8526

1)высокая чувствительность и восприимчивость к психологическим качествам других людей, проницательность;

2)избирательно-психологическая память и наблюдательность;

3)способность к сопереживанию (умение поставить себя в психологическую ситуацию другого человека);

4)чувство такта (доброжелательность без фамильярности, панибратства,

высокая требовательность в сочетании с уважением; простота и естественность

общения; искреннее проявление внимания и т.д.);

5)экспрессивные способности (умение воздействовать на слушателей посредством выразительных языковых средств, артистизма);

6)оптимизм и чувство юмора – « мажорные способности».

III. Производственно-технологическое измерение требует специальных способностей, узко-профессиональных качеств руководителя, позволяющих ему поддерживать статус истинного профессионала в своей области деятельности.

Характерно, что успешность управленческой деятельности находится в криволинейной зависимости от так называемых общих способностей (таких как уровень интеллекта, креативность, обучаемость, активность, саморегуляция,

способность к самоанализу). Низкий уровень указанных способностей, безусловно,

препятствует эффективной управленческой деятельности. В то же время, наиболее успешные менеджеры, как правило, не отличаются и феноменально высокими показателями данных способностей.

Следует учитывать, что управленческая деятельность предъявляет определённые требования к особенностям психики человека. Её успешность в определённой степени зависит от того, осознаёт ли менеджер сильные и слабые стороны своей психики, умеет ли грамотно пользоваться ими (либо, при необходимости развивать и компенсировать).

9.2. Организация времени

9.2.1. Основные этапы организации времени

Организацию времени следует начинать с анализа причин возникновения проблем в данной сфере самоменеджмента. Поразмышляйте – что является причиной Вашей неорганизованности:

Стремление сделать больше дел, чем это физически возможно.

Потребность отвлечься от проблем. Нередко мы бессознательно загружаем себя всевозможными важными и неважными делами, лишь бы

70

не касаться тех или иных личных проблем – трудностей в браке, сложных

взаимоотношений и т.п.

«Укрощение хаоса». Многие люди подсознательно оставляют дела до последней минуты или создают исключительно жесткие расписания,

потому что их возбуждает необходимость «совершить невозможное».

Если у таких людей оказывается слишком много свободного времени, они становятся вялыми и совершенно непродуктивными. Таким людям важно наполнять свой график действительно важными, лично значимыми для них делами, а время досуга им рекомендуется также структурировать, как и рабочее время. Они могут поддерживать свою активность, выставляя себе собственные сроки выполнения задач.

Неопределенность целей. Это одна из самых распространенных причин беспорядка в расписании. Чтобы создать логичное расписание, нужно

точно знать – каковы Ваши цели и приоритеты.

Следующий шаг – это анализ ситуации. Приступая к организации времени необходимо проанализировать ситуацию, в которой Вы находитесь в данный момент:

1.Наверняка существуют определенные области в Вашей жизни, где Вы хорошо справляетесь с задачами организации времени. Отметьте их для себя и возьмите на вооружение. Нет необходимости тратить силы на изменение того, что и так хорошо работает.

2.Отметьте – что «не работает» в Вашей системе организации времени.

Запишите на бумаге конкретные пожелания и жалобы.

3.Определите – что для Вас самое важное; выделите задачи, решение которых максимально приблизит Вас к достижению жизненных целей, принесет наибольшее удовлетворение и радость.

4.Для того чтобы поддерживать свой энтузиазм в нелегком деле организации времени, составьте список «Зачем мне быть организованным?»

Следующим этапом «покорения» времени является планирование.

Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование

(упорядочивание) времени.

Задача планирования состоит в том, чтобы обеспечить правильное использование временных ресурсов: употребить имеющееся время для плодотворной и успешной деятельности, либо достичь поставленных целей с минимальными временными затратами. Чем лучше мы спланируем время (распределим его), тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах.

71

Помните, что управление временем – вещь очень личная. Постарайтесь из десятков предложенных советов выбрать только те, которые подходят именно Вам, и

заставить их работать на себя.

Специалист по самоменеджменту Зайверт Л. на основе многочисленных исследований сформулировал правило: кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справится с важными делами.

План - это перечень дел, выполнение которых ведет к достижению цели, и

твердые сроки выполнения этих дел. Твердость сроков зависит от того, знаете ли Вы,

сколько времени реально требуется для выполнения той или иной работы. Если же не знаете, то потратьте время на хронометраж своей деятельности.

Простейший способ инвентаризации времени – строгое следование пяти правилам:

отметьте начало и конец каждого этапа очередного дела;

определите чистое время, которое ушло на каждый этап;

суммируя затраты, узнайте, сколько времени потрачено на всю работу;

накапливайте подобные данные и уточните, сколько в среднем Вам требуется времени на выполнение того или иного вида работы;

попутно выявляйте потери времени.

