Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленчески

По общему правилу справка с места работы подписывается работодателем или руководителем организации и заверяется печатью. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано начальнику отдела кадров на основании приказа о распределении обязанностей).

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и т.д.), адресат.

СПРАВКА

Степанов Сергей Петрович работает в должности менеджера отдела маркетинга и рек-

ламы.

Ежемесячный оклад составляет 10000 (Десять тысяч) рублей.

Образец справки о заработной плате работника

81

О динамике товарооборота с фирмой «Рекс» Товарооборот с фирмой «Рекс» в 2011 году вырос на 20% по сравнению с предыду-

щим годом и составил 996 000 (Девятьсот девяносто шесть тысяч) рублей.

Образец внутренней информационной справки

6.7. Примерный перечень документов, заверяемых печатью организации

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств; ведение дел в суде и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Заключения и отзывы (некоторые разновидности).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); исполнительные листы; командировочные удостоверения).

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.); нормы (выработки; расценок; запасов: убыли и т.д.).

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями и т.д.). Протоколы (некоторые разновидности).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

Сметы расходов (на содержание аппарата управления: на подготовку и освоение производствановыхизделий; накалькуляциюкдоговору; накапитальноестроительство).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнованийназарплату; оначисленнойипричитающейсязарплате, остажеработыит.д.).

82

Спецификации (изделий, проекции и т.д.).

Титульные списки. Удостоверения.

Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т.д.) и изменения к ним.

Характеристики.

Штатные расписания и изменения к ним.

6.8. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок, ревизий, обследований; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприятий и т.д.).

Графики (ввода, внедрения, выполнения, работы, занятий, дежурств, отпусков, поставки оборудования, проведения мероприятий, проведения аттестации и установления квалификации).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Классификаторы технико-экономической информации (государственные,

отраслевые, предприятий).

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

Нормы (выработки; расценок; запасов; убыли и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения документов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, советов (научно-технического, ученого к др.) и т.д.).

Положения (об организации, структурном подразделении; премировании и т.д.). Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.). Расценки (на производство работ).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, предприятий; технические условия).

Структура и штатная численность. Тарифы.

Уставы (предприятий, обществ, кооперативов, фондов и т.д.) и изменения к ним.

Формы унифицированных документов. Штатные расписания и изменения к ним.

83

7. ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

7.1. Резюме

Резюме (от франц. resume – излагать вкратце) – краткая анкета физического лица, представляемая работодателю или в посредническую фирму по набору кадров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение вакантной должности. Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу, поэтому следует знать основные правила его составления.

Текст резюме составляется в произвольной форме, однако содержательная часть должна отражать следующие основные сведения:

1.Фамилия, имя и отчество автора резюме (в именительном падеже).

2.Домашний адрес.

3.Контактная информация: номер телефона и/или другая информация, с помощью которой можно оперативно связаться с автором, например номер факса, E-mail, ICQ и др. Если необходимо, указывается время доступности абонента по контактному адресу.

4.Дата и место рождения.

5.Гражданство.

6.Семейное положение, наличие детей, их возраст.

7.Цель. В данном пункте указываются конкретная цель, которую преследует автор, подавая резюме, например: Трудоустройство на должность начальника отдела сбыта с окладом не менее 30 000 руб.

8.Образование. Сведения о полученном образовании излагаются в обратном хронологическом порядке. В этом пункте указывается не только основное образование, полученное в среднем или высшем учебном заведении, и специальность, которой автор овладел по окончании учебного заведения, но и дополнительное образование, полученное на специальных курсах.

9.Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и занимаемая должность) излагаются также в обратном хронологическом порядке.

При описании места работы следует указывать полностью наименование предприятия, его местонахождение, а также сферу деятельности, например: Фирма

«ПЛЮС» (Россия, г. Волхов), розничная торговля продовольствием и ТНП.

Часто рекомендуется указывать не только занимаемую должность, но и конкретные функции, которые исполнял автор, а также его личный вклад.

10.Дополнительные сведения. В этой графе может быть указана любая информация, характеризующая автора резюме: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, а также сведения, которые могут позитивно заинтересовать работодателя или агентство, например: лич-

ностные качества, готовность к работе с ненормированным рабочим днем и командировками, наличие деловых связей и др. Можно указать также, кто готов дать отзыв о вашей работе.

Резюме составляется на языке, который является рабочим там, куда резюме представляется. Иногда это могут быть два варианта: на русском и иностранном языке.

84

Резюме желательно представлять в напечатанном виде. Фотография обычно не прилагается, за исключением особо оговоренных случаев. Не следует увлекаться детализацией и делать резюме объемным. Резюме молодого специалиста должно поместиться на одной странице, специалиста с большим опытом – не более чем на двух.

