4762

11

Перечисленный необходимый минимум документооборота достаточен для организационно-правового обеспечения и нормального осуществления деятельности организации, при условии, что сотрудники, работающие с документами, имеют соответствующие навыки и соблюдают требования ГОСТов и правила оформления и хранения документов.

Согласно определению (ГОСТ Р 51141-98), делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота офиц и- альных документов.

3.3 Классификация документов

Документы, создаваемые в организации, определяют: круг вопросов, решаемых в процессе деятельности; объем и характер компетенции организации; порядок разрешения вопросов; характер взаимосвязей с другими организациями.

Классификация документов – деление документов на классы по общим признакам.

Документы в зависимости от основания деления классифицируются :

по наименованиям :

служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д;

по месту составления :

внутренние (составляемые работниками данной организации) и внешние (поступающие из других организаций и от частных лиц);

по содержанию :

простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме :

индивидуальные (содержание документа имеет свои особенности), трафаретные (часть документа отпечатана , а часть заполняется при составлении) и типовые (созданные для группы однородных организаций);

по срокам исполнения :

срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

по происхождению :

служебные ( затрагивающие интересы организации) и личные (именные, касающиеся интересов конкретного лица);

по виду оформления :

подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации :

письменные, графические, фотокинодокументы.

Классификаторы документов организации составляются на основе положений об организации.

Повторяемость, однотипность управленческих, жизненных ситуаций, тре-

12

бующих обязательного документирования, вызвали унификацию форм документов, которая активно проводится по системам документации ( бухгалтерская, первичная учетная , кадровая и т. д.).

Вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах:

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ ;

Федеральный закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ ;

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ; Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ;

Федеральный закон «О связи» от 16.01.1995 г. № 15-ФЗ; Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ; Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ.

Второе направление унификации понятий и направлений – разработка стандартов на термины и определения.

Секретари и работники делопроизводства в своей работе используют указания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле. Стандарт используется при разработке инструкций по делопроизводству.

Разрабатывая стандарты организации, важно правильно понимать все термины, связанные с этим направлением. Для этого применяют ГОСТ Р 1.12-99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения».

3.4 Общий вид и состав реквизитов документов

Существует ряд обязательных признаков, установленных законом или положениями, для отдельных видов документов. Это так называемые реквизиты. Их состав и расположение на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97, согласно которому для официального документа обязательны реквизиты :

«Государственный герб РФ» ставят на бланках документов законодательных органов;

«Герб субъекта РФ» помещают на бланках документов на основании правовых актов субъектов РФ;

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» помещают на бланк если это предусмотрено уставом (положением об организации). На бланках документов с гербами РФ эмблема не употребляется;

«Код организации» и «Код формы документа» проставляют согласно соответствующим классификаторам;

«Наименование организации» отражает то название организации, которое зафиксировано в ее учредительных документах. Под наименованием организации располагают название вышестоящей организации, полное или сокращенное. При употреблении в качестве государственного не только русского, но и национального языка, наименование организации

13

указывают на двух языках. Если автором документа является филиал, территориальное отделение, представительство, структурное подразделение, то его наименованиеуказывают ниже наименования головной организации; «Справочные данные об организации» охватывает : почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты; «Наименование вида документа» определяется уставом (положением организации);

«Дата документа» – это дата подписания (наиболее поздняя, если у документа несколько авторов), утверждения документа, принятия решения (приказ), дата события (акт). Записывать дату можно несколькими способами; «Регистрационный номер документа включает порядковый номер доку-

мента и индекса дела по номенклатуре дел, указание на корреспондента, исполнителя. Если авторами документа являются две организации, то порядковый номер указывают через косую черту в порядке записи авторов в документе; «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» отражает соот-

ветствующие реквизиты упоминаемого документа; «Место составления или издания документа» используют, если невоз-

можно употребить реквизиты «Наименование организации» и «Справочные данные об организации»; «Гриф ограничения доступа к документу» (секретно, конфиденциально)

ставят (без кавычек) на первом листе документа; «Адресат» включает наименование организации и подразделений (ука-

зывают в именительном падеже), должность и фамилию адресата (в дательном падеже), причем порядок их указания может быть любой «Гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем его углу.

