4.Информационное обеспечение менеджмента. Коммуникации.
Управленческая информация
Коммуникационный процесс
Виды коммуникаций
Преграды в коммуникациях
Совершенствование коммуникаций
1.Управленческая информация
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении.
Информация – основа управленческого процесса. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления, получение и переработка сведений о состоянии управляемого объекта и передача управляющих команд этому объекту. Следовательно, посредством информации реализуется взаимосвязь между субъектом и объектом управления.
Управленческая информация обладает рядом отличительных черт:
на определенном этапе процесса управления выступает продуктом труда, на последующем - его предметом
может длительно и многократно применяться, при использовании не теряет потребительских качеств
имеет способность накапливаться, что позволяет более четко устанавливать связи и тенденции развития субъекта и объекта управления; в то же время может морально устаревать в результате происходящих изменений
структурные подразделения предприятия выступают и как потребители информации и как ее источники
Источниками управленческой информации могут быть вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, показания приборов, техническая документация, справочники, бизнес документы, фотоснимки, фильмы и др.
Управленческую информацию можно классифицировать по ряду признаков:
по содержанию - политическая, директивная, правовая, научно-техническая, экономическая, плановая, административная, бизнес-информация и др.
по отношению к субъекту управления - внешняя, внутренняя;
по направлению движения - входящая, исходящая;
по характеру фиксации – фиксированная (на различных носителях), нефиксированная (устная - хранится в памяти людей);
по способу фиксации - документированная, звуковая, аудиовизуальная;
по степени обработки – первичная (несистематизированные данные, полученные от источника информации, содержат много лишнего), производная (данные прошедшие процесс очистки и систематизации), итоговая (конечная информация-результат управленческого решения);
по форме представления - буквенная, цифровая, кодированная;
по насыщенности - достаточная, недостаточная, избыточная;
по правдивости - достоверная, недостоверная.
Менеджеры от 50 до 90% рабочего времени тратят на обмен информацией, который происходит в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. Это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс организации. “Кто владеет информацией, тот владеет миром”.
Поэтому к управленческой информации предъявляются определенные требования, наиболее важными из них являются: достоверность, достаточность, доступность и своевременность.
Достоверность поступающей информации определяется правдивостью, правильностью, точностью передачи. Если информация проходит 3-4 передаточных звена, ее правдивость снижается на 8-10%, за счет того, что сведения стареют и искажаются.
Достаточность информации выражается в том, что ее количество должно в полной мере отражать состояние дел. Дефицит сведений приводит к принятию некачественных управленческих решений, а излишняя информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Информация должна быть релевантной, т.е. включать в себя набор сведений, касающихся только конкретной проблемы (вопроса)
Информация должна поступать своевременно, поскольку ее запаздывание приводит к экономическому ущербу.
Доступность информации состоит в том, что она поступает и накапливается в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Информация должна быть наглядной (таблицы, графики), язык сообщений должен быть понятным адресату.
Чем точнее и объективнее информация отражает состояние объекта управления и внешней среды, тем обоснованнее принимаемые руководителями и специалистами решения.
Вся информация, необходимая для управления, а также способы и средства, обеспечивающие ее циркуляцию и обработку, представляют информационную систему.