Не рекомендуется указывать свои антропометрические данные (если это не оговаривается специально), знак зодиака, социальное происхождение, вероисповедание, политические взгляды и национальность, а также увлечения, если они не связаны с работой, на которую претендует автор.

Резюме подписывается с обязательным указанием даты.

ВОРОНИН АЛЕКСЕЙ МИХАЙЛОВИЧ

Адрес: 197001, Санкт-Петербург, ул. Некрасова, д. 82, кв. 16.

Телефон: (812) 343-1644 (рабочий с 10:00 до 17:00), 922-4463; E-mail: vor122@mail.ru

Дата и место рождения: 23 февраля 1967 г., г. Волхов Ленинградской обл. Гражданин России. Женат. Дети: дочь 1993 года рождения, сын 1996 года рождения.

Цель: трудоустройство по специальности

Образование

2001 г. – Курсы по маркетингу предприятий малого бизнеса при учебном центре «Знания», Санкт-Петербург.

2000 г. – Курсы английского языка при СПбГУ.

1995 г. – Санкт-Петербургский инженерно-экономический институт, экономический факультет. Дипломэкономиста по специальности«Планирование народного хозяйства».

Опыт работы

03.2000 г. по наст. время. Фирма «ПЛЮС» (оптовая торговля продовольственными товарами) – Россия, Санкт-Петербург. Начальник отдела продаж. Функции: организация продаж, контакты с розничными торговыми предприятиями, составление договоров, контроль за расчетами.

08.1999 г. – 03.2000 г. ИЧП «ФОБОС» (розничная торговля продовольствием и ТНП) – Россия, Санкт-Петербург. Коммерческий директор. Функции: закупка товаров и организация реализации через торговые точки фирмы.

11.1995 г. – 08.1999 г. Областная оптовая база «Ленснабсбыт» – Россия, г. Волхов Ленинградской обл. Инженер, старший инженер, зам. начальника отдела сбыта продовольственных товаров. Функции: организация закупок продовольствия и его сбыта через сеть магазинов базы.

Знаю английский язык (могу изъясняться и работать с технической документацией), пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Access). Прикладное программирование приложений для Excel и Access. Имею личный автомобиль, водительские права категории B, опыт вождения 4 года. Коммуникабелен. Сохранились деловые связи с фир- мами-поставщиками продовольственных товаров, с торговыми фирмами в различных регионах России и за рубежом.

85

7.2. Служебная характеристика

Характеристика – это официальный документ, выданный администрацией сотруднику учреждения, организации, предприятия с отзывом о его служебной, общественной, научной и другой деятельности, а также с оценкой его деловых и моральных качеств.

Харатеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подпись; печать.

В тексте характеристики можно выделить четыре взаимосвязанные части.

1.Анкетные данные, где указывают имя, отчество и фамилию сотрудника, дату рождения; занимаемую должность и дату назначения на эту должность, ученую степень и звание (если они имеются), полученное образование (какие учебные заведения, где и когда окончил).

2.Данные о трудовой деятельности: сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства (указываются должности, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, обязанности, выполняемые на этих должностях, перечисляются поощрения и взыскания и т.п.).

3.Собственно характеристика, т.е. мотивированная оценка профессиональных

иличностных качеств, результатов служебной деятельности: отношение к исполнению своих обязанностей, рост профессионального уровня, поведение в коллективе.

Обычно оценка проводится по следующим показателям:

•профессиональная компетентность (знания, умения, опыт), стаж работы по специальности, знание необходимых нормативных документов, регламентирующих деятельность, качество выполнения работы, своевременность выполнения должностных обязанностей, мера ответственности за результаты работы;

•эффективность решения поставленных задач, способность в короткие сроки осваивать вопросы, обеспечивающие повышение эффективности труда и качество работы;

•степень активности в работе, участие в творческой деятельности;

•умение оперативно принимать решения для выполнения стоящих задач, способность адаптироваться к новой ситуации и применять новые подходы к решению возникающих проблем;

•способность прогнозировать и планировать, организовывать, координировать

ирегулировать, а также контролировать и анализировать работу подчиненных (для руководящего состава);

•умение опираться на профессиональную помощь своих коллег;

•умение работать в коллективе;

•уровень общей культуры;

•производственная этика, стиль отношения с коллегами и клиентами, коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость;

•психологическая устойчивость, способность к самооценке.

86

4. Заключительная часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается в произвольной форме от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения (предприятия, организации и т. п.) либо лицо, его замещающее. Подпись скрепляется печатью учреждения.

Характеристика оформляется на общем бланке формата А4.

