книги / Организация работы с управленческими документами
..pdfПриложение 2
Основные функции автоматизированных систем обработки документов*
Автоматизированные системы обработки документов сохраняют все основные функции делопроизводства и в то же время позволяют более эф фективно, чем традиционные «ручные» технологии, организовать работу с документами, по-новому решать типовые задачи делопроизводства, уско ряя и упрощая движение управленческих документов на предприятии.
Ниже представлены основные функции некоторых автоматизирован ных систем делопроизводства.
«ДЕЛО» (ООО «Электронные офисные системы»):
-регистрация в автоматизированном режиме переданных по элек тронной почте документов;
- сканирование и распознавание бумажных документов; -прикрепление к регистрационной карточке электронного образа
документа;
-разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов;
-обеспечение доступа должностного лица только к документам, отно сящимся к его компетенции;
-рассылка электронных документов и поручений по ним по сети;
-полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;
-отправка по электронной почте исходящих документов;
-архивное хранение электронных документов организации.
«БОСС-Референт» (ЗАО «АйТи»):
-автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистра ции документов, быстрый поиск нужных документов;
-передача визированных документов на ознакомление и исполнение;
-автоматизация сканирования, распознавания, регистрации входящих документов;
-создание и хранение шаблонов стандартных документов; -создание поручений с различными приоритетами исполнения, кон
троль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извеще ние о просроченном или исполненном поручении;
-согласование документов с возможностью делегирования полномо чий и оповещения о принятом решении;
«Делопроизводство» (ЗАО «Компания ИнтерТраст»):
-регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов;
-контроль исполнения документов и поручений;
-ведение архива официальных документов;
-ведение различных библиотек рабочих документов;
-управление доступом;
ФПодробнее см. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.- практ. пособие. М : КНОРУС. 2007.
-формирование повестки дня заседаний, подготовка документов к за седаниям;
-оформление протоколов;
-выдача поручений по протоколам и контроль их исполнения;
-подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование;
-контроль исполнения ОРД;
-сканирование и распознавание ОРД;
-ведение картотеки;
-временная выдача электронных копий ОРД по заявкам.
«Документооборот» (ЗАО «ИНФОСОФТ»):
-разработка экранных форм ввода реквизитов документов;
-настройка алгоритмов заполнения учетных карточек;
-автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам;
-разработка макетов печати документов;
-определение этапов обработки и операций по документам;
-ведение истории исполнения документов;
-создание полнотекстных документов и приложений к ним в различ ных форматах;
-автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых до кументов по специально настраиваемой схеме копирования данных из лю бого зарегистрированного в системе документа;
-настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов;
-поиск документов по их реквизитам.
«Золушка» (ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»):
-регистрация корреспонденции в РКК;
-поиск документов по набору атрибутов или по содержанию;
-выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов;
-контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров;
-организация доступа к электронным копиям документов;
-автоматическое формирование папки документов по вопросу: пер вичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»;
- возможность разделения прав доступа по подразделениям и испол нителям;
-автоматическая отправка поручения и напоминаний по электрон ной почте;
- выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах
исроках их исполнения;
-сквозной контроль исполнения документов в территориально распре деленных организациях, в.том числе ведущих самостоятельную переписку;
-формирование истории движения документов.
1. О стандартизации: закон Российской Федерации от 10.06ч93 №5154-1.
2.Об информации, информационных технологиях и о защите инфор мации: федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
3.Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
4.Основные правила работы архивов организаций (2002 год).
5.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
6.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Си-
тема организационно-распорядительной документации. Требования
коформлению документов.
7.Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.
8.Государственная система документационного обеспечения управле ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам до
кументационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2005 год).
Список дополнительной литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.- практ. пособие для вузов / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2007.
2.Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учеб.-практ. пособие для вузов / В.И. Андреева.— М. : КНОРУС, 2006.
3.Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления / Т.В. Кузнецова [и др.]. - М.: ЮНИТИ, 2004.
4.Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006.
5.Ватолина М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина.
-Ростов н/Д: Феникс, 2004.
http://www.sekretariat.ru
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологи ях и о защите информацию) от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. (Одобрен Цен тральной экспертно-проверочной комиссией Росархива 3 июля 2000 года.)
-Основные правила работы архивов организаций. (Одобрены реше нием коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года.)
-Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.
-Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184^ФЗ.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины
иопределения.
-ГО СТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Уни фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
http://www.sekretariat.ru
-Государственная система документационного обеспечения управле ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам до кументационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.
http://www.rusarchives.ru
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от
22.10.2004 № 125-ФЗ. |
' ’* |
-Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах |
|
исполнительной власти. |
(Утверждена приказом Министерства культуры |
и массовых коммуникаций Российской Федераций от 08.11.2005 № 536.)
Учебное издание
ДЕМИДОВА Надежда Ивановна
Организация работы с управленческими документами
Учебно-методическое пособие
Редактор и корректор Б.Ю. Щепина
Подписано в печать 13.03.2009. Формат 60x90/16. Уел. печ. л. 8,5.
Тираж 100 экз. Заказ № 43/2009.
Издательство Пермского государственного технического университета.
Адрес: 614990, г. Пермь, Комсомольский пр., 28, к. 113. Тел. (342) 219-80-33.