18-1

41

Частное официальное письмо - это такая корреспонденция, которая направлена от имени:

а) частного лица к организации (например, заявление жильца такой-то квартиры в ЖЭК);

б) организации частному лицу; в) частного лица частному лицу.

В последнем случае корреспонденты или незнакомы, или малознакомы, поддерживают чисто официальные отношения.

Частные неофициальные письма - это письма друзей, родственников, людей, поддерживающих неофициальные отношения.

Написать хорошее письмо не так уж просто. Письменное деловое общение требует серьезной подготовки, определенной культуры.

К подготовке деловых писем предъявляются определенные требования:

•Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, предпочтительно белого цвета.

•Бумага для делового письма должна быть аккуратно обрезанной.

•Деловое письмо печатается стандартным шрифтом или пишется разборчивым почерком.

•Письмо не должно содержать помарок.

•Деловое письмо печатается лишь на лицевой стороне листа.

•Деловое письмо должно занимать не более страницы. В противном случае - страницы нумеруются арабскими цифрами (но кроме первой страницы).

•Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Это связано с последующим подшиванием деловых бумаг в учреждении.

•Текст делового письма печатается через 1,5-2 интервала.

•Рекомендуется избегать переносов слов.

•Текст делового письма не должен допускать разных толкований. Текс делового письма должен быть составлен в строгом соответствии с

принятой формой, выдержан в официально-деловом стиле с использованием стандартных выражений - стереотипов, клише.

Классификация деловых писем. По тематическому признаку корреспонденцию можно условно разделить на деловую и коммерческую. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка ведется по вопросам сбыта продукции (услуг) и снабжения. К

42

чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письмо-

запрос, предложение (оферта), письмо-рекламация и ответы на эти письма.

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов. Формы и тематические разновидности их многообразны - от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Деловое письмо - это всегда официальное сообщение. Содержащаяся в нем информация носит протокольный характер. Вот почему письма всегда регистрируют, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы. Это: 1) письма, требующие письма-ответа; 2) письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация). Также обязательного ответа требуют просьбы и письма-обращения.

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма предупреждения, письма-извещения, письма-заявления не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма, так как выполняют роль квитанции, ярлыка, приложенного к отправляемым документам.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентиро-

ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регла-

ментированные составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов

ит.д.). Такое письмо решает типичные вопросы экономико-правовых ситуаций

иреализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст. Оно также содержит элементы стандартизации языка, но последняя носит в этих письмах менее выраженный характер.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, а многоаспектное - несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

43

Задание 1. Ответьте на вопросы.

Что такое «письмо», и на какие группы делятся письма?

Что представляют собой «деловое письмо», «частное официальное письмо» и «частное неофициальное письмо»?

Какие требования предъявляются к подготовке деловых писем? По каким правилам оформляется деловое письмо?

Что представляет собой бланк делового письма? Как он используется? Что такое реквизиты делового письма? Охарактеризуйте реквизиты ком-

мерческого письма.

Как можно классифицировать деловые письма? По каким признакам? Какие письма требуют ответа? Назовите письма, не требующие ответа. На какие группы делятся деловые письма по композиционным особенно-

стям?

Каковы характерные черты языка деловых бумаг?

Задание 2. Напишите и оформите коммерческое письмо по всем прави-

лам.

Задание 3. Используя стандартные выражения, составьте текст письмапросьбы, в котором вы являетесь покупателем. Попросите фирму-поставщика прислать вам иллюстрированный каталог медицинского оборудования; образцы парфюмерной продукции.

Задание 4. Составьте и оформите письмо-приглашение. Пригласите представителей фирмы-партнера на открытие выставки; на ваше предприятие для ознакомления с новыми моделями машин; на вашу фирму для продолжения переговоров.

Задание 5. Напишите и оформите в соответствии со стандартами письмозапрос и ответ на запрос. Ссылаясь на соглашение, переговоры, телефонный разговор, рекламное объявление или каталог, обратитесь к продавцу с просьбой выслать вам предложение на поставку нужных вам товаров с указанием цены, срока и условий поставки, условий платежа.

Задание 6. Определите тип приведенных ниже деловых писем (извещение, подтверждение, напоминание, просьба, ответ, сопроводительное письмо). Ответ обоснуйте.

• На ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту ISO 9001.

44

•Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы можете поставить нам 200 комбайнов марки В-45.