Вы также можете использовать хронокарту, разработанную А. Гастевым. Это разграфленный листок плотной бумаги, на котором 31 колонка, каждая из которых соответствует определенному дню месяца, и 32 строки (если Вы проводите хронометраж восьмичасового рабочего дня) или 96 строк (если Вы проводите суточный хронометраж). Выполнив очередное дело, Вы вносите условное обозначение в соответствующую часть колонки, либо закрашиваете ее определенным цветом. Через какое-то время Ваша хронокарта начинает напоминать географическую карту, бесстрастно и объективно показывающую – на что и сколько тратится у Вас времени. Суммировав его и разделив на количество единиц работы

(чтение одной страницы, написание одного листа, беседа и т.д.), Вы узнаете производительность своего труда.

Для выявления потерь времени используйте "Листок дневных помех":

72

Основные виды «помех», не позволяющих Вам рационально использовать свое время, закодируйте в виде аббревиатур:

Т- телефонные разговоры П- посетители(неожиданные гости, незапланированный приход друзей)

TV-телевизор (незапланированный просмотр телепередач) и т.д.

При необходимости Вы можете создать подобные аббревиатуры индивидуально для себя.

Заносите в таблицу все «помехи», перерывы в работе, которые тормозят или нарушают ранее запланированный процесс. Анализируя полученную таким образом информацию, ответьте на следующие вопросы:

-какие помехи были наиболее дорогостоящими? -какие телефонные звонки оказались бесполезными? -какие посещения были ненужными?

-какие звонки могли быть короче и эффективнее?

-какие меры были приняты для ликвидации «помех» (или могли быть

приняты)?

9.2.2. Разработка годового и недельного планов

Зная свои взаимоотношения со временем, можно непосредственно приступать к планированию. Теперь Ваш расчет времени будет корректнее, а сроки реальнее.

Оптимально организуют Вашу работу три плана - годовой (перспективный),

недельный и ежедневный.

Годовой план включает в себя только крупные дела, существенно приближающие Вас к цели. Важно помнить, что в течение года все мы неодинаковы:

в одни месяцы мы активнее всего, в другие наша производительность падает. У

большинства людей сезонные изменения работоспособности примерно одинаковы.

Пик творческой активности, как правило, приходится на конец декабря - январь.

Затем синусоида графика идет плавно вниз. В мае - июне обычно наблюдается средний уровень трудоспособности. В летние месяцы (июль – август) творческая активность опускается до нижнего предела, в сентябре - октябре вновь подходит к среднему, а затем стремится к своему пику в декабре. Эти физиологические особенности необходимо учитывать в долгосрочном планировании. Всю наиболее важную, сложную, творчески тонкую работу разумно относить на зиму, а летом планировать отпуск и такие дела, которые своей привлекательностью будут Вас

73

дополнительно стимулировать, как-то компенсируя естественный спад творческих сил.

Недельный план вырабатывают чаще всего так. Составляют список дел, затем его упорядочивают, делят дела на регулярные и прочие, пытаясь превратить нерегулярные дела в регулируемые и точно планируемые. Регулярные дела четко фиксируются во времени: выполняются в одни и те же дни и часы. Все без исключения нерегулярные дела сделать регулярными едва ли возможно, поэтому определите степень неотложности нерегулярных дел. Хорошо бы иметь режим недели, когда каждый из дней отводится на то или иное важное, перспективное дело.

В недельный план внесите все еженедельные встречи. Зафиксируйте текущие дела, которые приходятся на планируемую неделю. Мелкие работы целесообразно сгруппировать. Жизнь изменчива, подчас непредсказуема, поэтому специалисты рекомендуют расписывать в недельном плане только 60% времени (запланированное время). Остальное - резерв, из которого 20% отводится на непланируемые дела

(непредвиденное время) и 20% на творческую работу (спонтанное время).

9.2.3. Ежедневное планирование. Методы составления плана дня

Трудно переоценить значение ежедневного плана. Именно он помогает избежать беспорядка и суеты. Ежедневное планирование дает возможность выполнить больший объем работы, но при этом в значительной мере спасает от усталости. План дисциплинирует, удерживает от разных соблазнов.

При составлении плана на день важно учитывать то, что работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Говорят о так называемых «жаворонках» и «совах». Первые могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются соответственно в более раннем окончании работы. Вторые по-

настоящему входят в форму только ближе к полудню, им лучше всего работается по вечерам.

Ни один из этих типов не работает лучше или хуже другого, просто они работают по-разному. Пик работоспособности у них приходится на разные периоды дня. Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток таковы:

пик работоспособности приходится на 11 часов дня; к обеденному перерыву она слегка снижается; после обеда (к 14 часам) работоспособность падает с 90% до 75%

от максимальной; в 16 часов наблюдается подъем, затем снижение к 18 часам.

