73
.pdf31
Рисунок 16 – Диалоговое окно для настройки оглавления
Для обновления оглавления после изменения структуры документа или его редактирования оглавление следует выделить и нажать клавишу < F9 > или выбрать в контекстном меню команду Обновить поле.
Создание предметного указателя
Предметный указатель обычно содержит перечень слов и выражений, кото-
рые встречаются в тексте документа, с указанием номеров страниц, на которых они расположены. MS Word позволяет также включить в предметный указатель перекрёстные ссылки на другие термины (например, Бикин, См. Хабаровский край) и на фрагменты документа, расположенные на нескольких страницах
(ХГАЭП, 7 – 12 ). Перед вставкой предметного указателя в текст документа включаемые в предметный указатель элементы должны быть помечены в тексте.
Если в предметный указатель включаются слово или фраза с указанием страниц, на которых они встречаются, их следует выделить и нажать кнопку
32
Пометить элемент на вкладке Ссылки. После этого в диалоговом окне Опре-
деление элемента указателя достаточно нажать кнопку Пометить все
(рисунок 17).
Рисунок 17 – Диалоговое окно для разметки элементов предметного указателя
В результате выполненных действий в текст документа будут вставлены по-
ля типа { XE "формат" }, которые не отображаются в режиме предварительного просмотра и при печати документа на принтере.
Для включения в предметный указатель перекрёстной ссылки на некоторый термин следует вывести на экран диалоговое окно Определение элемента ука-
зателя, в группе Элемент указателя в поле основной: ввести (если он не был выделен заранее) необходимый текст (например, Бикин), включить переключатель перекрёстная ссылка: и создать нужный термин (например, Хабаровский край). В текст будет вставлено поле типа { XE "Бикин" \t "См. Хабаровский край" }.
Для включения в предметный указатель ссылки на фрагмент текста, распо-
ложенный на нескольких страницах, предварительно следует выделить этот фрагмент. Затем нужно нажать кнопку Закладка на вкладке Вставка, в диалоговом окне Закладка ввести имя создаваемой закладки (например, вуз) и нажать кнопку Добавить. После этого курсор необходимо поместить в конец текста,
помеченного закладкой. В дальнейшем на экран требуется вывести диалоговое
33
окно Определение элемента указателя. В этом окне выполняются следующие
действия:
−в поле основной: вводится элемент указателя для помеченного текста (например, ХГАЭП);
−переключатель Параметры включается в положение диапазон страниц;
−в поле со списком закладка: выбирается нужная закладка (вуз);
−нажимается кнопка Пометить.
В тексте появится поле типа { XE "ХГАЭП" \r "вуз" }.
Для вставки предметного указателя в текст документа нужно поместить курсор в месте его размещения, нажать кнопку Предметный указатель на вкладке Ссылки, сделать необходимые настройки в диалоговом окне Указатель и на-
жать кнопку OK.
Для исключения элемента из предметного указателя требуется удалить из текста документа созданное для него поле типа { XE }. Для обновления предметного указателя его нужно выделить, затем нажать кнопку Обновить указатель
на вкладке Ссылки (альтернативными способами являются нажатие клавиши < F9 > и выполнение в контекстном меню команды Обновить поле).
Удаляется предметный указатель с помощью клавиши < Delete >.
Сохранение исправлений и примечаний в документе
Данный режим позволяет работать над документом нескольким пользовате-
лям. При этом имеется возможность просмотра всех изменений, сделанных в до-
кументе, с последующим их принятием или отклонением. Можно создавать примечания, которые будут отображаться в виде выносок на полях документа.
Для включения режима записи исправлений нужно нажать кнопку Исправления на вкладке Рецензирование. Результаты всех выполняемых после этого действий по редактированию документа (вставка, удаление, изменение, форма-
тирование фрагментов текста или рисунков) будут отображаться в документе примерно так, как это выглядело бы при внесении исправлений вручную (на-
пример, при удалении слова оно зачёркивается). Режим записи исправлений выключается повторным нажатием кнопки Исправления.
С помощью открывающегося списка в верхней части группы Отслеживание на вкладке Рецензирование можно просмотреть документ в различных режи-
мах: отображения исправлений в тексте, с учётом всех сделанных исправлений,
в исходном виде.
34
Инструменты группы Изменения на вкладке Рецензирование позволяют перемещаться между исправлениями, принимать или отклонять все или только отдельные исправления.
Для создания примечания необходимо установить курсор в нужном месте текста документа, нажать кнопку Создать примечание на вкладке Рецензиро-
вание и ввести требуемый текст. Для удаления примечаний и перемещения между ними используются кнопки группы Примечания на вкладке
Рецензирование.
Вставка формул
Вставить в документ MS Word математическую формулу можно различными способами.
Если формула часто используется (бином Ньютона, теорема Пифагора, площадь круга и т. д.), достаточно нажать кнопку Формула на вкладке Вставка и
выбрать нужный образец.
