Учебное пособие 1436
.pdfним, отправки адресату или досдачи дел в архив образуют до-
кументооборот организации.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах (маршрутах) прохождения документов.
Маршруты прохождения документов разрабатываются Службой документационного обеспечения и утверждаются руководством фирмы. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждения, его функций, качества звеньев управления и объема документооборота.
Основные операции делопроизводства можно привести в виде таблицы (табл. 4).
делопроизводства |
Документиро- |
|
|
||
Составные части |
Организация работы |
|
|
|
Таблица 4 Основные операции делопроизводства*
|
Операции делопроизводства |
Группы документов |
|||
|
Внут- |
Исхо- |
Вхо- |
||
|
|
ренние |
дящие |
дящие |
|
|
Составление проекта документа |
1 |
1 |
3 |
|
|
Согласование проекта документа со |
2 |
2 |
3 |
|
вание |
специалистами |
||||
|
|
|
|||
Проверка правильности оформления |
1 |
1 |
3 |
||
|
документа |
|
|
|
|
|
Подписание документа руководите- |
1 |
1 |
3 |
|
|
лем |
||||
|
|
|
|
||
|
Регистрация |
2 |
2 |
2 |
|
документамис |
Рассмотрение документов руководи- |
2 |
3 |
2 |
|
Текущее хранение и использование |
|||||
1 |
1 |
1 |
|||
|
телем |
|
|
|
|
|
Контроль исполнения |
2 |
2 |
3 |
|
|
Исполнение документов |
1 |
2 |
1 |
|
|
Формирование дел |
1 |
Вторые |
1 |
|
|
экз. |
||||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
Передача на архивное хранение |
2 |
2 |
2 |
|
|
Уничтожение документов |
2 |
2 |
2 |
*1 – обязательные операции для данной группы документов;
2 – возможные для данной группы документов;
3 – не используемые для данной группы документов.
141
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.
Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот осуществляется в виде потоков до-
кументов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копиро- вально-множительная служба и т.п.). Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.
К субъективным причинам относят
142
•бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;
•незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;
•неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно вызовет поток писем или докладных записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;
•несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
•отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов;
•некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
•отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций
143
и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;
•широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;
•использование в процессах создания и подготовки документов компьютеров повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций и привело к значительному увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.
Объем документооборота складывается из числа исходящих, входящих и внутренних документов за определенный период (обычно за год). При этом отдельно учитываются ко-
пии документов. Общий объем документооборота выража-
ется дробью, где в числителе отражается количество основных документов, а в знаменателе – число экземпляров их копий. Статистические исследования позволили выявить, что отдельные работы с документами складываются из 5 % творческих операций, 55 % операций по согласованию и 40 % технических операций с документами.
Количество и тиражность регистрируемых документов
учитывают на местах их регистрации, количество дополни-
тельно изготовленных копий – на местах их изготовления, количество нерегистрируемых документов – путем просмотра дел, в которых они сосредотачиваются. При подсчете количества документов за единицу учета принимают каждый экземпляр, в том числе размноженный, машинописный, хранимый в памяти ЭВМ. Подсчет количества размноженных экземпляров документов производят по журналу учета работы средств оперативного размножения. Подсчет количества машиночитаемых документов производят по журналам учета работы ЭВМ.
144
Недостатки работы с документами:
неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции;
загруженность ненужной документацией и отсутствие необходимых и достаточных документов для управления;
недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов.
В учреждениях первой категории общее количество документов подсчитывают по видам, структурным подразделениям и адресатам. В других категориях учреждений такой подсчет объема документооборота применяют только при необходимости.
Различают три основных потока документов:
входящий (поступающие в учреждение документы),
исходящий (отправляемые из учреждения докумен-
ты),
внутренний (создаются и двигаются в учреждении). Входящие документы разделяют на документопотоки,
направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.
В подразделениях формируются исходящие документы.
Движение документов должно быть прямоточным, т.е.
исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однотипного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя. Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделения и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей.
Входящие и исходящие документы учитывают в экспе-
диции канцелярии при первоначальной обработке или отправ-
ке документов. Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.
145
В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота (рис. 10).