•С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете не позволяет положительно откликнуться на Ваше предложение о работе у нас.

•В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществляет поставки в Россию концентрата циркониевого порошкообразного (КЦП) производства Волыногорского ГГМК. Поставки осуществляются автомобильным транспортом в г. Ростов н/Дону партиями по 10-15 т.

•Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05/ 326 от 15.03.2014 г.

•Напоминаем Вам, что в соответствии с договором № 24 -168 от

16.03.2013 г. Вы должны завершить разработку проекта до 16. 07. 2014 г.

•Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества поставленных ранее кондиционеров. Получение просим подтвердить.

НАПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕПРИНЯТОГО ОБРАЗЦА

Отдельную группу документов образуют так называемые низовые деловые бумаги, составляющиеся по общепринятым традиционным образцам. Это в основном документы частного характера: заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка, автобиография.

Такие документы не заполняются по определенному шаблону, а составляются, «сочиняются». В них уже в некоторой степени может проявляться индивидуальная манера, но, конечно, в рамках общей нормы стиля. В целом же культура письменного делового документа определяется следующими компонентами:

•лаконизм письма;

•достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений;

•ясность и недвусмысленность языка сообщения;

•соответствие письма этикетным требованиям.

Познакомьтесь со схемами построения и образцами написания основных типов частных деловых бумаг, правилами составления деловых документов.

Автобиография

Автобиография - это документ, представляющий человека. В автобиографии кратко перечисляются основные события жизни человека в их времен-

45

ной последовательности. Автобиография нужна при поступлении на работу или учебу. Слово автобиография пишется в верхней части листа посередине.

Обычно в автобиографии указываются:

•фамилия, имя, отчество (полностью); начинается автобиография так: Я, Семенов Игорь Петрович, ...

•дата и точное место рождения;

•образование (где учился, когда и какое учебное заведение окончил);

•трудовая деятельность, включая службу в армии; краткие сведения

ородителях, братьях, сестрах;

•краткие сведения о семейном положении (женат, холост; замужем, не замужем; дети);

•ставится дата и подпись.

Следует помнить, что автобиография пишется от руки в одном экземпляре; она не заверяется никаким должностным лицом. В автобиографии недопустимы самооценки.

Характеристика

Характеристика дает общее представление о человеке и содержит отзыв о чьей-либо учебной, трудовой, общественной деятельности. В «шапке» характеристики указываются фамилия, имя, отчество, должность, место работы или учебы характеризуемого. Следует помнить, что литературной норме соответствует родительный падеж: «характеристика кого». Дальнейшее содержание зависит от цели ее составления. Если характеристика нужна для перевода сотрудника на руководящую должность, то оцениваются его организаторские способности, уровень профессиональной подготовки. Если, например, характеристика дается для поступления в аспирантуру, то в ней следует отметить исследовательские интересы характеризуемого, оценить его научную работу. Если это характеристика для милиции, то, в первую очередь, следует отметить продолжительность работы на одном месте, поощрения по работе (кем, за что), отношение к работе, участие в общественной жизни, какими сведениями располагает предприятие о поведении в быту и т.д.

Вконце характеристики указывается цель выдачи характеристики, на-

пример:

Характеристика выдана для предоставления в райвоенкомат.

Вотличие от автобиографии характеристика печатается и заверяется руководителем учреждения. На его подпись ставится печать.

Пример характеристики на сотрудника.

46

Характеристика

на маркетолога ООО «Белинвест» Иванова Николая Евгеньевича

Иванов Николай Евгеньевич 1985 года рождения. В 2007 году окончил с отличием Белгородский государственный университет, специальность «Финансы и кредит». Работает в должности маркетолога с октября 2009 года.

За время работы проявил себя как квалифицированный специалист. Является настоящим профессионалом, умело руководит вверенным ему направлением, пользуется заслуженным уважением среди сотрудников.

Н.Е. Иванов постоянно повышает свой профессиональный уровень: посещает тематические мероприятия, тренинги и семинары, читает специализированную литературу, ответственно и серьезно относится к выполнению должностных обязанностей.

Руководство компании выделяет постоянное стремление Н.Е. Иванова к профессиональному развитию: в настоящее время он получает дополнительное профессиональное образование по специальности «управление персоналом».

За добросовестное отношение к работе награжден грамотой «Лучший сотрудник 2009».

В общении с коллегами дружелюбен и внимателен. За время работы внедрил конкретные предложения, которые оказали благотворное влияние на деятельность компании.

