса внутри семестра;
автоматическое составление расписания на основе распределенной учебной нагрузки и индивидуальных пожеланий преподавателей;
регистрация абитуриентов и документооборот приемной комиссии; учет и ведение личных дел студентов и аспирантов;
управление движением контингента студентов;
проведение компьютерного и бумажного тестирования;
электронный документооборот рейтинговых ведомостей успеваемости; мониторинг и анализ успеваемости студентов;
печать дипломов, приложений и академических справок; гибкое управление доступом к системе на основе ролей; формирование отчетности;
публикация информации об учебном процессе в сети Интернет.
Внедрение программного комплекса позволяет:
ускорить процессы за счет использования электронного документооборота; повысить оперативность контроля выполнения процессов;
автоматизировать трудоемкие операции расчета учебной нагрузки, составления рас- писания, анализа успеваемости и формирования отчетов;
облегчить подготовку отчетов и статистических данных; повысить имидж образовательного учреждения;
повысить прозрачность процессов и разграничить ответственность сотрудников; стандартизировать формы документов в образовательном учреждении; обеспечить доступность всей необходимой информации каждому сотруднику.
Программный продукт включает в себя следующие информационные подсистемы:
приемную комиссию;
деканат;
электронные ведомости; планы;
авторасписание;
лабораторный практикум;
GosInsp;
НПО;
СПО;
планы СПО;
диплом мастер.
Рассмотрим ещё один программный продукт компании GiSoft создан на основе Web-технологий. Для доступа к программной части продукта используется интернет-браузер и его возможности.
Основные преимущества АСУ ВУЗ "Universys Web Server 3.5":
широкий диапазон решаемых задач – от интеграции приемной комиссии с сайтом и управлением внутренней логикой образовательного учреждения до организации дистанционного обучения;
гибкая настройка учебных, административных, хозяйственных, бизнес-процессов образовательного учреждения;
настройка дизайна и удобство использования системы;
надежность технологии;
индивидуальный план внедрения;
поддержка разработчика;
аутсорсинг процессов и задач;
динамичное развитие системы.
Основные функциональные блоки, из которых состоит система:
автоматизированная приемная комиссия (доступ может быть организован через существующий web-сайт учебного заведения или через отдельный DNS);
кабинет студента (доступ может быть организован через существующий web-сайт учебного заведения или через отдельный DNS);
кабинет заказчика (доступ может быть организован через существующий web-сайт учебного заведения или через отдельный DNS).
Так же существует программа «БИТ-АВРОБУС: Приемная комиссия» предназначена для автоматизации всего цикла задач приемной комиссии вуза: регистрация данных абитуриентов, формирова- ние списков допущенных к вступительным экзаменам, экзаменационных ведомостей, плана приема, списков зачисленных, приказа о зачислении, а также предоставление отчетности по итогам работы. Конфигурация «БИТ-АВРОБУС: Подготовительные курсы» предназначена для автоматизации управления обучением на подготовительных курсах вуза.
Продукт входит в линейку «БИТ-АВРОБУС: Управление вузом», которая обеспечивает:
оперативный контроль посещаемости и успеваемости учащихся, оплаты обучения,
востребованности различных специальностей, плановой и фактической нагрузки преподавателей и кафедр;
работу различных подразделений для исключения повторного ввода информации и связанных с ним ошибок: приемной комиссии, учебно-методического отдела, деканатов, отделения подготовительных курсов;
повышение качества администрирования учебного процесса, а значит, привлекательности вуза для учащихся и партнеров.
Программа решает задачи:
регистрации анкетных данных абитуриентов – с формированием необходимого паке- та документов (расписки, описи, анкета и т.д.);
регистрации заявлений абитуриентов, при подаче заявления могут учитываться результаты единого государственного экзамена (ЕГЭ), целевые направления и письма направляющих организаций;
утверждения списка дисциплин, по которым сдаются вступительные экзамены, для каждой конкурсной группы;
формирования списков рекомендованных к зачислению по результатам испытаний, с учетом наличия у абитуриента льгот при поступлении в вуз, документов с отличием и результатов олимпиад;
формирования отчетности для анализа данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний;
создания информационной системы персональных данных любого класса, при этом дополнительная сертификация решения не требуется.
Результаты внедрения:
повышение достоверности и полноты получаемой информации; значительное сокращение трудозатрат на обработку данных;
более эффективное использование рабочего времени сотрудников; обеспечение оперативного доступа к информации и получение отчетности;
обработка данных и формирование результирующей информации в реальном времени.
Решение позволяет автоматизировать учет, хранение, обработку и анализ информации об основных процессах высшего учебного заведения: поступление в вуз, обучение, оплата за обучение, выпуск и трудоустройство выпускников, расчет и распределение нагрузки профессорско-преподавательского состава, деятельность учебно-методических отделов и деканатов, поддержка ФГОС-3 и уровневой системы подготовки (бакалавр, специалист, магистр) на уровне учебных планов и документов государственного образца об окончании вуза, формирование отчетности.
Решение может применяться для автоматизации рабочих мест сотрудников следующих структурных подразделений вуза:
Приемная комиссия
Деканаты
Кафедры
Учебно-методический отдел
Бухгалтерия
Студенческий отдел кадров
Профсоюзный комитет