из электронной библиотеки / 319778434466570.pdf

сферы деятельности в целом, решив задачи по повышению эффективности этой деятельности.

В качестве предметной области был выбран отдел комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК, так как этот отдел осуществляет основные технологические процессы. В соответствии с этапами проектирования нами было проведено предпроектное обследование отдела комплектования и обработки документов. Были изучены и проанализированы следующие документы:

– ФЗ «О библиотечном деле», «Об образовании», «Об информации,

информатизации и защите информации», «О высшем и послевузовском профессиональном образовании»;

–законы и законодательные акты Белгородской области: «О

библиотечном деле Белгородской области»;

–постановления, приказы и другие нормативные правовые акты;

–Устав БГИИК;

–локальные нормативные акты института и настоящие положения;

–ГОСТ 7.1–2003 «Библиографическая запись. Библиографическое описание»;

–ГОСТ 7.76—96 «СИБИД. Комплектование фонда документов.

Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения».

В ходе предпроектного обследования отдела комплектования и обработки документов был проведён опрос сотрудников библиотеки:

–главный библиотекарь отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК;

–заведующий отделом комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК;

– ведущий библиотекарь отдела комплектования и обработки

документов библиотеки БГИИК.

На основе полученной информации были определены следующие функциональные задачи подсистемы комплектования:

31

регистрация поступлений изданий как предварительно заказанных и оплаченных, так и поступающих без заказа (обязательный экземпляр, дары,

книгообмен) с последующей оплатой или бесплатно;

формирование заказа всех видов изданий для различных источников комплектования;

подготовка всех необходимых учетно-финансовых документов, с

возможностью настраивания их форм;

подготовка предложений по книгообмену в виде списков изданий,

упорядоченных по задаваемым (настраиваемым) элементам данных;

выдача отчетно-статистических данных;

создание краткого библиографического описания документа с занесением полученных сведений в базу данных комплектования (служебная БД);

формирование заказов на литературу;

сопровождение заказов на литературу;

первичная обработка входного потока, учёт литературы;

оформление договоров (в контрактной службе, гражданско-

правовой договор);

выбор поставщиков литературы (обзор коммерческих предложений);

подготовка тематических списков заказываемой литературы;

оптимизация тематического и видового состава подписки/заказа;

ведение служебной БД (ведётся в MWord-документе);

изучение рынка книготорговых и издающих организаций (через интернет-сайты, прайсы, изучение тематических планов, БД

«Книгообеспеченность» учебных дисциплин;

ведение картотеки источников комплектования;

списание литературы (книга учёта);

ведение электронного каталога (АБИС «МАРК-SQL»).

32

В библиотеке БГИИК отдела комплектования и обработки документов работают 2 сотрудника, выполняющие функции комплектатора и каталогизатора.

Итак, проанализируем деятельность отдела.

Отдел комплектования и обработки документов:

–осуществляет текущее и ретроспективное комплектование фонда библиотеки документами, обеспечивающими учебно-воспитательный процесс и научно-исследовательскую деятельность БГИИК;

–разрабатывает и систематически корректирует тематико-

типологический план комплектования фонда библиотеки в соответствии с образовательно-профессиональными программами, учебными планами и тематикой научных исследований БГИИК;

–осуществляет поиск и выявление необходимых библиотеке документов по текущим и ретроспективным источникам информации;

–составляет сводные заказы на документы; приобретает документы,

используя различные источники комплектования; оформляет подписку на

периодические и подписные издания;

–ведет контроль за выполнением и полнотой поступления заказов;

–организует картотеку комплектования (предварительных, текущих и выполненных заказов докомплектования);

–ведет учет документов, поступающих и выбывающих из фонда библиотеки: принимает поступающие в фонд документы;

–ведет суммарный учет фонда библиотеки;

–осуществляет индивидуальный учет документов (инвентаризирует

поступающие издания);

–распределяет новые поступления литературы в соответствующие структурные подразделения библиотеки;

–исключает из учетных документов списанную литературу;

–изучает опыт работы библиотек по комплектованию фондов,

анализирует деятельность отдела;

33

–участвует в научных исследованиях (изучении информационных потребностей читателей, эффективности использования фондов библиотеки и анализе обеспеченности студентов учебниками и учебными пособиями);