Структур- |
Входящие |
Исходящие |
|
|||
ные под- |
по груп- |
по |
по груп- |
по ад- |
Внутренние |
|
разделе- |
корре- |
по группам |
||||
ния |
пам до- |
спон- |
пам доку- |
реса- |
документов |
|
кументов |
ментов |
там |
||||
|
дентам |
|
||||
Итого: |
|
|
|
|
|
|
Начальник канцелярии |
И.О. Фамилия |
|
||||
|
00.00.00 |
|
|
|
|
Рис. 10. Сводка об объеме документооборота
Данные об объеме документооборота, представленные в канцелярию, обрабатываются, анализируются, обобщаются и передаются руководству фирмы в виде отчетов с предложениями по совершенствованию документационного обеспечения управления фирмы.
Основные этапы документооборота совпадают с шагами общей схемы организации работы с документами фирмы. Перед работниками стоят задачи упорядочения документооборота, устранения изменений документации. В конечном итоге это должно привести к сокращению ненужного информационного потока, времени прохождения документов по инстанциям учреждений, исключая повторности операций работы с документами и повышения общей организованности работы управленческого аппарата. Ускорение документооборота может быть достигнуто за счет сокращения его объема. Наблюдается рост притока ненужной информации более 40-50 % всей информации является балластом в информационном потоке. Рационализация документооборота предполагает осуществление постоянного анализа прохождения документов, его структуры и объема.
146
4.2. Обработка входящих документов
Обработкой корреспонденции занимается секретарь учреждения или экспедиция канцелярии. Схему работы с вхо-
дящими документами можно представить в виде (рис.11).
Прием документа, проверка правильности адресования и приложений
Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)
Простановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе
Регистрация |
|
|
Передача документов руководителю |
|
|
Рассмотрение документов |
Передача докумен- |
|
руководителем ( резолюция) |
||
тов зам. директора, |
||
|
||
|
в структурные под- |
|
Внесение сведений из резолюции |
разделения или |
|
в журнал регистрации |
исполнителям |
|
Передача документов исполнителю |
|
Контроль исполнения документов
Исполнение документов
Подшивка документов в дела
Рис. 11. Структурная схема работы с входящими документами
147
Поступившие документы проходят следующие этапы:
первичную обработку;
предварительное рассмотрение, разметку;
регистрацию;
рассмотрение документов руководством;
направление на исполнение;
контроль исполнения;
исполнение документов;
подшивку документов в дела.
Первоначальная обработка поступающей корреспонден-
ции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и в журнале (карточке) регистрации в графе «Примечание». Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа можно установить только по конверту, иногда можно установить адрес корреспондента. Письма с пометкой «лично» передаются работникам фирмы.
Предварительное рассмотрение заключается в сорти-
ровке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации есть свой перечень таких документов).
На регистрируемых документах проставляется «отмет-
ка о поступлении» – название организации, дата поступления, номер. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Существуют несколько форм регистрации документов:
148
централизованная: осуществление всех регистрационных операций в одном месте или одним работником; создание единого справочного центра по документам предприятия; чаще всего в небольших коммерческих предприятиях; наиболее эффективна;
децентрализованная: регистрация документов в местах их создания или исполнения;
смешанная: регистрация с учетом специфики предприя-
тия.
Регистрация должна быть однократной, то есть документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
входящие;
исходящие;
внутренние;
контракты коммерческие;
с грифом «КТ» («конфиденциально»).
Внутренним документам и контрактам при небольших объемах могут присваиваться порядковый, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.
Входящие и исходящие документы должны иметь реги-
страционные номера, состоящие из порядкового номера документа; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.
Входящие документы регистрируются в день их поступления. Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы и документы, переданные по факсимильной связи, рассматривают
ирегистрируют немедленно.
Впрактической деятельности используют две регистрационные формы: журналы и карточки регистрации входящих документов.
149
Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (рис. 12).
Индекс |
|
Автор |
Краткое |
Ис- |
Под |
|
доку- |
Да- |
докумен- |
содержание |
пол- |
пись |
Приме- |
мента |
та |
та (от |
(заголовок) |
ни- |
|
чание |
|
|
кого) |
|
тель |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 12. Форма журнала регистрации входящих документов
Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, так как можно сразу отпечатать несколько экземпляров карточек и разложить по карточкам, используя различные признаки классификации. Недостатком карточной регистрационной системы является вероятность потерь карточек. Регистрационные графы в журнале и карточках существенных различий не имеют.
После регистрации документы передаются для рассмот-
рения и принятия решения руководителю фирмы. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, реагирующее звено в технологии управления. Руководитель фирмы, рассматривая входящие документы, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, характер и срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ передают первому в списке, который считается ответственным исполнителем. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день возвращать секретарю. Документы
150