Он включает слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), ниже указывают должность лица, утверждающего документ, еще ниже располагают его личную подпись, инициалы, фамилию и под ними дату утверждения. Подписи всех, утверждающих документ, располагают на одном уровне. Если документ утвержден другими документами (постановлением, решением, приказом, протоколом), то употребляют слово УТВЕРЖДЕНО, ниже указывается вид утверждающего документа в именительном падеже и под его названием помещаются дата и номер; «Резолюция» – указание на решение должностного лица. Этот реквизит

содержит фамилии исполнителей, запись поручения, срок исполнения, подпись, дату; она может располагаться на документе или на отдельном листе; «Заголовок к тексту» передает краткое содержание текста и согласуется с видом документа.

«Отметка о контроле» обозначают словом (штампом) «Контроль» или буквой «К»; текст документа пишут только на русском языке при адресовании его в

федеральные органы государственной власти и органы Государственной

14

власти субъектов РФ, на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ по отношению к отправителю;

«О наличии приложений» выглядит следующим образом :

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Приложение: на 3 л. в 3 экз. в первый адрес.

«Подпись» включает наименование должности (сокращенное, если не используют бланк и полное в остальных случаях), личную подпись, инициалы, фамилию. На бланке должностного лица должность его не указывают. Подписи должностных лиц располагают на документе одну под другой в последовательности, определяемой должностью, начиная с самой высокой. Подписи лиц с равнозначными должностями располагают на одном уровне. В документах, отражающих работу комиссий, указывают обязанности подписывающих документ (председатель комиссии, члены комиссии). Если документ подписывает исполняющий обязанности должностного лица, то указывают его фактическую должность.

«Гриф согласования документа» включает слово СОГЛАСОВАНО, ниже указывают должность и наименование организации, где находится лицо, с которым проведено согласование, ниже располагают его личную подпись, инициалы, фамилию;

«Визы согласования документа» включает указание должности, подпись, инициалы и фамилию визирующего, а также дату визирования. В распорядительных документах визу ставят на последнем листе подлинника или на отдельном листе;

«Печать» ставят для того, чтобы заверить подлинность подписи должностного лица. Используют для этого печать организации;

«Отметка о заверении копии» используют, когда нужно заверить соответствие копии документа подлиннику. Для этого ниже реквизита «Подпись» ставят заверительную надпись «Верно», ниже указывают должность, личную подпись, инициалы и фамилию лица, заверившего копию, дату заверения;

«Отметка об исполнителе» содержит фамилию, имя, отчество, номер телефона исполнителя документа. Этот реквизит проставляют на последнем листе документа в левом нижнем углу листа;

«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» состоит из даты и номера документа, слова «В дело», номера дела, где будет храниться документ. После исполнения документа исполнитель (руководитель подразделения) подписывает его, датирует и направляет в дело;

«Отметка о поступлении документа в организацию» включает порядковый номер и дату поступления документа. Допускается использование для этих целей штампа;

«Отметка для автоматического поиска документа» содержит имя файла, код оператора и другие данные, установленные в организации для работы с документами в автоматическом режиме, идентификатор электронной копии документа.

Кроме бланков организации используют унифицированные (единые для всех организаций РФ) формы документов, в частности, бухгалтерских, командиро-

15

вочных и других, а также общие бланки, например, для приказов, распоряжений, постановлений и т. д. На общих бланках отсутствуют такие реквизиты, как индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер банковского счета, ссылка на индекс и дату входящего документа. Вместо них впечатываются наименование вида документа (приказ, распоряжение, постановление), его номер, дата, место составления или издания.

Другими непременными реквизитами документа должны быть: ясный адрес (организация или лицо, которому предназначен документ), регистрационный номер с датой отправки, подпись и печать (последняя – только на документах, имеющих юридическую силу), фамилия, имя, отчество, номер телефона ответственного составителя документа.

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства, текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие законодательные акты предписывают обязательное документирование информации?