Для размещения в документе новой формулы после нажатия кнопки Формула следует выполнить команду Вставить новую формулу. После этого в доку-
менте появится область для вставки формулы и изменится вид ленты – на ней будут отображаться инструменты Конструктора формул. В зависимости от вида формулы по мере её ввода в группе Структуры нужно выбирать необходимый тип структуры (дробь, индекс, радикал, интеграл и т. д.) и конкретный вид структуры. Если в данном виде структуры имеются небольшие прямоугольники с пунктирными границами, в них можно вводить символы с помощью клавиатуры или нажатием кнопок в группе Символы на панели Конструктора формул.
Сноски
Сноски используются для размещения в документе поясняющей информа-
ции и комментариев, связанных с определённым местом в тексте. Место сноски помечается символом, отформатированным иначе, чем основной текст докумен-
та, содержание сноски обычно размещается в нижней части страницы (обычная сноска) или в конце документа (концевая сноска). Текст сносок отделяется от основного текста документа горизонтальной чертой. MS Word автоматически нумерует сноски в рамках всего документа или в пределах его отдельных разде-
лов. Поэтому при удалении, копировании или перемещении сносок их номера автоматически изменяются.
35
Для вставки сноски в режиме, заданном по умолчанию, нужно установить курсор в месте размещения сноски и перейти на вкладку Ссылки. При вставке обычной сноски достаточно нажать кнопку Вставить сноску, концевой – кнопку Вставить концевую сноску. После выполнения этих действий необходимо вве-
сти текст сноски и вернуться в текст основного документа.
Вставлять сноски в документы со сложной структурой рекомендуется с помощью диалогового окна Сноски (рисунок 18). Для его вывода на экран требу-
ется нажать кнопку со стрелкой, расположенную в правом нижнем углу группы
Сноски на вкладке Ссылки.
Рисунок 18 – Диалоговое окно для вставки в документ сносок
Элементы диалогового окна Сноски позволяют организовать вывод обыч-
ных сносок не только в нижней части страницы, но и ниже текста, концевых сносок – в конце раздела; изменить формат номеров или символ отображения сносок; определить характеристики нумерации сносок (начальное значение, об-
ласть применения – раздел или весь документ). Для вставки сноски в текст документа нужно нажать кнопку Вставить (рисунок 18).
Для удаления сноски необходимо удалить её символ в основном тексте до-
кумента, а не в области сносок.
36
Гиперссылки
Гиперссылки в тексте документа обычно создаются для быстрого перехода к определённому месту в текущем документе, к другим документам или веб-
страницам. Перед вставкой гиперссылки предварительно следует установить курсор в нужном месте текста документа или выделить слово (словосочетание),
которое будет представлять собой гиперссылку. Затем нажатием кнопки Гиперссылка на вкладке Вставка на экран выводится диалоговое окно Вставка ги-
перссылки (рисунок 19).
Рисунок 19 – Диалоговое окно для создания в документе гиперссылки
С помощью кнопок, расположенных в левой части окна, можно выбрать ре-
жимы создания гиперссылки на существующий файл или веб-страницу, новый документ, сообщение электронной почты (рисунок 19). Ограничимся проблемой создания гиперссылки на элементы текущего документа.
Используя гиперссылки, можно переходить к началу документа, его заголов-
кам, созданным заранее закладкам (рисунок 19).
Создать гиперссылку на заголовок можно при условии применения к нему одного из встроенных стилей заголовков MS Word (например, Заголовок 1).
Для создания закладки требуется установить курсор в нужном месте текста документа или выделить некоторое слово (словосочетание), на вкладке Вставка нажать кнопку Закладка и ввести имя закладки в диалоговом окне Закладка.
После выбора в диалоговом окне Вставка гиперссылки места перехода по гиперссылке, следует нажать кнопку OK.
37
Слияние документов
Слияние документов используется для создания писем, сообщений элек-
тронной почты и других видов продукции, отправляемой в несколько адресов.
В процессе слияния создается новый или открывается уже существующий основной документ, содержание которого (текст, таблицы, картинки, диаграммы и т. д.) является одинаковым для всех адресатов. Затем в этом документе разме-
щаются поля, в которых после завершения слияния перед отправкой корреспон-
денции будут отображаться сведения, различные для разных получателей (на-
пример, их фамилии и адреса). Эти сведения извлекаются из источника данных
(списка), представляющего собой таблицу MS Word, MS Excel, MS Access, ад-
ресную книгу MS Outlook и др. Источник данных создаётся заранее или непо-
средственно в процессе слияния. В дальнейшем его можно использовать неодно-
кратно для формирования различных по содержанию документов.
Мастер слияния
Выполнить слияние документов можно с помощью Мастера слияния (на вкладке Рассылки следует нажать кнопку Начать слияние и выбрать команду
Пошаговый мастер слияния… . Процесс работы с Мастером слияния включа-
ет шесть этапов.
Этап 1. Выбирается тип основного документа (письмо, электронное сообще-
ние, конверты, наклейки, каталог).
Этап 2. Определяется, на основе какого объекта будет создан основной до-
кумент: текущего (открытого в MS Word в настоящий момент) документа, шаб-
лона, существующего документа.