В периоды спада продуктивности не надо работать наперекор своему ритму.

Расслабьтесь с чашкой чаю и используйте перерыв для социальных контактов и

74

рутинной деятельности. К фазам высшей активности примыкают соответственно двухчасовые паузы, во время которых организм работает в щадящем режиме и не должен чрезмерно нагружаться. Каждый из нас может приспособиться к этим колебаниям своей работоспособности. Не пытайтесь работать против своего естественного ритма, а используйте эти закономерности в своем распорядке дня.

Простейший способ ежедневного планирования - составление рамочного пана дня. Это набросок образцового рабочего дня. Даже если такой идеальный день вряд ли возможен, Вы можете использовать его как ориентир. Также многие руководители вопросы ежедневного планирования решают при помощи органайзера.

Рассмотрим еще один метод составления дневного плана – «Альпы». Он относительно прост, и когда Вы освоите его, Вам потребуется в среднем не более 10

минут для составления ежедневного плана.

Составления плана дня с помощью метода «Альпы» предполагает 5

основных стадий:

составление заданий;

оценка длительности акций;

резервирование времени про запас;

принятие решений по приоритетам;

последующий контроль и учет несделанного.

Составление заданий

Составление заданий - это запись всего того, чего Вы хотите или должны сделать на следующий день. Сюда Вы включаете задачи из недельного плана,

невыполненное накануне, добавившиеся дела, периодически возникающие задачи. В

целях экономии времени и придания плану большей компактности используйте сокращения, соответствующие виду деятельности.

Примеры сокращений, которые можно использовать:

В. - визиты, встречи;

Т. - телефонные разговоры;

Ч. - процесс чтения (книги, газеты);

ПР. - письменная работа;

П. - планирование;

К.- контроль;

У. – учеба и т.д.

Оценка длительности акций

Напротив каждого задания в списке поставьте приблизительное время его выполнения. Установите для определенных дел определенный промежуток времени.

75

Резервирование времени про запас

При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени: 60% - запланировать, 40% - оставить в качестве резерва (см.

пункт 2.3). Если же вы запланировали более 60% своего времени, то доведите составленный вами список до указанных параметров, устанавливая приоритеты,

перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел вычеркните либо перенесите.

Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

Контроль и перенос несделанного

Проанализируйте и перенесите несделанное за день на следующий день. Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становиться для Вас обузой, и

тогда существуют 2 возможности:

∙Вы наконец-то решительно беретесь за него и доводите до конца;

∙Вы отказываетесь от этого дела.

Впроцессе ежедневного планирования очень важным оказывается вопрос приоритетов. Установить приоритетность - означает принять решение о том, каким из задач следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значения. Иногда наши проблемы состоят в том, что мы:

-пытаемся сразу выполнить слишком большой объем работы; -распыляем свои силы на отдельные, часто неосуществимые, но кажущиеся

необходимыми дела.

Вконце дня мы нередко приходим к выводу, что, хотя сделано вроде бы немало, действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места. Удачливые же люди отличаются, помимо прочего, тем, что они успевают решать очень много разных вопросов, но в течении одного промежутка времени бывают заняты только одной единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.

Принять решение о приоритетности задач Вам могут помочь следующие

вспомогательные критерии:

∙Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (цели года, месяца, недели, дня)?

∙Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?

76

∙Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочий группы и т. д.?

∙Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане)?

∙Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

В процессе установления приоритетности задач рекомендуется использовать

принцип Парето, АБВ анализ, Принцип Эйзенхауэра.

9.3. Организация рабочего пространства

Успешность профессиональной деятельности в значительной степени зависит от того, насколько эффективно организовано Ваше рабочее пространство – будь то отдельный кабинет или же просто зона письменного стола, где Вы храните необходимые принадлежности и документы. Рекомендации, которые Вы найдете в данном разделе, имеют универсальный характер. Вы можете использовать их для того, чтобы сделать свое рабочее место более организованным и комфортным. Эти же принципы применимы и для организации любого другого помещения. Более того,

организуя свое пространство, Вы организуете и себя.

В данном разделе изложены принципы «самоорганизации изнутри наружу»,

разработанные американским автором Джулией Моргенстерн. Джулия Моргенстерн

–основатель компании Task Masters, оказывающей профессиональные консалтинговые услуги по планированию и организации рабочей среды предприятиям, организациям и частным лицам. В числе ее корпоративных клиентов

–компании American Express, Sony Music и Microsoft. Если в процессе прочтения данного пособия вопросы эффективного обустройства пространства и предметной среды заинтересуют Вас, Вы сможете найти много интересной информации на эту тему в книге Джулии Моргенстерн «Самоорганизация по принципу «изнутри наружу».