–ведет картотеку методических решений;

–осуществляет каталогизацию документов;

–составляет библиографическое описание в соответствии с действующими ГОСТами;

–формирует поисковый образ документов для электронного каталога

(ЭК);

– индексирует (систематизирует и предметизирует) документы по принятым в библиотеке таблицам библиотечно-библиографических классификации (ББК), рубрикатору;

–редактирует элементы библиографических записей

(библиографическое описание, классификационные индексы, ключевые слова, предметные рубрики);

–вводит данные в ЭК и тиражирует каталожные карточки;

–организует и ведет ЭК и систему традиционных каталогов;

–редактирует СК, АК (проводит плановое и текущее редактирование,

контролирует организацию и ведение СК, АК);

– участвует в корпоративном проекте Единого информационного пространства библиотек Белгородской области OPAC Global на базе БГУНБ

(редактирует и наполняет каталог периодических изданий).

На основе анализа предметной области нами было разработано техническое задание на проектирование функциональной модели отдела комплектования и обработки документов.

1. Общие сведения.

1.1. Наименование системы.

1.1.1. Полное наименование системы.

Функциональная модель отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК.

34

1.1.2. Краткое наименование подсистемы.

Отдел комплектования и обработки документов.

1.2. Основания для проведения работ.

Основанием для разработки является задание в рамках дипломной работы.

1.3. Наименование организаций – Заказчика и Разработчика. 1.3.1. Заказчик.

Заказчик: библиотека БГИИК

1.3.2. Разработчик Разработчик: БГИИК кафедра ИИАР Адрес: г. Белгород, ул. Королева,

7.

1.4. Плановые сроки начала и окончания работы.

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию подсистемы сентябрь 2015 – май 2016.

1.5. Источники и порядок финансирования.

Социальный заказ.

1.6. Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ.

Работы по созданию функциональной модели сдаются Разработчиком поэтапно в соответствии с календарным планом Проекта. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчетные документы этапа, состав которых определены Договором.

2. Назначение и цели создания системы. 2.1. Назначение системы.

Основным назначением функциональной модели является анализ деятельности отдела комплектования и обработки документов и оптимизация его функционирования.

2.2. Цели создания подсистемы.

Функциональная модель системы создается с целью апробации функционального моделирования как средства оптимизации деятельности

35

библиотек (на примере отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК).

3. Характеристика объектов моделирования.

Контекстная диаграмма подсистемы комплектования: один блок -

Отдел комплектования и обработки документов.

Диаграмма декомпозиции имеет три основных функциональных блока подсистемы комплектования:

Информационное обслуживание;

Сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями;

Аналитико-синтетическая обработка документов.

Основные цели и задачи.

Задачи:

– анализ метода структурного анализа и проектирования (нотация

IDEF0);

–системный анализ предметной области библиотеки БГИИК;

–анализ деятельности отдела комплектования и изучение основных функциональных процессов подсистемы комплектования.

Цель: поиск и апробация оптимальных технологий и осуществление системного анализа библиотечных процессов для получения оптимальной системы является целью оптимизации. Для реализации этой цели мы предлагаем функциональное моделирование. Функциональная модель рассматривается с точки зрения эффективности его использования в организации деятельности и управлении библиотекой.

4. Требования к подсистеме.

Требования по стандартизации и унификации.

Разработка функциональной модели должна осуществляться с использованием стандартных методологий функционального моделирования: IDEF0, рекомендаций по стандартизации Р50.1.028-2001 «Информационные

36

технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология

автоматизированной системы» и ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание.

Требования к содержанию и оформлению», ГОСТ 7.1-2003

«Библиографическая запись. Библиографическое описание», ГОСТ 7.76-96

«СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование.

Каталогизация. Термины и определения», ФЗ «О библиотечном деле», «Об образовании», «Об информации, информатизации и защите информации», «О

высшем и послевузовском профессиональном образовании», законами и законодательными актами Белгородской области: «О библиотечном деле Белгородской области», «Правилами пользования библиотекой БГИИК»,

настоящим положением.

Требования к структуре и функционированию системы.

Контекстная диаграмма. Она представляет собой функциональный блок – отдел комплектования и обработки документов. Диаграмма имеет шесть входных потока и восемь выходных потока.