Этап 3. Создаётся новый или открывается уже имеющийся источник данных.
На этом этапе можно создавать и изменять структуру источника данных, редак-
тировать источник данных: добавлять или удалять записи, корректировать введенную в него ранее информацию (команда Изменить список… ).
Этап 4. Вводится или редактируется текст основного документа. В основном документе размещаются поля слияния. При этом могут использоваться стан-
дартные элементы, предлагаемые MS Word, или поля, заранее созданные пользователем (команда Другие элементы… ).
Этап 5. Выполняется предварительный просмотр полученных результатов
(это позволяет своевременно выявить допущенные ошибки и вернуться к преды-
38
дущим этапам работы Мастера слияния для их исправления). Можно найти эк-
земпляр документа, созданный для конкретного адресата, используя кнопки в области задач или ссылку Найти получателя… . При отправке корреспонденции только отдельным адресатам из списка выполняется фильтрация записей (ко-
манда Изменить список… ).
Этап 6. Реализуется окончательное слияние основного документа и источни-
ка данных. Созданные экземпляры документа можно сразу напечатать на прин-
тере (команда Печать… ) или включить их в составной документ, сохраняемый в отдельном файле (команда Изменить часть писем… ).
Выполнить слияние документов можно с помощью кнопок на вкладке Рас-
сылки. При этом порядок действий, реализуемых в процессе создания составно-
го документа, определяется пользователем. Например, можно начать работу с создания нового источника данных.
Действия, выполняемые в ходе создания составного документа с помощью Мастера слияния и кнопок на вкладке Рассылки практически идентичны.
Создание и редактирование источника данных
После нажатия кнопки Выбрать получателей следует выбрать команду
Ввести новый список… и ввести в диалоговом окне Новый список адресов
(рисунок 20) необходимые данные.
Рисунок 20 – Диалоговое окно для создания нового источника данных
39
Для ускорения процесса создания нового источника данных MS Word пред-
лагает использовать в качестве полей слияния элементы, наиболее часто употребляемые при составлении писем и другой корреспонденции: Фамилия, Организация, Город, Индекс и т. д. Для оптимизации структуры источника данных
(например, добавления полей с нестандартными названиями) в диалоговом окне
Новый список адресов следует нажать кнопку Настройка столбцов…
(рисунок 20).
Кнопки в диалоговом окне Настройка списка адресов (рисунок 21) позво-
ляют добавлять, удалять и переименовывать поля в источнике данных, изменять их взаимное расположение.
Рисунок 21 – Диалоговое окно для редактирования структуры источника данных
После заполнения источника данных (списка) сведениями он сохраняется на внешнем носителе в файле СУБД MS Access (имеет расширение .mdb).
Для изменения источника данных можно открыть этот файл в MS Access и
выполнить с хранящейся в нём таблицей необходимые действия. Эту задачу можно решить более простыми средствами: вначале нажать кнопку Изменить список получателей на вкладке Рассылки, затем в диалоговом окне Получате-
ли слияния в поле Источник данных выбрать нужный файл и нажать кнопку Изменить… . В дальнейшем с помощью инструментов диалогового окна Изме-
40
нение источника данных можно реализовать действия по созданию новых,
удалению или редактированию уже имеющихся данных.
Вставка в документ полей слияния
Для вставки в основной документ поля слияния курсор устанавливается в том месте текста документа, где требуется разместить поле, затем на вкладке Рассылки нажимается кнопка Вставить поле слияния и из появившегося спи-
ска имён полей выбирается нужное. Имя поля слияния отображается в основном документе в кавычках, например, «Фамилия». Для проверки правильности выполненной работы можно нажать кнопку Выделить поля слияния на вкладке Рассылки – имена полей слияния в документе будут отображаться на сером
фоне.
Предварительный просмотр результатов слияния
До завершения процесса слияния документов можно просмотреть получен-
ные результаты в виде, в котором они будут выведены на печать. Для этого нужно нажать кнопку Просмотр результатов на вкладке Рассылки и с помощью кнопок счётчика, находящегося на ленте в группе Просмотр результатов, по-
следовательно вывести на экран отдельные экземпляры полученного составного документа.
Формирование итогового составного документа
Для завершения слияния следует нажать кнопку Найти и объединить на вкладке Рассылки, выбрать команду Изменить отдельные документы, в диа-
логовом окне Составные новые документы определить, какие записи источни-
ка данных (все, текущая, в некотором диапазоне номеров) будут включены в создаваемый составной документ.
Фильтрация записей в источнике данных
Обычно нет необходимости отправки корреспонденции всем получателям,
сведения о которых приводятся в источнике данных. Для выбора из списка отдельных адресатов на вкладке Рассылки нужно нажать кнопку Изменить список получателей, выполнить команду Фильтр… и в диалоговом окне Фильтр и сортировка перейти на вкладку Отбор записей. После ввода в поля диалого-
вого окна условий отбора (пример приводится на рисунке 22), следует нажать кнопку OK.