По мнению Джулии Моргенстерн, самоорганизацию легко поддерживать,

если система построена на основе того, как Вы мыслите, и её можно развивать и адаптировать по мере изменений в Вашей жизни и работе. Постоянно поддерживать порядок сложно и неприятно в том случае, если эта система плохо согласуется с вашей индивидуальностью и жизненной ситуацией. Кроме того, организованность – это образ жизни, который требует контроля и постоянных усилий, пока не превратится в приносящую удовлетворение черту характера.

77

Организованность – не в том, как выглядит окружение, а в том, насколько эффективно оно функционирует. Если человек может найти то, что ему нужно, и

тогда, когда это нужно, с легкостью достигает своих целей и счастлив в своем пространстве, значит, он хорошо организован. Эффективная система организации всегда очень индивидуальна и воплощает в себе своеобразие образа жизни человека,

его потребностей и привычек. Попытки насиловать или подавлять себя в стремлении достичь успеха, если и приводят к каким-либо результатам в плане самоорганизации,

то, как правило, очень непродолжительным. Построить эффективную систему самоорганизации можно только в том случае, если Вы настроены на сотрудничество с собой.

Создание эффективной системы самоорганизации можно рассматривать как своеобразный процесс обучения, предполагающий последовательное прохождение определенных этапов:

1. Анализ. На данном этапе Вы стараетесь посмотреть на текущую ситуацию как бы со стороны, чтобы критически оценить свои навыки самоорганизации (в контексте той жизненной ситуации, в которой Вы сейчас находитесь) и определить – что Вас устраивает, а что - нет, куда и зачем движетесь,

что Вам мешает на этом пути.

2.Планирование. На этом этапе Вы создаете план действий по физической трансформации пространства и предметной среды, а также разрабатываете реалистичный график, который гарантирует, что это произойдет.

3.Действие. Вы методично устраняете хаос, сортируете вещи и приводите их в порядок, чтобы отразить Ваши индивидуальные особенности и убедиться, что процесс работы приводит к видимым, значительным результатам.

Проанализируем каждый этап более подробно.

Анализ

Вопреки распространенным представлениям, беспорядок в вещах и документах всегда обусловлен серьезными внешними обстоятельствами либо вескими психологическими причинами. Объяснять свою неорганизованность неряшливостью, ленью или отсутствием способностей – значит несправедливо обвинять себя, а такое настроение не поможет достичь успеха в самоорганизации.

Простейшая, легко устранимая причина неорганизованности – это технические ошибки:

а) У вещей нет своего места. Уделите время анализу того, что у Вас есть, и

отведите для каждой вещи единственное и постоянное место.

78

б) Вещи хранятся в неудобном месте. Оптимальный вариант – хранить вещи в зоне непосредственной досягаемости, там же, где они используются.

в) Вещей больше, чем места для хранения. Разумный выход – либо создать дополнительные места для хранения (например, за счет более эффективного использования уже имеющихся площадей или освоения новых), либо избавиться от лишних вещей.

г) Сложная, запутанная система. Людям свойственно устанавливать невероятно сложные системы организации пространства и делить вещи на слишком много категорий. В результате спустя какое-то время человек не может вспомнить – какая логика лежит в основании установленной им системы.

д) Вещи используются как визуальное напоминание. Часто люди оставляют вещи на видном месте в качестве визуального напоминания о том, что нужно сделать. Например, лежащая на столе книга напоминает о том, что ее нужно сдать в библиотеку. Но когда таких визуальных напоминаний становится слишком много,

они становятся «невидимыми» и перестают служить своей цели.

Проблемы с организацией пространства также могут быть обусловлены внешними факторами. Каждый подобный случай требует тщательного анализа.

Какие действия необходимо предпринять для решения проблемы – зависит от ситуации. Возможно, Вам необходимо нанять дополнительный персонал;

делегировать ответственность за выполнение некоторых обязанностей по дому другим членам семьи или отказаться от них и т.п. Если Вы переживаете период значительных жизненных перемен, возможно, Вам потребуется установить временную систему организации, которую будет легко перестроить, когда у Вас появится более ясная картина новых приоритетов и потребностей.

Причины беспорядка в вещах человека также могут иметь психологическую природу. Психологические препятствия – это скрытые, внутренние силы, которые буквально заставляют Вас быть неорганизованным, независимо от того, насколько страстно Вы стремитесь к обратному. Очень важно их идентифицировать и научиться их обходить.

Психологическое препятствие №1. Потребность в изобилии

Это глубоко укоренившаяся потребность иметь всего слишком много,

окружать себя большим количеством вещей. Такая потребность в изобилии может возникнуть вследствие каких-то лишений или чувства пустоты, нехватки любви и дружбы, пережитых в прошлом. Возможно, Вы унаследовали такую черту от представителей старшего поколения Вашей семьи, перенесших голод или другие

79