Входные потоки:

–входящие документы;

–учебно-методические материалы ППС БГИИК;

–запросы вузовских подразделений;

–картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодических изданий»;

–БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»;

– документы, подлежащие списанию.

Выходные потоки:

– обработанные документы;

–библиографическое описание (традиционные каталоги:

систематический и алфавитный, краеведческий, топографический);

– электронный каталог (АБИС «МАРК-SQL»);

37

– записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»;

–оформление заказов на новые поступления;

–оформленные договоры;

–учётно-финансовые документы;

–информирование пользователей о новых поступлениях.

Управление процессом «Комплектование» осуществляют:

нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локально-нормативные акты,

положение о библиотеке БГИИК), ГОСТ 7.1 – 2003 и ГОСТ 7.76 – 96,

Электронный каталог «МАРК-SQL», тематико-типологический план комплектования.

Функции механизмов исполняют сотрудники отдела и программно-

техническое обеспечение (ПТО).

Построение диаграммы декомпозиции с целью дробного описания

процессов.

Источники разработки.

Настоящее Техническое Задание разработано на основе следующих

документов и информационных материалов:

ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания».

Рекомендации по стандартизации Р50.1.028-2001 «Информационные

технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования».

ГОСТ 34.602.89 «Техническое задание на создание

автоматизированной системы» ГОСТ 19.201-78 «Техническое задание. Требования к содержанию и

оформлению».

Таким образом, итогом предпроектного обследования стало Техническое задание на проектирование функциональной модели отдела комплектования и обработки документов. Проанализированная нами

38

деятельность отдела комплектования и обработки документов обеспечивает

решение следующих функциональных задач:

–формирование заказа всех видов изданий для различных источников комплектования;

–регистрацию поступлений изданий как предварительно заказанных и оплаченных, так и поступающих без заказа с дальнейшей оплатой или бесплатно;

–контроль за поступлением заказанных изданий с формированием рекламаций на не поступившие вовремя издания;

–подготовку всех необходимых учетно-финансовых документов, с

возможностью настраивания их форм;

–подготовку предложений по книгообмену в виде списков изданий,

упорядоченных по задаваемым (настраиваемым) элементам данных;

– выдачу отчетно-статистических данных;

–создание краткого библиографического описания документа с занесением полученных сведений в базу данных комплектования

(служебная БД);

–формирование заказов на литературу;

–сопровождение заказов на литературу;

–ведение учета документов, поступающих и выбывающих из фонда библиотеки: принятие поступающих в фонд документов;

– ведение суммарного учета фонда библиотеки.

2.2 Функциональная модель отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК с использованием нотации IDEF0

Функциональное моделирование начинается с построения контекстной диаграммы. На данной диаграмме отображается только один блок – процесс комплектования и обработки документов.

39

Для построения контекстной диаграммы в первую очередь определяется точка зрения и цель. Выполняется это с помощью кнопки «Блок текста» и текст фиксируется в поле диаграммы – точка зрения и цель.

Итак, целью является моделирование деятельности отдела комплектования и обработки документов, а точкой зрения руководитель библиотеки.

Так как библиотека является вузовской, мы рассмотрим особенности автоматизации данной библиотеки.

учёт таких параметров, как доступные пункты книговыдачи, сиглы хранения, различные категории читателей, возможности бронирования и резервирования книг и др.

реализованные в системе функции позволяют внедрить и

библиотеке;

наличие в данной библиотеке АБИС «МАРК-SQL»;

для составления отчетности в вузах по обеспеченности литературой учебного процесса реализован модуль «Книгообеспеченность» (для того

чтобы этот модуль полноценно заработал, прежде требуется ввести информацию о структуре вуза, в которую входят факультеты, кафедры,

специализации, специальности, направления, группы, дисциплины);

к дисциплинам приписывается рекомендуемая основная и вспомогательная литература из электронного каталога (на основании всех введенных данных формируются различные отчетные формы);

наличие многоэкземплярной учебной литературы и ее учет.

Качество работы библиотеки в условиях внедрения новых технологий

зависит от многих факторов:

готовность коллектива к работе в новых условиях;

качественное программное обеспечение, отвечающее всем главным требованиям библиотеки;

40