Характеристика выдана для представления по месту требования.

Заявление

Заявление - это документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Это один из самых распространенных видов деловых бумаг. Заявление пишется обычно от руки в одном экземпляре. Правда, всегда лучше оставлять себе копию заявления, чтобы помнить, когда, о чем и кого вы просили.

Наименования адресата помещается традиционно в правой трети листа. Если адресат должностное лицо, то следует указать его должность, фамилию и инициалы в дательном падеже (Директору ...). Если адресат учреждение, то по нормам литературного языка его наименование необходимо писать в винитель-

47

ном падеже с предлогом «В»: В бухгалтерию... Однако в канцелярской практике встречается и именительный падеж.

Под наименованием адресата помешается наименование заявителя в форме родительного падежа без предлога, с указанием должности, фамилии, имени, отчества полностью (например, Иванова Петра Ивановича).

Если заявитель постороннее лицо для данной организации, то вместо должности указывается его домашний адрес (…проживающий по адресу…).

После наименования адресата и заявителя перед словом «заявление» не ставится никаких знаков.

Слово «заявление» пишется посередине страницы и после него ставится точка.

Текст просьбы пишется с красной строки и обосновывается. Существует два варианта построения основного текста: а) прямое изложение просьбы плюс ее обоснование (например: Прошу вас разрешить мне ... в связи с ...); б) обоснование просьбы плюс изложение просьбы (В связи с ... прошу разрешить мне ...). Если к заявлению прилагаются документы, то они перечисляются в тексте отдельным абзацем (после слов: К заявлению прилагаются...). В конце заявления указывается дата подачи заявления (слева) и подпись заявителя (справа).

Образец заявления:

Ректору ЮУрГУ Шестакову А.Л.

студента группы АС 323 ОБ Сергиенко Александра Викторовича

заявление.

Прошу восстановить студенческий билет (зачетную книжку) взамен утерянного.

Дата

Подпись

Директору ОАО «Информсвязь»

49

•Объяснение причин происшедшего.

•Дата и подпись.

Например.

Главному врачу ИЛПУ «Городская больница №5» И.Ф. Веткину

докладная записка.

Довожу до вашего сведения, что 14 августа 2014 года медицинская сестра терапевтического отделения Н. С. Палкина присутствовала в больнице в состоянии алкогольного опьянения. Прошу наложить на Н. С. Палкину дисциплинарное взыскание в соответствии с ТК РФ.

Старшая медсестра (подпись) Н. Ю. Иванова

Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма Стафеевой А.О. генерального директора ООО «Южное» И.И. Александрова

объяснительная записка.

Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артема о несвоевременной сдаче отчётов поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное» в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.

Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом с уведомлением в почтовом отделении № 3 г. Артём 20 октября 2013 года, что не противоречит существующему законодательству. Сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта виноваты работники почты.

50

К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.

Отчет о проделанной работе

Вобщем виде в содержании отчета должно быть отражено следующее.

Взаголовке указывается, кто отчитывается, о чем, за какой период (отчет кого о чем). В небольшой вступительной части перечисляются задачи, поставленные на данный период по плану работы. Основная часть должна содержать точное описание проделанной работы с указанием положительных и отрицательных моментов, конкретных лиц, фактов, цифр и т.п., а также указание методов работы, того, что ей содействовало и препятствовало.

Взаключении делаются выводы, предложения, а также указываются перспективы дальнейшей работы. Ставится подпись отчитывающегося лица и дата составления документа. Для отчета о работе, проделанной в командировке, в некоторых учреждениях есть специальные бланки. В этом случае начало документа регламентируется формой, а основная часть содержит перечисление фактически выполненной работы.

Доверенность

Если возникает необходимость доверить кому-либо ведение дела, получение денег или ценных предметов, оборудования и т.п., то на имя этого лица выдается доверенность. В ней указывается:

• Кто доверяет (фамилия, имя, отчество в им. падеже).

• Кому доверяет (фамилия, имя, отчество в дат. падеже). Если дове-

ряется крупная сумма денег, то надо указать серию и номер паспорта.

•Что доверяет сделать и где («получить откуда» и т.п.).

•На каком основании (указывается, если доверенность выдается учреждением).

•Дата выдачи.

•Подпись того, кто выдал доверенность.

•Заверение подписи каким-либо ответственным лицом (его подпись

суказанием в скобках фамилии и инициалов, печать соответствующего учреждения).