2.Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3.Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?

4.На кого возложено методическое руководство постановкой делопроизводства в стране?

5.Каково значение ГСДОУ и что она регламентирует?

6.Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

4СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОВ

4.1Система организационно-правовой документации

К организационно-правовым документам относятся : постановления, указы, распоряжения органов власти и управления, относящиеся к сфере деятельности предприятия, лицензии, уставы, положения о предприятии, свидетельства о государственной регистрации, открытии расчетных счетов в банках; структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, пообъектный и внутриобъектный режим работы.

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Применительно к фирме устав можно определить как правовой акт, определяющий порядок образования, компе-

16

тенцию организации, ее функции, задачи, предмет деятельности, порядок работы. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций разных организационноправовых форм. Он регулирует взаимоотношения фирмы с другими фирмами, физическими лицами. Общие требования к порядку составления устава юридического лица, его оформления и содержания приведены в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Содержание устава должно включать :

общие положения (наименование и вид фирмы, местонахождение); предмет деятельности; порядок образования имущества;

порядок распределения прибыли; порядок управления; порядок прекращения деятельности.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, в устав акционерных обществ могут быть включены сведения о категории выпускаемых акций, условиях их приобретения. В устав бирж – сведения о составе членов, их правах и обязанностях, порядке приема. В устав банков – сведения о проводимых операциях.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида.

Учредительный договор относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться: наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определение цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Положение – нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетен-

18

Положения подписывают их разработчики (начальники подразделений, заместители руководителя), визирует юрисконсульт (юридическая служба), утверждает руководитель фирмы, организации в установленном порядке. Положение приобретает юридическую силу с момента утверждения.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией для регламентации организационно-правового положения работников. В ней определяются права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые включены в штатное расписание организации. Профессиональные обязанности по данной специальности определяются должностными инструкциями и квалификационными справочниками. Должностная инструкция необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей работника, а также содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые должен уметь применять работник при выполнении своих должностных обязанностей.

Любая должностная инструкция разрабатывается отделом кадров и согласуется с юрисконсультом, а затем уже утверждается руководителем организации.

Содержание должностной инструкции определяется нормативным правовым актом, который носит название «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г № 37 ( с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г.).

Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела :

«Должностные обязанности», где перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность;

«Должен знать», в котором содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, положений, инструкций, средств и методов, которые работник должен уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей;

«Требования к квалификации», в котором перечисляются требования к уровню и профилю подготовки, а также требования к стажу.

Содержание должностной инструкции унифицировано и состоит из следующих разделов :

«Общие положения» ; «Функции»; «Должностные обязанности»; «Права»; «Ответственность».

В разделе «Должностные обязанности» определены конкретные обязанности, выполняемые работником. В нем указываются не только общие обязанности, но

19

испециальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому работнику.

Вразделе «Права» закрепляются права, которыми обладает работник для реализации возложенных на него должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность» устанавливает личную ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, раскрывает содержание и формы ответственности за последствия своей деятельности, а также за несвоевременное принятие мер или действий, относящихся к его обязанностям.

После надлежащего оформления и согласования инструкции она подписывается, утверждается и доводится до исполнителя путем предоставления ознакомительной визы.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность

идолжностной состав организации с указанием должностных окладов.

Форма штатного расписания (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Унифицированную форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации

Унифицированная форма N Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

наименование организации__________________________________________________________________

Номер документа Дата составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

УТВЕРЖДЕНО

приказом организации от «___»_________200__г. №____

штат в количестве _____ед.

на период с «___»_________200__г. по «___»________200__г.

Руководитель кадровой службы

Главный бухгалтер

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы «количество штатных единиц» по соответствующим

20

должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75; 1,5.

В графе «Тарифная ставка (оклад) и прочие» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации.

В графах «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и прочие), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации «О внесении изменений в штатное расписание».

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и тому подобное.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: «Должностная инструкция по контролю…», «Инструкция по документационному обеспечению управления в …».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Инструкции оформляются на общем бланке организации.