7.3. Составление текста управленческого документа

Текст – это связная речь, точно выражающая мысль; последовательное изложение какого-либо события.

7.4. Способы записи текста документа

Текст документа может быть записан в виде:

•линейной записи;

•таблицы;

•анкеты;

•трафарета.

7.5. Требование к тексту документа

Текст документа должен быть:

–ясным, точным, конкретным, т.е. исключать возможность неоднозначного толкования;

–по возможности кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце – не более 6 предложений);

–лаконичным (не употреблять лишних слов, не имеющих значения для смысла);

–логичным;

–полным;

–достоверным;

–визуально доступным, для чего применяется рубрикация в виде параллельных конструкций, абзацев, нумерации частей (однотипная: при помощи арабских цифр); озаглавливание частей;

–текст документа должен по возможности быть простым, т.е. содержать не более одной темы.

7.6. Особенности языка деловой документации

Официально-деловой стиль, применяющийся в текстах деловой документации, – закономерное продолжение стандартной формы документа. Кроме того, он закреплен традицией.

Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

Основные его особенности – точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт – стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формулклише. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление спе-

87

циальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Стандартны композиция, расположение частей текста, рубрикации. Типовая ситуация (просьба, напоминание, отказ и т.д.) – основа для создания текста документа. На типовые ситуации в языке сформировались устойчивые синтаксические модели (клише), что дает возможность создать трафареты текстов всех документов.

7.7. Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов

На основании распоряжения...

Впорядке оказания технической помощи...

Всвязи с проведением совместных работ...

Всоответствии с протоколом...

Вцелях усиления охраны государственного имущества...

Вответ на Вашу просьбу...

Вподтверждение нашей договоренности...

Вцелях скорейшего решения вопроса...

Вцелях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов....

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ. Для решения спорных вопросов...

Вцелях безопасности прохождения груза...

Вответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

7.8.Языковые средства

1.В языке деловых бумаг и документов широко используются языковые средства, нетипичные для других языковых стилей:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь это термины юридические, дипломатиче-

ские и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос

ит. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в админист-

ративно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному ка-

ким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель,

истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова,

работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают сущест-

вительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

88

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержа-

ния (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской офици-

ально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.).

«Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию,

провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (по-

мочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

«Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия;...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т.п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т.п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия

(оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т.п.).

Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электро-

сталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т.п.).

2.В тексте документа наблюдается почти полное отсутствие эмоционально-

экспрессивной лексики.

Цель составления текста любого документа – прежде всего сообщение информации и ее четкое выражение.

Таким образом, за пределами употребляемой лексики остается эмоциональная сфера, а значит, и эмоционально-экспрессивная лексика, что сужает диапазон применяемых речевых средств. Не употребляются личные местоимения, уменьшительноласкательные суффиксы, междометия, наблюдается обилие безличных глаголов.

3.В тексте документа важна логическая оценка фактов и точное донесение ин-

формации, поэтому тон текста корректный, нейтральный, убедительный.

4.В официальном тексте документа сложно установить личные качества автора. Текст безличен. Личность автора здесь не имеет значения. Лишь иногда на личность автора нам «намекает» употребление этикета.

7.9. Культура письменной речи

Если пишущему не удается справиться с языком, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации. Пишущий должен знать «технику языковой безопасности», соблюдая лексические правила (правила отбора и употребления слов); морфологические правила (правила образования форм слова); синтаксические правила (правила словосочетаний и лексических конструкций). Иными словами, ошибки, связанные с выбором слова, его грамматической формы, построением словосочетания и предложения ведут к утрате способности текста

89

нести информацию, оказывать воздействие на адресата. Невинные, на первый взгляд, стилистические просчеты порождают трудности восприятия или (что хуже) двусмысленность, ведут к непониманию между составителем и получателем делового письма.

7.10. Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации

Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.

7.11.Типичные грамматические ошибки

Вделовых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки:

• Неправильное употребление падежей. Наиболее частым является непра-

вильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать со-

гласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

•Ошибки при склонении фамилии. Следует помнить:

1)Не склоняются фамилии славянского происхождения на –а, –о. Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевленными предметами. Например: Крыса,

Сало, Шило и т.п.

2)Не склоняются фамилии на –аго, –яго, –ых, –их, –ово, –ко(-енко). Напри-

мер: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

3)Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные –а, –я. Напри-

мер: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

4)Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

• Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. На-

пример: «Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (неже-

лательно)». В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

•Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Напри-

мер: «Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семидесятью) шестью ра-

бочими завода». Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

•Нарушение правил употребления деепричастных оборотов

1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например:

Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т.п.

90